Assistentin / Assistent, Sekretärin / Sekretär (w/m/d)

Karlsruher Institut für Technologie; Karlsruhe; On-site; EUR 35,000 - 52,000; Full time

Benefits offered by this job

Sinnstiftende Arbeit

Flexible Arbeitszeitgestaltung

KIT-Family+

Karriere und Entwicklung

Gesundheit (Fit im KIT)

Betriebliche Zusatzleistungen

Job summary

Karlsruher Institut für Technologie sucht eine Assistenz für den Personalrat zur Unterstützung bei den vielfältigen Aufgaben im administrativen Bereich. Die Stelle umfasst Büroorganisation, Korrespondenz in DE/EN, Terminplanung und Sitzungsprotokolle.

Sie arbeiten selbstständig, sorgfältig und strukturiert, kommunizieren zuverlässig in Deutsch und Englisch und arbeiten in einem internationalen Umfeld. Die Tätigkeit ist unbefristet und am KIT-Standort Karlsruhe vorgesehen.

Qualifications

• Kaufmännische Berufsausbildung abgeschlossen, erste Berufserfahrung oder vergleichbare Qualifikation.
• Sicherer Umgang mit MS-Office, Internet und Videokonferenzen.
• Gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift.
• Teamplayer mit internationalem Umfeld.
• Arbeitsstil: selbstständig, sorgfältig, strukturiert, zuverlässig, diskret.

Responsibilities

• Sie leisten einen wertvollen Beitrag, um den reibungslosen administrativen Ablauf für den Personalrat sicherzustellen.
• Sie sind verantwortlich für die gesamte Büroorganisation und sorgen für einen reibungslosen Tagesablauf.
• Zu Ihren Hauptaufgaben gehören neben der Korrespondenz (E-Mail, Anfragen per Videokonferenz oder Telefon) und der Terminplanung die Bearbeitung und Ablage der internen und externen Korrespondenz und des elektronischen Schriftverkehrs in deutscher und englischer Sprache.
• Sie übernehmen die Vor- und Nachbereitung und Protokollführung bei Sitzungen.
• Sie planen und organisieren Personalratsveranstaltungen sowie Dienstreisen.

Skills

MS Office

Deutsch/Englisch

Teamfähigkeit

Selbstständiges Arbeiten

Organisationstalent

Education

Kaufmännische Berufsausbildung

Tools

MS Teams

Internet

Job description

Wir suchen für den Personalrat eine motivierte und engagierte Assistenz zur Unterstützung bei den vielfältigen und abwechslungsreichen Aufgaben.

Ihre Aufgaben

• Mehrwert: Sie leisten einen wertvollen Beitrag, um den reibungslosen administrativen Ablauf für den Personalrat sicherzustellen.
• Organisationsgeschick: Sie sind verantwortlich für die gesamte Büroorganisation und sorgen für einen reibungslosen Tagesablauf.
• Kommunikation: Zu Ihren Hauptaufgaben gehören neben der Korrespondenz (E-Mail, Anfragen per Videokonferenz oder Telefon) und der Terminplanung die Bearbeitung und Ablage der internen und externen Korrespondenz und des elektronischen Schriftverkehrs in deutscher und englischer Sprache.
• Protokollierung: Sie übernehmen die Vor- und Nachbereitung und Protokollführung bei Sitzungen.
• Veranstaltungs- und Reisemanagement: Sie planen und organisieren Personalratsveranstaltungen sowie Dienstreisen.

Ihr Profil

• Ausbildung: Sie haben eine kaufmännische Berufsausbildung abgeschlossen und bringen erste Berufserfahrung mit oder verfügen über eine vergleichbare Qualifikation.
• Office-Kenntnisse: Sie sind sicher in der Anwendung von MS-Office (Word, Excel, PowerPoint), Internet, Videokonferenzen.
• Fremdsprachen-Kenntnisse: Sie kommunizieren gut auf Deutsch und Englisch in Wort und Schrift.
• Teamplayer: Arbeiten im Team und in einem internationalen Umfeld sind für Sie selbstverständlich.
• Arbeitsstil: Sie arbeiten selbstständig, sorgfältig, genau und strukturiert. Sie sind absolut zuverlässig, äußerst diskret und verschwiegen und haben eine schnelle Auffassungsgabe. Vertraulichkeit steht für Sie ganz oben. Wenn Sie auch Organisations- und Kommunikationsstärke sowie ein freundliches und gewinnendes Auftreten mitbringen, sind Sie bei uns genau richtig!

Wir bieten

• Sinnstiftende Arbeit :

  Ihre Arbeit schafft die Voraussetzungen für Spitzenforschung – und trägt dazu bei, dass Wissenschaft für Gesellschaft und Zukunft etwas bewegt.

• Flexible Arbeitszeitgestaltung :

  Nutzen Sie Gleitzeit, mobiles Arbeiten und 30 Tage Urlaub für eine optimale Work-Life-Balance.

• Familienfreundlichkeit :

  Das Programm KIT-Family + unterstützt Sie bei der Vereinbarkeit von Familie und Beruf – durch Kinderbetreuung, Ferienangebote, ein Eltern-Kind-Büro und Hilfe bei der Angehörigenpflege.

• Karriere und Entwicklung :

  Wir unterstützen Sie mit einer strukturierten Einarbeitung, vielfältigen Weiterbildungsmöglichkeiten und individueller Förderung. So stärken wir Ihr persönliches Wachstum.

• Gesundheit :

  Unter dem Motto Fit im KIT – mit Körper, Geist und Seele fördern wir Ihre Gesundheit mit Sportkursen und Angeboten zur psychischen Gesundheit.

• Individuelle Zusatzleistungen :

  Profitieren Sie von einer betrieblichen Altersvorsorge (VBL), einem monatlichen Zuschuss von 25 Euro zum Jobticket BW sowie vielfältigen Angeboten rund um Kultur und Freizeit.

Arbeitsort
Karlsruhe (und Eggenstein-Leopoldshafen)

Vertragsdauer
unbefristet

Eingruppierung
EG 6 TV-L; die Eingruppierung erfolgt entsprechend den persönlichen und fachlichen Voraussetzungen.

Fachliche Auskünfte erteilt Ihnen gerne
Martin Stöckel
[phone]

Bei allgemeinen Fragen zur Bewerbung wenden Sie sich bitte an
RaquelCarrasco Sanchez
Personalservice (PSE)
[e-mail]
[phone]

Am KIT schätzen wir die Vielfalt unserer Mitarbeitenden - unterschiedliche Perspektiven und Hintergründe sind eine Bereicherung für unsere Arbeit.Bewerbungen von anerkannt schwerbehinderten Menschen werden bei gleicher Eignung bevorzugt berücksichtigt.

Bewerbungsfrist: 25.10.2026
Ausschreibungsnummer:1250/2026