Assistentin / Assistent, Sekretärin / Sekretär (w/m/d)

Karlsruhe Institute of Technology (KIT); Eggenstein-Leopoldshafen; On-site; EUR 32,000 - 42,000; Full time

Benefits offered by this job

Sinnstiftende Arbeit

Gleitzeit/ mobiles Arbeiten

Familienfreundlichkeit

Entwicklungsmöglichkeiten

Gesundheit & Wohlbefinden

Betriebliche Zusatzleistungen

Job summary

Karlsruhe Institute of Technology (KIT) sucht eine motivierte Assistenz zur Unterstützung des Personalrats. Sie tragen zur Organisation des Büros bei, übernehmen Korrespondenz in DE/EN und planen Termine sowie Sitzungen.

Zu Ihren Aufgaben gehört die Protokollführung, Veranstaltungs- und Reisemanagement. Voraussetzungen: kaufmännische Ausbildung, MS-Office, gute Deutsch-/Englischkenntnisse; unbefristete Anstellung EG 6 TV-L.

Qualifications

• Kaufmännische Berufsausbildung abgeschlossen; erste Berufserfahrung oder vergleichbare Qualifikation.
• Sicherer Umgang mit MS-Office (Word, Excel, PowerPoint) und Internetrecherche.
• Deutsch und Englisch in Wort und Schrift fließend.
• Teamplayer, auch in internationalem Umfeld; selbstständige, sorgfältige und diskrete Arbeitsweise.

Responsibilities

• Unterstützung des Personalrats im administrativen Ablauf.
• Gesamte Büroorganisation und reibungsloser Tagesablauf sicherstellen.
• Korrespondenz (E-Mail, Anfragen per Videokonferenz oder Telefon) und Terminplanung.
• Bearbeitung und Ablage der internen/exteren Korrespondenz; elektronischer Schriftverkehr.
• Vor- und Nachbereitung sowie Protokollführung bei Sitzungen.
• Planung und Organisation von Personalratsveranstaltungen und Dienstreisen.

Skills

MS-Office

Teamfähigkeit

Englisch in Wort/Schrift

Organisationstalent

Education

Kaufmännische Berufsausbildung

Tools

MS-Office

Internet

Videokonferenzen

Job description

Wir suchen für den Personalrat eine motivierte und engagierte Assistenz zur Unterstützung bei den vielfältigen und abwechslungsreichen Aufgaben.

Ihre Aufgaben

• Mehrwert: Sie leisten einen wertvollen Beitrag, um den reibungslosen administrativen Ablauf für den Personalrat sicherzustellen.
• Organisationsgeschick: Sie sind verantwortlich für die gesamte Büroorganisation und sorgen für einen reibungslosen Tagesablauf.
• Kommunikation: Zu Ihren Hauptaufgaben gehören neben der Korrespondenz (E-Mail, Anfragen per Videokonferenz oder Telefon) und der Terminplanung die Bearbeitung und Ablage der internen und externen Korrespondenz und des elektronischen Schriftverkehrs in deutscher und englischer Sprache.
• Protokollierung: Sie übernehmen die Vor- und Nachbereitung und Protokollführung bei Sitzungen.
• Veranstaltungs- und Reisemanagement: Sie planen und organisieren Personalratsveranstaltungen sowie Dienstreisen.

Ihr Profil

• Ausbildung: Sie haben eine kaufmännische Berufsausbildung abgeschlossen und bringen erste Berufserfahrung mit oder verfügen über eine vergleichbare Qualifikation.
• Office-Kenntnisse: Sie sind sicher in der Anwendung von MS-Office (Word, Excel, PowerPoint), Internet, Videokonferenzen.
• Fremdsprachen-Kenntnisse: Sie kommunizieren gut auf Deutsch und Englisch in Wort und Schrift.
• Teamplayer: Arbeiten im Team und in einem internationalen Umfeld sind für Sie selbstverständlich.
• Arbeitsstil: Sie arbeiten selbstständig, sorgfältig, genau und strukturiert. Sie sind absolut zuverlässig, äußerst diskret und verschwiegen und haben eine schnelle Auffassungsgabe. Vertraulichkeit steht für Sie ganz oben. Wenn Sie auch Organisations- und Kommunikationsstärke sowie ein freundliches und gewinnendes Auftreten mitbringen, sind Sie bei uns genau richtig!

Wir bieten

• Sinnstiftende Arbeit : Ihre Arbeit schafft die Voraussetzungen für Spitzenforschung – und trägt dazu bei, dass Wissenschaft für Gesellschaft und Zukunft etwas bewegt.
• Flexible Arbeitszeitgestaltung : Nutzen Sie Gleitzeit, mobiles Arbeiten und 30 Tage Urlaub für eine optimale Work-Life-Balance.
• Familienfreundlichkeit : Das Programm „KIT-Family +“ unterstützt Sie bei der Vereinbarkeit von Familie und Beruf – durch Kinderbetreuung, Ferienangebote, ein Eltern-Kind-Büro und Hilfe bei der Angehörigenpflege.
• Karriere und Entwicklung : Wir unterstützen Sie mit einer strukturierten Einarbeitung, vielfältigen Weiterbildungsmöglichkeiten und individueller Förderung. So stärken wir Ihr persönliches Wachstum.
• Gesundheit : Unter dem Motto „Fit im KIT – mit Körper, Geist und Seele“ fördern wir Ihre Gesundheit mit Sportkursen und Angeboten zur psychischen Gesundheit.
• Individuelle Zusatzleistungen : Profitieren Sie von einer betrieblichen Altersvorsorge (VBL), einem monatlichen Zuschuss von 25 Euro zum Jobticket BW sowie vielfältigen Angeboten rund um Kultur und Freizeit.

Arbeitsort

Karlsruhe (und Eggenstein-Leopoldshafen)

Vertragsdauer

unbefristet

Eingruppierung

EG 6 TV-L; die Eingruppierung erfolgt entsprechend den persönlichen und fachlichen Voraussetzungen.

Fachliche Auskünfte erteilt Ihnen gerne

Martin Stöckel

[phone]

Bei allgemeinen Fragen zur Bewerbung wenden Sie sich bitte an

Raquel Carrasco Sanchez

Personalservice (PSE)

[e-mail]

[phone]

Am KIT schätzen wir die Vielfalt unserer Mitarbeitenden - unterschiedliche Perspektiven und Hintergründe sind eine Bereicherung für unsere Arbeit. Bewerbungen von anerkannt schwerbehinderten Menschen werden bei gleicher Eignung bevorzugt berücksichtigt.

Bewerbungsfrist

25.10.2026

Ausschreibungsnummer

1250/2026