Assistent der Geschäftsleitung (m/w/d)

persona service; Karlsruhe; Vor Ort; EUR 38.000 - 48.000; Vollzeit

Benefits dieser Stelle

Kostenfreie Getränke

Zentrale Lage in Karlsruhe

Parkzuschuss

Zusammenfassung

persona service in Karlsruhe sucht eine Assistenz der Geschäftsleitung (m/w/d) im Rahmen der Arbeitnehmerüberlassung mit Übernahmeoption. Du unterstützt die Geschäftsleitung, koordinierst Termine und übernimmst administrative Aufgaben im operativen Tagesgeschäft.

Du bringst eine kaufmännische Ausbildung, sichere MS-Office-Kenntnisse, Organisationstalent und Teamfähigkeit mit. Deutsch auf hohem Niveau, eigenverantwortliches Arbeiten und Flexibilität runden dein Profil ab.

Qualifikationen

• abgeschlossene kaufmännische Ausbildung im genannten Bereich
• fundierte Berufserfahrung in einer vergleichbaren Position
• seine sicheren MS-Office-Kenntnisse, SharePoint und Teams
• sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift
• organisationsstark, kommunikativ und sorgfältig

Aufgaben

• umfassende Assistenz- und Administrationsaufgaben für die Geschäftsleitung
• professionelle Organisation und Vor-/Nachbereitung von Terminen und Gremiensitzungen
• Schnittstellenkoordination zwischen Geschäftsleitung, internen Bereichen und externen Kunden
• Erstellung von redaktionellen Artikeln und Newslettern sowie Pflege der Webseite
• schriftliche und telefonische Kundenkorrespondenz sowie allgemeine Verwaltungstätigkeiten
• Planung, Buchung und Abrechnung von Dienstreisen

Kenntnisse

Organisationsstärke

Teamfähigkeit

Kommunikationsstärke

Eigenverantwortung

Ausbildung

Kaufmann/-frau Büromanagement

Industriekaufmann

Kaufmann/-frau Dialogmarketing

Tools

MS Office

MS SharePoint

MS Teams

Jobbeschreibung

Für unseren Kunden, ein etabliertes öffentlich-rechtliches Dienstleistungsunternehmen in Karlsruhe, suchen wir dich als Assistenz der Geschäftsleitung (m/w/d) im Rahmen der Arbeitnehmerüberlassung mit Übernahmeoption.

Worauf du dich bei diesem Kunden freuen kannst:

• kostenfreie Getränke wie Kaffee und Wasser
• sehr zentrale Lage in der Karlsruher Innenstadt
• gut erreichbare Parkmöglichkeiten mit finanziellem Zuschuss

Was deine Aufgaben sind:

• du übernimmst die umfassenden Assistenz- und Administrationsaufgaben für die Geschäftsbereichsleitung und entlastest diese wirkungsvoll im operativen Tagesgeschäft
• zudem bist du verantwortlich für die professionelle Organisation sowie die strukturierte Vor- und Nachbereitung von anspruchsvollen Terminen, Veranstaltungen und Gremiensitzungen
• weiterhin betreust du die reibungslose Schnittstellenkommunikation und Koordination zwischen der Geschäftsleitung, den internen Geschäftsbereichen sowie den externen Kund:innen
• die zielgruppengerechte Erstellung von redaktionellen Artikeln und Newslettern sowie die Pflege der unternehmenseigenen Webseite gehört ebenfalls zu deinen Aufgaben
• im Rahmen deiner Tätigkeit unterstützt du das Führungsteam bei der Erledigung der gesamten schriftlichen und telefonischen Korrespondenz mit den Kund:innen
• des Weiteren unterstützt du den reibungslosen Ablauf durch die gewissenhafte Bearbeitung des Posteingangs und allgemeine kaufmännische Verwaltungstätigkeiten
• abschließend verantwortest du die eigenständige Planung, Buchung und Abrechnung von Dienstreisen für die Führungskräfte unseres Kunden

Was wir uns von dir wünschen:

• du hast eine erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung als Kaufmann für Büromanagement (m/w/d), Industriekaufmann (m/w/d) oder Kaufmann für Dialogmarketing (m/w/d) vorzuweisen
• zudem verfügst du über fundierte praktische Berufserfahrung in einer vergleichbaren Position im kaufmännischen Bereich oder im Office Management
• deine sicheren und anwendungsorientierten Kenntnisse in den gängigen MS Office Anwendungen sowie in MS Sharepoint und MS Teams zeichnen dich aus
• du verfügst über sehr gute Deutschkenntnisse auf verhandlungssicherem Niveau in Wort und Schrift sowie über eine hervorragende Ausdrucksweise
• weiterhin bringst du ein hohes Maß an Organisationsgeschick, Kommunikationsstärke sowie eine sehr sorgfältige und strukturierte Arbeitsweise mit
• außerdem bist du ausserordentlich teamfähig, flexibel sowie belastbar und zeichnest dich durch hohe Eigenverantwortung aus
• für die Ausübung dieser verantwortungsvollen Position bringst du neben deiner fachlichen Expertise auch eine gültige Arbeitserlaubnis sowie einen festen Wohnsitz in Deutschland mit