Assistenz (alle*) der Vorstandsvorsitzenden

HÄVG Hausärztliche Vertragsgemeinschaft AG; Stuttgart; Vor Ort; EUR 45.000 - 60.000; Vollzeit

Zusammenfassung

Eine Gesundheitsorganisation in Stuttgart sucht eine Assistenz für die Vorstandsvorsitzenden. Die Rolle umfasst die Planung von Terminen, die Organisation von Meetings und die Bearbeitung persönlicher Korrespondenz. Bewerber sollten über eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung und ausgezeichnete Organisationsfähigkeiten verfügen. Fließende Deutschkenntnisse sind erforderlich. Flexible Arbeitszeiten und ein dynamisches Arbeitsumfeld werden angeboten.

Leistungen

Dynamischer und nachhaltiger Wirkungsbereich

Interdisziplinäres Onboarding

Stärkenorientiertes Wachstum

Flexible Arbeitskultur

Betriebliche Altersvorsorge Bezuschussung

Gesundheitskonto bis 500 €

Qualifikationen

• Mehrjährige Berufserfahrung als persönliche Assistenz des Vorstands oder in einer ähnlichen Position.
• Fließende Deutschkenntnisse in Wort und Schrift.
• Du musst nicht alles wissen, aber alles lernen wollen.

Aufgaben

• Du planst und organisierst eigenverantwortlich Termine und Reisen.
• Du bereitest Meetings und Geschäftstermine vor und nach.
• Du bearbeitest und beantwortest persönliche Korrespondenz.

Kenntnisse

Organisations- und Koordinationsfähigkeiten

Verantwortungsbewusstsein

Diskretion

Kommunikationsstärke

Sprachgeschick

Sicheres Auftreten

Ausbildung

Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation

Tools

MS Office

Jobbeschreibung

Assistenz (alle*) der Vorstandsvorsitzenden

Join to apply for the Assistenz (alle*) der Vorstandsvorsitzenden role at HÄVG Hausärztliche Vertragsgemeinschaft AG

Gesundheit ist in unserer komplexen Welt ein wertvoller Besitz. Damit wir alle unser Leben frei nach den eigenen Wünschen gestalten können, arbeiten in Baden-Württemberg engagierte Hausärzt:innen jeden Tag mit Leidenschaft für das körperliche und geistige Wohlbefinden ihrer Patient:innen. Die Mehrheit von ihnen ist im Hausärztinnen- und Hausärzteverband Baden-Württemberg e. V. organisiert.

Wir suchen dich ab sofort am Standort Stuttgart, um unsere beiden Vorstandsvorsitzenden und Regionaldirektorinnen in allen organisatorischen und administrativen Belangen zu unterstützen.

• in Vollzeit / unbefristet
• Komm wie du bist - unabhängig von Geschlecht, Alter, ethnischer Zugehörigkeit, sexueller Orientierung oder Behinderung. Wir lieben die bunte Vielfalt und suchen Menschen, die für das Gesundheitswesen brennen und lieben, was sie tun. Dort wo wir das generische Maskulinum verwenden, tun wir dies zur besseren Lesbarkeit.

Das erwartet dich

• Koordination: Du planst und organisierst eigenverantwortlich Termine und Reisen und übernimmst administrative Aufgaben, wie Reisekostenabrechnungen, die Koordination von Kalendern und die Pflege des Adressbuchs.
• Organisation: Du bereitest Meetings und Geschäftstermine vor und nach und sorgst für einen reibungslosen Ablauf.
• Kommunikation: Du bearbeitest und beantwortest persönliche Korrespondenz, z. B. Terminanfragen und Gratulationsschreiben.
• Struktur: Du strukturierst und planst proaktiv die Tage und Wochen unserer Vorstandsvorsitzenden und stellst effiziente Arbeitsabläufe sicher – mit Verbindlichkeit und Verantwortungsbewusstsein.
• Prozessoptimierung: Du entwickelst und optimierst Organisationsprozesse, z. B. Wiedervorlagemanagement und Ablagesysteme.
• Schnittstellenfunktion: Als Assistenz bist Du die Schnittstelle zwischen Vorstand, Unternehmensbereichen und externen Verbänden und pflegst Kontakte zu wichtigen Stakeholdern.
• Gremienmanagement: Du wirkst im Gremienmanagement mit und unterstützt bei der Koordination und Organisation unserer wichtigsten Sitzungstermine.

Das bringst du mit

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation
• Mehrjährige Berufserfahrung als persönliche Assistenz des Vorstands, der Geschäftsführung, als persönliche:r Referent:in oder in einer ähnlichen Position
• Ausgezeichnete Organisations- und Koordinationsfähigkeiten, Verantwortungsbewusstsein und Diskretion
• Kommunikationsstärke, Sprachgeschick und ein sicheres Auftreten
• Fließende Deutschkenntnisse in Wort und Schrift
• Sehr gute Kenntnisse in MS Office und anderen gängigen Büroanwendungen
• Du musst nicht alles wissen, aber alles lernen wollen

Wir bieten dir

• Einen dynamischen und nachhaltigen Wirkungsbereich
• Einen zukunftsfähigen, gesellschaftsrelevanten und sinnstiftenden Job im Gesundheitswesen
• Ein umfangreiches und interdisziplinäres Onboarding
• Stärkenorientiertes persönliches und fachliches Wachstum und die Möglichkeit, mit uns deine Potenziale zu entfalten, z. B. im Rahmen von Feedback- und Entwicklungsgesprächen und individuell zugeschnittenen Fort- und Weiterbildungen
• Ein offenes und transparentes Arbeitsumfeld, sowohl im strategischen als auch im operativen Bereich, das auch durch unsere Unternehmens- und Teamevents gefördert wird
• Strukturen mit kollegialen Entscheidungswegen, bei denen du in Entscheidungen einbezogen wirst
• Die Möglichkeit, das Unternehmen mit deinen eigenen Ideen und Stärken mitzugestalten
• Rahmenbedingungen, die es dir ermöglichen Arbeit, Freizeit und Familie in Einklang zu bringen, insbesondere durch eine flexible Arbeitskultur und die Kostenübernahme für ein Deutschlandticket oder einen kostenfreien Parkplatz
• Ein Unternehmen, das sich Gedanken um deine Zukunft macht, z. B. durch Bezuschussung der betrieblichen Altersvorsorge
• Ein gutes und gesundes Arbeitsumfeld: Ein Gesundheitskonto mit bis zu 500 € im Jahr für deine individuelle Gesundheitsförderung, Job‑Rad und elektrisch höhenverstellbare Schreibtische

Kontakt

HÄVG Hausärztliche Vertragsgemeinschaft | Edmund‑Rumpler‑Straße 2 | 51149 Köln

Tamara Rode, Talent Acquisition Managerin People & Culture | Tel: [phone]

HÄVG Hausärztliche Vertragsgemeinschaft AG

Regionaldirektion Süd

Kölner Straße 18

70376 Stuttgart

Über uns

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