Mitarbeiterin / Mitarbeiter in der Verwaltung (w/m/d)

Karlsruhe Institute of Technology (KIT); Eggenstein-Leopoldshafen; Vor Ort; EUR 42.000 - 55.000; Vollzeit

Benefits dieser Stelle

Gleitzeit

30 Tage Urlaub

Jobticket – BW Zuschuss

Betriebliche Altersvorsorge (VBL)

Zusammenfassung

Karlsruhe Institute of Technology (KIT) sucht eine/n engagierte/n Mitarbeiter/in zur Leitung des Institutssekretariats in Karlsruhe und Eggenstein-Leopoldshafen. Sie kommunizieren international, verfassen Texte auf Deutsch und Englisch und verantworten Controlling von Mitteln, Personalbudget und Buchungen.

Sie verfügen über eine kaufmännische Ausbildung, beherrschen MS Office sicher und arbeiten sorgfältig, vertraulich sowie teamorientiert.

Qualifikationen

• Kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation.
• Gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift, sehr gute Englischkenntnisse.
• Sicherer Umgang mit MS Office und Bereitschaft, neue Systeme kennenzulernen.
• Sorgfältige, strukturierte Arbeitsweise und hohe Zuverlässigkeit.
• Vertraulicher Umgang mit sensiblen Daten.
• Teamfähigkeit und Kommunikationsstärke.

Aufgaben

• Selbstständige Führung des Institutssekretariats.
• Internationale Korrespondenz und Textgestaltung auf Deutsch/Englisch.
• Controlling von Mitteln, Personalbudget und Buchungen.
• Organisation von Terminen, Besprechungen und Räumlichkeiten.
• Planung von Dienstreisen der Institutsleitung und Koordination von Veranstaltungen.
• Gästebetreuung und Koordination von Personalangelegenheiten.

Kenntnisse

MS Office

Deutsch (stilsicher)

Englisch (Wort/Schrift)

Organisationstalent

Ausbildung

Kaufmännische Ausbildung

Tools

MS Office

Jobbeschreibung

Im Bereich Holzbau und Baukonstruktion der Versuchsanstalt für Stahl, Holz und Steine beschäftigen wir uns mit Entwicklungen für einen nachhaltigen und kreislaufgerechten Holzbau der Zukunft (mehr Infos: holz.vaka.kit.edu).

Ihre Aufgaben

Zu Ihren Aufgaben Gehören

• Selbstständige und eigenverantwortliche Führung des Institutssekretariats
• Internationale Kommunikation und Korrespondenz sowie Erstellung von Texten in deutscher und englischer Sprache
• Controlling der Mittelzu- und -abflüsse sowie des Personalbudgets
• Prüfung und Kontrolle sämtlicher Buchungen
• Organisation und Koordination von Terminen, Besprechungen und Räumlichkeiten
• Planung und Organisation der Dienstreisen der Institutsleitung
• Organisation von Tagungen und weiteren Veranstaltungen des Instituts
• Betreuung von Gästen und Gastwissenschaftlerinnen und Gastwissenschaftlern
• Koordination von Personalangelegenheiten
• Verwaltung der Urlaubs- und Krankheitskartei der Institutsmitarbeitenden

Ihr Profil

• Sie verfügen über eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, z. b. als Kauffrau/Kaufmann (w/m/d) für Büromanagement, eine vergleichbare Ausbildung oder nachweisbare Kenntnisse auf entsprechendem Niveau.
• Sie beherrschen die deutsche Sprache stilsicher, Ihre Englischkenntnisse in Wort und Schrift sind sehr gut.
• Sie sind sicher im Umgang mit MS Office und sind gegenüber neuen Systemen und Software aufgeschlossen.
• Sie zeigen eine selbstständige, sorgfältige und strukturierte Arbeitsweise sowie hohe Zuverlässigkeit und schnelle Auffassungsgabe.
• Sensibler, diskreter und verantwortungsbewusster Umgang mit geschützten und personenbezogenen Informationen und Daten.
• Sie verfügen über Organisations- und Kommunikationsfähigkeit sowie Freude an der Zusammenarbeit im Team.

Wir bieten

• Sinnstiftende Arbeit : Ihre Arbeit schafft die Voraussetzungen für Spitzenforschung – und trägt dazu bei, dass Wissenschaft für Gesellschaft und Zukunft etwas bewegt.
• Flexible Arbeitszeitgestaltung : Nutzen Sie Gleitzeit, mobiles Arbeiten und 30 Tage Urlaub für eine optimale Work-Life‑Balance.
• Familienfreundlichkeit : Das Programm „KIT-Family +“ unterstützt Sie bei der Vereinbarkeit von Familie und Beruf – durch Kinderbetreuung, Ferienangebote, ein Eltern‑Kind‑Büro und Hilfe bei der Angehörigenpflege.
• Karriere und Entwicklung : Wir unterstützen Sie mit einer strukturierten Einarbeitung, vielfältigen Weiterbildungsmöglichkeiten und individueller Förderung. So stärken wir Ihr persönliches Wachstum.
• Gesundheit : Unter dem Motto „Fit im KIT – mit Körper, Geist und Seele“ fördern wir Ihre Gesundheit mit Sportkursen und Angeboten zur psychischen Gesundheit.
• Individuelle Zusatzleistungen : Profitieren Sie von einer betrieblichen Altersvorsorge (VBL), einem monatlichen Zuschuss von 25 Euro zum Jobticket BW sowie vielfältigen Angeboten rund um Kultur und Freizeit.

Arbeitsort

Karlsruhe (und Eggenstein-Leopoldshafen)

Vertragsdauer

unbefristet

Eingruppierung

EG 8 TV-L; die Eingruppierung erfolgt entsprechend den persönlichen und fachlichen Voraussetzungen.

Fachliche Auskünfte erteilt Ihnen gerne

Prof. Dr.-Ing. Philipp Dietsch

[e-mail]

0721 608-42211

Carmen Sandhaas

[e-mail]

0721 608-43646

Bei allgemeinen Fragen zur Bewerbung wenden Sie sich bitte an

Raquel Carrasco Sanchez

Personalservice (PSE)

[e-mail]

[phone]

Am KIT schätzen wir die Vielfalt unserer Mitarbeitenden - unterschiedliche Perspektiven und Hintergründe sind eine Bereicherung für unsere Arbeit. Bewerbungen von anerkannt schwerbehinderten Menschen werden bei gleicher Eignung bevorzugt berücksichtigt.

Bewerbungsfrist:

27.10.2026

Ausschreibungsnummer:

1209/2026