Specialist Billing and Administration (m/w/d)

Häfen und Güterverkehr Köln AG; Germany (OH); On-site; USD 48,011 - 70,873; Full time

Benefits offered by this job

Strukturierte Onboarding-Maßnahmen

Individuelle Entwicklungs- und Weiter­

Job summary

HGK Chemical Logistics GmbH sucht eine/n Specialist Billing and Administration in Vollzeit, mit eigenverantwortlicher Abwicklung der Rechnungsprozesse. Sie arbeiten eng mit Kunden und Dienstleistern zusammen, prüfen Belege, erstellen Abrechnungen und bearbeiten Reklamationen.

Sie bringen eine kaufmännische Ausbildung, sehr gutes Deutsch und gutes Englisch mit. Erwartet wird eine selbstständige, kundenorientierte Arbeitsweise sowie gute MS-Office-Kenntnisse.

Qualifications

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Ausbildung.
• Erfahrung im Tankcontainer Logistikbereich von Vorteil.
• Sehr gute Deutsch- und gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift.
• Sicherer Umgang mit MS Office, insbesondere Excel und Outlook.

Responsibilities

• Selbstständige Kommunikation mit Kunden und Dienstleistern sowie Übernahme der administrativen Verantwortung bei fester Kundenzuordnung.
• Rechnungseingangsbearbeitung: Prüfung und Verarbeitung von Eingangsbelegen inkl. Zuordnung transportbezogener Kosten.
• Überprüfung der Vorkalkulation.
• Sicherstellung der Vollständigkeit abrechnungsrelevanter Dokumente und Abstimmung von Extrakosten.
• Rechnungserstellung: Abgleich der kalkulierten Kosten und Versand von Ausgangsrechnungen/Gutschriften.
• Koordination, Kommunikation und Monitoring von Rechnungsreklamationen.
• Wöchentliche Analyse offener Zahlungsposten und Kommunikation mit Kunden.
• Prozessverbesserungen und Mitarbeit in Projekten.

Skills

Deutschkenntnisse

Englischkenntnisse

Selbstständige Arbeitsweise

Kundenorientierung

Organisationsgeschick

Team- und Kommunikationsfähigkeit

MS Office

Education

Kaufmännische Ausbildung

Tools

Excel

Outlook

MS Office

Job description

Wir suchen Sie ab sofort in Voll- oder Teilzeit als Unterstützung für unser administratives Team in Duisburg, Hamburg, Ludwigshafen.

Wer wir sind:

Die Business Unit HGK Chemical Logistics GmbH gehört zur HGK Shipping, Europas führendem Binnenschifffahrtsunternehmen. HGK Shipping ist wiederum das führende Binnenschifffahrtsunternehmen in Europa.

Die HGK Chemical Logistics GmbH ist ein Logistikunternehmen, das intermodale Verkehre in Europa durchführt. Im Kundenauftrag befördern wir mit unseren eigenen und fremden Tankcontainern verflüssigte Produkte der chemischen Industrie innerhalb von Europa. Unser Ziel ist es, eine zuverlässige und nachhaltige Supply Chain sicherzustellen. Unsere Stärken sind ein globales Kunden- und Dienstleisternetzwerk sowie das Fachwissen unserer langjährigen Mitarbeiter.

Im Verbund der HGK Gruppe kombinieren wir durch moderne Konzepte die Verkehrsträger Schiene, Wasser und Straße zu nachhaltigen Transportketten und sind einer der führenden Akteure im intermodalen Güterverkehr. Mehr als 2500 Menschen arbeiten heute von Rotterdam bis Basel unter dem Dach der HGK-Gruppe.

Specialist Billing and Administration (m/w/d)

Ihre Aufgaben:

• Selbstständige und direkte Kommunikation mit Kunden und Dienstleistern sowie Übernahme der administrativen Verantwortung bei fester Kundenzuordnung
• Rechnungseingangsbearbeitung: eigenverantwortliche und vollumfängliche Prüfung sowie Verarbeitung von Eingangsbelegen inklusive Zuordnung transportbezogener Kosten im digitalen Eingangsrechnungsworkflow
• Überprüfung der Vorkalkulation
• Sicherstellung der Vollständigkeit abrechnungsrelevanter Dokumente sowie inhaltliche Kontrolle und Abstimmung angefallener Extrakosten und Durchführung der etwaigen Weiterbelastungen
• Rechnungserstellung: Abgleich der kalkulierten Kosten fertiggestellter Dienstleistungen sowie Erstellung und digitaler Versand von Ausgangsrechnungen und -gutschriften
• Koordination, Kommunikation und Monitoring von Rechnungsreklamationen in Zusammenarbeit mit Inhouse Sales & Operations
• Wöchentliche Analyse und Überwachung der offenen Zahlungsposten sowie direkte Kommunikation mit Kunden und Dienstleistern
• Kontinuierliche Reflexion bestehender Prozesse und Erarbeitung von Verbesserungsvorschlägen
• Durchführung von Ad-hoc-Analysen sowie Mitarbeit in Projekten

Qualifikationen

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Ausbildung
• Erfahrung im Bereich der Tankcontainer Logistik von Vorteil
• Sehr gute Deutsch- und gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift
• Sicherer Umgang mit MS Office-Programmen, speziell Excel, Outlook
• Selbstständige und kundenorientierte Arbeitsweise
• Organisationsgeschick und ausgeprägte Team- und Kommunikationsfähigkeit

Unser Angebot:

• Eine unbefristete Stelle in Vollzeit
• Einen zukunftsorientierten, sicheren Arbeitsplatz in einem Unternehmen mit Wachstumsperspektive und in einem Konzern mit persönlichen Entwicklungsmöglichkeiten
• Strukturierte Onboarding‑Maßnahmen und eine gute, begleitete Einarbeitung durch das Team
• Individuelle Entwicklungs‑ und Weiterbildungsmöglichkeiten
• Eine attraktive, marktgerechte Vergütung sowie umfangreiche Sozialleistungen
• Geregelte Möglichkeit zur teilweisen mobilen Arbeit
• Eine wertschätzende Unternehmenskultur mit einer offenen Feedbackkultur
• Ein hochmotiviertes Team
• Flache Hierarchien sowie kurze Entscheidungswege
• Zusatzleistungen zur Altersversorgung und Krankenversicherung.

Wenn wir Ihr Interesse geweckt haben, senden Sie uns gerne Ihren Lebenslauf. Bitte bewerben Sie sich nur über unser Jobportal unter Angabe Ihrer Gehaltsvorstellung und Verfügbarkeit.

hgkshipping.de/SBA

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