ASSISTENTIN DES VORSTANDS / ASSISTENT DES VORSTANDS (w/m/d)

Zentrum für Safe Sport; Kassel; Hybrid; EUR 52,000 - 66,000; Full time

Benefits offered by this job

Mobiles Arbeiten möglich

TVöD-Bund Vergütung

30 Tage Urlaub

Weiterbildungsmöglichkeiten

Interdisziplinäre Zusammenarbeit

Job summary

Zentrum für Safe Sport in Kassel sucht eine Assistenz des Vorstands (w/m/d) zur organisatorischen Schnittstelle. Sie koordinieren Termine, bereiten Unterlagen vor und unterstützen Finanzprozesse im ERP-System. Mobiles Arbeiten ist möglich, Präsenz in Kassel bleibt vorgesehen.

Sie bringen eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung und mehrjährige Assistenz-Erfahrung mit. Gute Deutschkenntnisse und diskrete, loyale Arbeitsweise sind gewünscht.

Qualifications

• Abgeschlossene, mindestens dreijährige Berufsausbildung, vorzugsweise im kaufmännischen Bereich oder in der Verwaltung.
• Mehrjährige Berufserfahrung in Assistenz-/Schnittstellenfunktion inklusive vorbereitender Buchhaltung.
• Sicherer Umgang mit Office-Produkten (E-Mail, Präsentationen, Word, Excel).
• Diskretion, Loyalität und zielgruppengerechte Kommunikation in Deutsch.

Responsibilities

• Eigenverantwortliche Assistenz des Vorstands in administrativen Belangen, Koordination von Terminen und Fristen.
• Zentrale Anlaufstelle für interne/externe Kommunikation und Gremienarbeit.
• Debitoren-/Kreditorenbuchhaltung, Mahnwesen, Stammdatenpflege im ERP-System und qualifizierte Finanzreportings.
• Mitgestaltung interner Büro-, Wissens- und Dokumentationsprozesse sowie Einführung moderner Verwaltungssoftware.

Skills

Koordinationsfähigkeit

Organisationsfähigkeit

Diskretion

Loyalität

Kommunikationsfähigkeit

Deutschkenntnisse

Education

Dreijährige kaufmännische Ausbildung

Tools

Office-Tools (Outlook, Word, Excel)

Job description

Mit dem Zentrum für Safe Sport (ZfSS) entsteht in Kassel erstmals eine unabhängige Institution zur Prävention, Intervention und Aufarbeitung von interpersonaler Gewalt im deutschen Sport. Als zentrale bundesweite Einrichtung soll das ZfSS einen sicheren und gewaltfreien Sport fördern und wirksame Schutzstrukturen im deutschen Sport stärken. Aufgabe des ZfSS ist es, Vorfälle psychischer, physischer und sexualisierter Gewalt im Spitzensport – auch unterhalb der Strafbarkeitsschwelle – unabhängig von bestehenden Sportstrukturen und auf Grundlage einheitlicher Verfahrensstandards zu untersuchen und zu sanktionieren. Dieses Angebot wird sukzessive auf weitere Bereiche des organsierten Sports ausgeweitet.

Daneben soll das ZfSS künftig auch Aufgaben in den Bereichen Prävention, Intervention und Aufarbei-tung bündeln, Standards und Zertifizierungen für Safe Sport entwickeln und die Zusammenarbeit relevanter Akteure aus Sport, Wissenschaft, Politik und Zivilgesellschaft stärken. Das ZfSS wurde auf Grundlage eines gemeinsamen Beschlusses von Bund und Ländern in der Rechtsform eines gemeinnützigen Vereins im Juli gegründet und befindet sich derzeit im Aufbau, bevor es Mitte 2027 in den Regelbetrieb übergeht und erste Fälle untersucht werden können.

Wir suchen eine/n

ASSISTENTIN DES VORSTANDS / ASSISTENTEN DES VORSTANDS (w/m/d)

ARBEITSORT KASSEL | VERGÜTUNG BIS ZU ENTGELTGRUPPE E 9a DES TARIFVERTRAGS FÜR DEN ÖFFENTLICHEN DIENST (TVöD-Bund) | MOBILES ARBEITEN IST MÖGLICH | AB SOFORT

In Ihrer Rolle als Assistenz unterstützen Sie den Vorstand als administrative und organisatorische Schnittstelle, indem Sie sowohl die interne Kommunikation in Richtung Team als auch den Außenkontakt und die Gremienarbeit koordinieren. Sie wirken entscheidend dabei mit, unsere internen Prozesse und Büroabläufe auf- und auszubauen.

DAS SIND IHRE AUFGABEN BEI UNS

• Sie unterstützen den Vorstand eigenverantwortlich in allen administrativen und organisatorischen Belangen, koordinieren Termine und Fristen souverän mit externen Partnern und bereiten geschäftliche Dokumente, Analysen sowie Korrespondenzen präzise und qualitätsgesichert vor.
• Sie koordinieren als zentrale Anlaufstelle des ZfSS die interne und externe Kommunikation, steuern und kanalisieren den gesamten Informationsfluss zwischen Vorstand, Team sowie externen Stakeholdern und bereiten komplexe Daten und Präsentationen zielgruppengerecht auf.
• Sie verantworten die Debitoren- und Kreditorenbuchhaltung, steuern das Mahnwesen sowie die Stammdatenpflege im ERP-System und bereiten qualifizierte Finanzreportings für den Finanzbereich, die Steuerberatung und die Gremienarbeit vor.
• Sie wirken bei der Gestaltung unserer internen Büro-, Wissens- und Dokumentationsprozesse mit, bauen den Assistenzbereich auf und koordinieren die abteilungsübergreifende Zusammenarbeit sowie die Einführung einer modernen Verwaltungssoftware.

DAS BRINGEN SIE MIT

In jedem Fall:

• Eine abgeschlossene, mindestens dreijährige Berufsausbildung, vorzugsweise im kaufmännischen Bereich oder in der Verwaltung, z. B. als Verwaltungsfachangestellte / -angestellter, Kauffrau /-mann für Büromanagement, Industriekauffrau / -mann oder eine vergleichbare Qualifikation
• Mehrjährige Berufserfahrung in einer vergleichbaren Assistenz- oder Schnittstellenfunktion, kombiniert mit Kenntnissen in der vorbereitenden Buchhaltung (z. B. Rechnungsprüfung, Spesen- und Reisekostenabrechnung, Kontierung)
• Sicherer Umgang mit Office-Produkten, z. B. E-Mail-Programme, Präsentationen, Word, Excel
• Koordinations- und Organisationsfähigkeit
• Diskretion und Loyalität
• Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift sowie zielgruppengerechte Kommunikation

Was schätzen wir an Ihnen als Teil unseres ZfSS-Teams?

Sie nutzen Ihre Gestaltungsspielräume, übernehmen Verantwortung und bringen auch unklare Situationen souverän zum Ziel.

Sie agieren empathisch und kooperativ, um ein starkes Miteinander und eine lösungsorientierte, produktive Zusammenarbeit zu fördern.

Im besten Fall:

• Erste Erfahrung in der Zusammenarbeit mit der öffentlichen Verwaltung bzw. mit den Strukturen der öffentlichen Verwaltung
• Verständnis für die Besonderheiten des organisierten Sports (u. a. Verbands- und Vereinsstrukturen mit Landessportbünden, Fachverbänden und Vereinen)
• Erste Erfahrung und Kenntnisse in der Öffentlichkeitsarbeit
• Erfahrung mit moderner Verbands- und Verwaltungssoftware sowie im digitalen Dokumentenmanagement
• Erfahrungen mit gängigen Projektmanagementmethoden

IHRE BENEFITS

• Die Vereinbarkeit von Beruf und Privatleben ist uns ein zentrales Anliegen. Die Rahmenbedingungen für mobiles Arbeiten (Homeoffice) werden in der Aufbauphase gemeinsam im Team entwickelt.
• Vergütung in Anlehnung an den TVöD-Bund
• Flexible Arbeitszeiten, Freizeitausgleich und 30 Tage Urlaub (24./31.12. als arbeitsfreie Tage)
• Fachlich-persönliche Weiterentwicklung (z. B. Weiter- und Fortbildungen)
• Interdisziplinäre Zusammenarbeit und Mitgestaltung einer Organisation im Aufbau

DAS SIND WIR

Mit dem Aufbau des ZfSS entsteht eine neue bundesweite und unabhängige Institution, die einen sicheren Sport in Deutschland nachhaltig stärkt. Gemeinsam fördern wir Strukturen und Rahmenbedingungen für einen Sport, der von Integrität, Transparenz, Vertrauen sowie einer Kultur des Hinsehens und Benennens geprägt ist. Unabhängigkeit, fachliche Qualität und verbindliche Standards bilden dabei die Grundlage unseres Handelns.

Als neu gegründete Organisation leisten wir Pionierarbeit: Wir entwickeln eine moderne Arbeitskultur, die den besonderen Anforderungen unserer Aufgabe gerecht wird. Dabei setzen wir auf Wertschätzung, interdisziplinäre Zusammenarbeit und Mitgestaltung. Unterschiedliche Perspektiven und fachliche Expertise sind für uns zentrale Voraussetzungen, um eine zukunftsfähige Institution aufzubauen.

In Ihrer Rolle als Assistentin des Vorstands / Assistent des Vorstands (w/m/d) gestalten Sie diese Grundlagen als Teil des ZfSS-Teams von Beginn an maßgeblich mit.

Weitere Informationen zum ZfSS finden Sie unter Bund und Länder gründen Zentrum für Safe Sport

Die Wahrnehmung der Aufgabe erfordert eine regelmäßige Präsenz am Dienstsitz in Kassel, insbesondere in der Aufbauphase.

Alle Bewerbungen sind bei uns willkommen – unabhängig von Geschlecht, Nationalität, kultureller und sozialer Herkunft, Religion und Weltanschauung, Behinderung, Alter sowie sexueller Orientierung und geschlechtlicher Identität.

Menschen mit Schwerbehinderung und ihnen Gleichgestellte werden bei gleicher Eignung von uns bevorzugt.

Die Förderung von Frauen im Berufsleben ist uns ein besonderes Anliegen. Daher begrüßen wir Bewerbungen von Frauen ausdrücklich.

Mit der Durchführung des Bewerbungsprozesses ist die PD – Berater der öffentlichen Hand GmbH beauftragt worden.

Wir freuen uns, von Ihnen zu hören und stehen für Rückfragen gerne zur Verfügung!