Assistant Fleetmanagement (m/w/d)

HGK Häfen und Güterverkehr Köln AG; Duisburg; Sur place; EUR 40 000 - 55 000; Plein temps

Avantages offerts par ce poste

30 Tage Urlaub

Flexible Arbeitszeiten & mobiles Arb.

Vergütung und Sozialleistungen HGK-Grp

Résumé du poste

HGK Shipping GmbH sucht am Standort Duisburg eine Assistenz im Fleetmanagement (m/w/d) in Vollzeit. Sie koordinieren administrative Abläufe, Zertifikate und Nachweise der Flotte, arbeiten eng mit QEHS, Technik und Dienstleistern zusammen und unterstützen Superintendents in administrativen Belangen.

Zu Ihren Aufgaben gehören die Erstellung und Verteilung von QEHS-Dokumenten, das Management von Sicherheits-Services an Bord sowie die Koordination von Bestellungen, Fristen und Systemen.

Qualifications

• Abgeschlossene Berufsausbildung in einem technischen oder kaufmännischen Beruf oder vergleichbare Berufserfahrung.
• Praktische Erfahrung in administrativen Aufgaben und im Dokumentenmanagement – idealerweise in Logistik, Einkauf, Arbeitssicherheit oder Binnenschifffahrt.
• Sicherer Umgang mit MS Office, besonders Outlook, Excel und Word; digitale Managementsysteme und Apps nutzst du gern.
• Deutsch und Englisch sicher in Wort und Schrift; Niederländischkenntnisse von Vorteil.
• Erfahrung in der Binnen- oder Seeschifffahrt oder in einem maritimen Umfeld ist wünschenswert.
• Hohes Organisationsvermögen, sorgfältige, strukturierte Arbeitsweise; Fristen zuverlässig im Blick.
• Teamfähigkeit und serviceorientierte Koordinierung.

Responsabilités

• Dokumente und Zertifikate der betreuten Flotte koordinieren, prüfen, dokumentieren und ordnen.
• QEHS-Dokumente sowie Schulungsunterlagen erstellen, bearbeiten und verteilen.
• Sicherheits-Services an Bord koordinieren und Zertifikate/Nachweise aktuell halten.
• Superintendents bei Bestellungen, Servicebestellungen, Ticketsystemen administrativ unterstützen und Fristen im Blick behalten.
• Administrative Abläufe gezielt mittels KI-Tools weiterentwickeln.
• Unterstützung der Flotte bei Apps und digitalen Prozessen.
• Beaufsichtigung von Themen rund um Arbeitssicherheit und Gefahrgut; Protokolle führen und Maßnahmen verfolgen.
• Beantwortung von Kundenanfragen im QEHS/Vetting-Bereich.

Description du poste

Für die HGK Ship Management Lux S.à r.l. am Standort Duisburg suchen wir dich zum nächstmöglichen Zeitpunkt in Vollzeit (40 Stunden pro Woche) als

Assistant Fleetmanagement (m/w/d).

Im Ship Management und QEHS unterstützen wir die operativen Bereiche der HGK Shipping bei der Betreuung der Flotte. In deiner Rolle sorgst du mit dafür, dass administrative Abläufe, Zertifikate und Nachweise zuverlässig koordiniert, dokumentiert und nachverfolgt werden. Du bist eine zentrale Anlaufstelle für unsere Superintendents in administrativen Fragen und arbeitest eng mit den Bereichen Technik und QEHS zusammen.

Was Dich Erwartet

• Du bearbeitest, beantragst, prüfst auf Plausibilität und pflegst analoge und digitale Schiffsdokumente und Zertifikate für die betreute Flotte und sorgst für deren strukturierte Ablage.
• Du erstellst, bearbeitest und verteilst QEHS-Dokumente sowie Schulungsunterlagen an die Flotte.
• Du koordinierst Sicherheits-Services an Bord mit unseren Dienstleistern und hältst die zugehörigen Zertifikate und Nachweise aktuell.
• Du unterstützt die Superintendents bei Bestellungen, Servicebestellungen, Ticket- und Bestellsystemen und behältst anstehende Fälligkeiten im Blick.
• Du entwickelts administrative Abläufe gezielt unter Einsatz von KI-Tools weiter.
• Du unterstützt die Flotte bei der Anwendung und Administration von Apps und digitalen Prozessen.
• Du unterstützt bei administrativen Aufgaben rund um Arbeitssicherheit und Gefahrgut; begleitest Projekte und Arbeitsgruppen administrativ, überarbeitest und formatierst Dokumente, führst Protokolle und verfolgst vereinbarte Maßnahmen und Fristen nach.
• Du unterstützt bei der Beantwortung von Kundenanfragen aus dem Themengebiet QEHS / Vetting.

Was dich auszeichnet

• Du hast eine abgeschlossene Berufsausbildung in einem technischen oder kaufmännischen Beruf oder bringst vergleichbare Berufserfahrung mit.
• Du verfügst über praktische Erfahrung in administrativen Aufgaben und im Dokumentenmanagement – idealerweise in der Logistik, im Einkauf, in der Arbeitssicherheit oder in der Binnenschifffahrt.
• Mit MS Office arbeitest du sicher, insbesondere mit Outlook, Excel und Word; digitale Managementsysteme und Apps nutzt du gern.
• Du kommunizierst sicher auf Deutsch und Englisch – mündlich wie schriftlich. Niederländischkenntnisse, insbesondere ein gutes Leseverständnis, sind von Vorteil.
• Erfahrung in der Binnen- oder Seeschifffahrt oder in einem anderen maritimen Umfeld ist wünschenswert.
• Du verfügst über ein hohes Organisationsvermögen, arbeitest sorgfältig und strukturiert und behältst Fristen zuverlässig im Blick.
• Du arbeitest gern im Team und koordinierst unterschiedliche Anliegen serviceorientiert.

Das erwartet dich in der Rolle

Dich erwartet eine abwechslungsreiche administrative Schnittstellenfunktion mit Einblick in das Flottenmanagement der Binnenschifffahrt. Du arbeitest mit unterschiedlichen Fachbereichen und Dienstleistern zusammen und trägst dazu bei, dass wichtige Zertifikate, Nachweise und Abläufe zuverlässig verfügbar und nachverfolgbar sind.

Was wir dir bieten

• 30 Tage Urlaub.
• Flexible Arbeitszeiten und Möglichkeiten zum mobilen Arbeiten.
• Vergütung und Sozialleistungen der HGK-Gruppe.

Bei Fragen zur Stelle ist Sarah Mantler deine Ansprechpartnerin.

Deine Daten werden für den Bewerbungsprozess elektronisch gespeichert, verarbeitet und genutzt. Nach Abschluss des Bewerbungsprozesses löschen wir deine Daten spätestens nach 6 Monaten, sofern du keiner weiteren Speicherung zustimmst.

HGK Shipping GmbH

Sarah Mantler / HR Business Partner

Geschäftsbereich

Standort

Duisburg

Tätigkeitsbereich

Administration

20.10.2026 17:15