Assistenz der Bereichsleitung (m/w/d)

Karlsruher Institut für Technologie; Eggenstein-Leopoldshafen; Vor Ort; EUR 43.000 - 62.000; Vollzeit

Benefits dieser Stelle

Sinnstiftende Arbeit

Flexible Arbeitszeitgestaltung

Familienfreundlichkeit

Karriere und Entwicklung

Gesundheit & Wohlbefinden

Betriebliche Altersvorsorge

Zusammenfassung

Das Karlsruher Institut für Technologie sucht eine/n erfahrene/n Sekretariats- bzw. Assistenzprofi zur Unterstützung der Bereichsleitung. Sie verantworten Veranstaltungsplanung, Koordination mit externen Dienstleistern und die Nachbereitung von Gremiensitzungen.

Sie arbeiten am Standort Eggenstein-Leopoldshafen und Karlsruhe, bringen kaufmännische Ausbildung mit und verfügen über sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse.

Qualifikationen

• Abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung.
• Mehrjährige Erfahrung im Sekretariat oder Assistenz einer Geschäfts- oder Bereichsleitung.
• Erfahrung im öffentlichen Dienst wünschenswert.
• Gute Kenntnisse in Büroorganisation und Verwaltungsabläufen.
• Sitzungs- und Gremienorganisationserfahrung.

Aufgaben

• Verantwortung für Planung, Koordination, Durchführung und Nachbereitung von Veranstaltungen.
• Steuerung des gesamten Veranstaltungsprozesses inklusive Budget, Infrastruktur und Abläufen.
• Koordination der Gremienarbeit, Sitzungsunterlagen, Protokollführung und Fristen-Nachverfolgung.
• Unterstützung der Bereichsleitung in administrativen Prozessen; Zusammenarbeit mit Fakultäten, Instituten und Partnern.
• Büro- und Dienstreiseorganisation, Termin- und Dokumentenmanagement inklusive Reiseabrechnung.

Kenntnisse

Organisatorische Fähigkeiten

Kommunikationsstärke

Teamfähigkeit

Deutschkenntnisse

Englischkenntnisse

Ausbildung

Kaufmännische Berufsausbildung

Tools

Digitale Büroanwendungen

Dokumentenverwaltung

Jobbeschreibung

Ihre Aufgaben

• Sie verantworten die Konzeption, Planung, Koordination, Durchführung und Nachbereitung vielfältiger Veranstaltungen der Bereichsleitung und des Bereichs – von Fachkolloquien, Seminaren und Klausurtagungen bis zu Gremienveranstaltungen sowie Terminen mit politischen Entscheidungsträgern und hochrangigen Gästen.


• Sie steuern den gesamten Veranstaltungsprozess und koordinieren dabei Teilnehmer, externe Dienstleister, Beschaffung, Budget, Infrastruktur und organisatorische Abläufe.


• Sie koordinieren die Gremienarbeit des Bereichs und stellen die strukturierte Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung von Sitzungen einschließlich Sitzungsunterlagen, Protokollführung sowie der Nachverfolgung von Beschlüssen, Aufgaben und Fristen sicher.


• Als zentrale Schnittstelle unterstützen Sie die Bereichsleitung in administrativen Prozessen und koordinieren die Zusammenarbeit mit Fakultäten, Instituten, Programmkommissionen, dem Präsidium sowie weiteren internen und externen Partnern.


• Ergänzend übernehmen Sie Aufgaben der Büroorganisation und Dienstreiseorganisation, insbesondere Termin- und Dokumentenmanagement, Beschaffung, Reiseplanung und -abrechnung sowie die Pflege digitaler Arbeits- und Informationsbereiche.

Ihr Profil

• abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung


• mehrjährige Erfahrung im Sekretariat, in der Assistenz einer Geschäfts- oder Bereichsleitung oder in einer vergleichbaren organisatorischen Funktion; Erfahrungen im öffentlichen Dienst sindidealerweisevorhanden


• fundierte Kenntnisse in Büroorganisation und Verwaltungsabläufen sowie Erfahrung in Sitzungs-, Gremien- und Veranstaltungsorganisation; Kenntnisse in digitaler Dokumentenverwaltung sindwünschenswert


• ausgeprägte organisatorische Fähigkeiten sowie die Fähigkeit, mehrere komplexe Vorgänge und Fristen eigenständig zu priorisieren, zu koordinieren und zuverlässig nachzuverfolgen.


• adressatengerechte Kommunikationsstärke, verbindliches Auftreten und ausgeprägte Fähigkeit zur Zusammenarbeit mit unterschiedlichen internen und externen Ansprechpartnern.


• sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse sowie sicherer Umgang mit gängigen digitalen Büroanwendungen; Französischkenntnisse sindidealerweisevorhanden.

Wir bieten

• Sinnstiftende Arbeit:

  Ihre Arbeit schafft die Voraussetzungen für Spitzenforschung – und trägt dazu bei, dass Wissenschaft für Gesellschaft und Zukunft etwas bewegt.



• Flexible Arbeitszeitgestaltung:

  Nutzen Sie Gleitzeit, mobiles Arbeiten und 30 Tage Urlaub für eine optimale Work-Life-Balance.



• Familienfreundlichkeit:

  Das Programm „KIT-Family +“ unterstützt Sie bei der Vereinbarkeit von Familie und Beruf – durch Kinderbetreuung, Ferienangebote, ein Eltern-Kind-Büro und Hilfe bei der Angehörigenpflege.



• Karriere und Entwicklung:

  Wir unterstützen Sie mit einer strukturierten Einarbeitung, vielfältigen Weiterbildungsmöglichkeiten und individueller Förderung. So stärken wir Ihr persönliches Wachstum.



• Gesundheit:

  Unter dem Motto „Fit im KIT – mit Körper, Geist und Seele“ fördern wir Ihre Gesundheit mit Sportkursen und Angeboten zur psychischen Gesundheit.



• Individuelle Zusatzleistungen:

  Profitieren Sie von einer betrieblichen Altersvorsorge (VBL), einem monatlichen Zuschuss von 25 Euro zum Jobticket BW sowie vielfältigen Angeboten rund um Kultur und Freizeit.

Arbeitsort
Eggenstein-Leopoldshafen (und Karlsruhe)

Vertragsdauer
2 Jahre

Eingruppierung
EG 8 TV-L; die Eingruppierung erfolgt entsprechend den persönlichen und fachlichen Voraussetzungen.

Fachliche Auskünfte erteilt Ihnen gerne
Jennifer Hertenstein
[e-mail]
[phone]

Bei allgemeinen Fragen zur Bewerbung wenden Sie sich bitte an
YvonneGemeinder
Personalservice (PSE)
[e-mail]
[phone]

Am KIT schätzen wir die Vielfalt unserer Mitarbeitenden - unterschiedliche Perspektiven und Hintergründe sind eine Bereicherung für unsere Arbeit.Bewerbungen von anerkannt schwerbehinderten Menschen werden bei gleicher Eignung bevorzugt berücksichtigt.

Bewerbungsfrist: 01.11.2026

Ausschreibungsnummer:368/2026