Assistentin/Assistent (w/m/d) der Geschäftsführung

Unfallkasse Nrw; Düsseldorf; Vor Ort; EUR 20.000 - 40.000; Vollzeit

Zusammenfassung

Eine öffentliche Einrichtung in Düsseldorf sucht eine Assistenz der Geschäftsführung in unbefristeter Vollzeitstelle. Sie unterstützen den stellvertretenden Geschäftsführer bei administrativen Aufgaben, organisieren Meetings und erstellen Korrespondenz. Ein sicheres Auftreten sowie kommunikative Fähigkeiten sind wichtig. Erwünscht sind Kenntnisse in MS Office, sowie stilsichere Deutschkenntnisse. Die Stelle ist vergütet nach Entgeltgruppe 9a TVöD-VKA und Teilzeitoptionen sind möglich.

Qualifikationen

• Mindestens dreijährige abgeschlossene Berufsausbildung im relevanten Bereich.
• Mehrjährige Erfahrung als Assistenz der Geschäftsführung in einem größeren Unternehmen.
• Sichere Deutschkenntnisse und wünschenswerte Englischkenntnisse (B2).

Aufgaben

• Unterstützung des stellvertretenden Geschäftsführers bei organisatorischen Aufgaben.
• Sicherstellung des reibungslosen Ablaufs der Geschäftsführungsaufgaben.
• Vor- und Nachbereitung von Meetings sowie Erstellung von Korrespondenz.

Kenntnisse

Kommunikationsfähigkeit

Organisationsvermögen

Eigeninitiative

Zuverlässigkeit

Diskretion

Ausbildung

Abgeschlossene Berufsausbildung oder Verwaltungslehrgang

Tools

MS Office

MS SharePoint

DB-Buchungssysteme

Jobbeschreibung

Bewerben Sie sich bis spätestens 12.01.2026

IHRE AUFGABEN

• Sie sind dem stellvertretenden Geschäftsführer zugeordnet und unterstützen ihn in allen organisatorischen und administrativen Aufgaben inklusive Dokumenten-, Reise- und Informationsmanagement
• Sie stellen den effizienten und einwandfreien Ablauf der täglich zu bewältigenden Aufgaben der Geschäftsführung sicher
• Bei der Vor- und Nachbereitung von Konferenzen, Meetings, Präsentationen und wichtigen Telefonaten übernehmen Sie Verantwortung und sorgen für reibungslose Abläufe
• Sie sind zuständig für die Erstellung unterschriftsreifer Korrespondenz und für die Protokollführung in Meetings
• Sie empfangen und betreuen Besucherinnen und Besucher sowie Geschäftspartnerinnen und -partner
• Sie verantworten die Planung, Abstimmung und Nachverfolgung von Terminen einschließlich der Kalenderpflege

IHR PROFIL

• Sie verfügen über eine dreijährige abgeschlossene Berufsausbildung, in der für den Tätigkeitsbereich relevante Kompetenzen und Kenntnisse vermittelt wurden,
• oder eine gleichwertige Ausbildung in der öffentlichen Verwaltung,
• oder einen abgeschlossenen Verwaltungslehrgang I.
• Sie haben mehrjährige Berufserfahrung als Assistenz der Geschäftsführung einer Einrichtung oder eines Unternehmens mit mehr als 500 Beschäftigten, vorzugsweise in der öffentlichen Verwaltung
• Sie überzeugen durch ein sicheres, verbindliches Auftreten sowie durch ausgeprägte kommunikative Fähigkeiten
• Dank Ihres ausgeprägten Organisationsvermögens, Ihres effizienten Zeitmanagements und Ihrer Eigeninitiative agieren Sie stets strukturiert, sorgfältig und lösungsorientiert
• Zuverlässigkeit, Diskretion und ein hohes Maß an Loyalität zeichnen Sie aus
• Der sichere Umgang mit den gängigen Büroanwendungen, insbesondere MS Office, MS Sharepoint und DB-Buchungssysteme, ist für Sie selbstverständlich
• Sie verfügen über stilsichere Deutschkenntnisse
• Vorteilhaft sind darüber hinaus selbstständige Englischkenntnisse, Sprachkompetenzniveau B2 (GER)

UNSER ANGEBOT

Eine unbefristete Vollzeitstelle mit einer Vergütung nach Entgeltgruppe 9a TVöD-VKA.

Die Ausübung der Funktion durch entsprechende Teilzeitbeschäftigung ist möglich.