Assistant Fleetmanagement (m/w/d)

Hgk Ag; Duisburg; Hybrid; EUR 38,000 - 52,000; Full time

Benefits offered by this job

30 Tage Urlaub

Flexible Arbeitszeiten

Mobiles Arbeiten

Vergütung und Sozialleistungen der HGK

Job summary

HGK Shipping GmbH in Duisburg sucht eine/n Assistant Fleetmanagement (m/w/d) in Vollzeit. Sie koordinieren Dokumente, Zertifikate und Nachweise der betreuten Flotte und fungieren als zentrale Anlaufstelle für Superintendents.

Sie arbeiten eng mit Technik und QEHS zusammen, entwickeln administrative Abläufe weiter – auch unter Nutzung von KI-Tools – und unterstützen bei Bestellungen, Schulungsunterlagen und digitalen Prozessen.

Qualifications

• Abgeschlossene Berufsausbildung in einem technischen oder kaufmännischen Beruf oder vergleichbare Erfahrung.
• Praxis in administrativen Aufgaben und im Dokumentenmanagement – idealerweise in Logistik, Einkauf, Arbeitssicherheit oder Binnenschifffahrt.
• Sichere MS-Office-Kenntnisse (Outlook, Excel, Word); digitale Managementsysteme und Apps nutzen.
• Sicheres Deutsch und Englisch in Wort und Schrift; Niederländischkenntnisse vorteilhaft.
• Erfahrung in Binnen- oder Seeschifffahrt wünschenswert.
• Hohes Organisationstalent, sorgfältige, strukturierte Arbeitsweise; Fristen im Blick.

Responsibilities

• Administratives Schnittstellenmanagement rund um Flottenmanagement und QEHS.
• Koordination, Prüfung und Ablage von Dokumenten, Zertifikaten und Nachweisen.
• Erstellung, Bearbeitung und Verteilung von QEHS-Dokumenten und Schulungsunterlagen.
• Koordination von Sicherheits-Services an Bord und Kommunikation mit Dienstleistern.
• Unterstützung Superintendents bei Bestellungen, Serviceanforderungen, Ticketsystemen und Fristen.
• Weiterentwicklung administrativer Abläufe – auch mit KI-Tools.
• Unterstützung bei der Anwendung von Apps und digitalen Prozessen der Flotte.
• Administrative Aufgaben rund um Arbeitssicherheit und Gefahrgut; Protokolle führen, Maßnahmen verfolgen.
• Beantwortung von QEHS-/Vetting-Anfragen von Kunden.

Skills

Deutsch & Englisch Kommunikation

Teamfähigkeit

Organisationstalent

Education

Berufsausbildung im technischen oder kaufmännischen Bereich

Tools

Outlook

Excel

Word

Job description

Für die HGK Ship Management Lux S.à r.l. am Standort Duisburg suchen wir dich zum nächstmöglichen Zeitpunkt in Vollzeit (40 Stunden pro Woche) als **Assistant Fleetmanagement (m/w/d).**Im Ship Management und QEHS unterstützen wir die operativen Bereiche der HGK Shipping bei der Betreuung der Flotte. In deiner Rolle sorgst du mit dafür, dass administrative Abläufe, Zertifikate und Nachweise zuverlässig koordiniert, dokumentiert und nachverfolgt werden. Du bist eine zentrale Anlaufstelle für unsere Superintendents in administrativen Fragen und arbeitest eng mit den Bereichen Technik und QEHS zusammen.**Was dich erwartet:*** Du bearbeitest, beantragst, prüfst auf Plausibilität und pflegst analoge und digitale Schiffsdokumente und Zertifikate für die betreute Flotte und sorgst für deren strukturierte Ablage.* Du erstellst, bearbeitest und verteilst QEHS-Dokumente sowie Schulungsunterlagen an die Flotte.* Du koordinierst Sicherheits-Services an Bord mit unseren Dienstleistern und hältst die zugehörigen Zertifikate und Nachweise aktuell.* Du unterstützt die Superintendents bei Bestellungen, Servicebestellungen, Ticket- und Bestellsystemen und behältst anstehende Fälligkeiten im Blick.* Du entwickelts administrative Abläufe gezielt unter Einsatz von KI-Tools weiter.* Du unterstützt die Flotte bei der Anwendung und Administration von Apps und digitalen Prozessen.* Du unterstützt bei administrativen Aufgaben rund um Arbeitssicherheit und Gefahrgut; begleitest Projekte und Arbeitsgruppen administrativ, überarbeitest und formatierst Dokumente, führst Protokolle und verfolgst vereinbarte Maßnahmen und Fristen nach.* Du unterstützt bei der Beantwortung von Kundenanfragen aus dem Themengebiet QEHS / Vetting.**Was dich auszeichnet*** Du hast eine abgeschlossene Berufsausbildung in einem technischen oder kaufmännischen Beruf oder bringst vergleichbare Berufserfahrung mit.* Du verfügst über praktische Erfahrung in administrativen Aufgaben und im Dokumentenmanagement – idealerweise in der Logistik, im Einkauf, in der Arbeitssicherheit oder in der Binnenschifffahrt.* Mit MS Office arbeitest du sicher, insbesondere mit Outlook, Excel und Word; digitale Managementsysteme und Apps nutzt du gern.* Du kommunizierst sicher auf Deutsch und Englisch – mündlich wie schriftlich. Niederländischkenntnisse, insbesondere ein gutes Leseverständnis, sind von Vorteil.* Erfahrung in der Binnen- oder Seeschifffahrt oder in einem anderen maritimen Umfeld ist wünschenswert.* Du verfügst über ein hohes Organisationsvermögen, arbeitest sorgfältig und strukturiert und behältst Fristen zuverlässig im Blick.* Du arbeitest gern im Team und koordinierst unterschiedliche Anliegen serviceorientiert.**Das erwartet dich in der Rolle**Dich erwartet eine abwechslungsreiche administrative Schnittstellenfunktion mit Einblick in das Flottenmanagement der Binnenschifffahrt. Du arbeitest mit unterschiedlichen Fachbereichen und Dienstleistern zusammen und trägst dazu bei, dass wichtige Zertifikate, Nachweise und Abläufe zuverlässig verfügbar und nachverfolgbar sind.**Was wir dir bieten*** 30 Tage Urlaub.* Flexible Arbeitszeiten und Möglichkeiten zum mobilen Arbeiten.* Vergütung und Sozialleistungen der HGK-Gruppe.**Interesse geweckt?**Dann freuen wir uns auf deine Bewerbung über das HGK-Jobportal. Bei Fragen zur Stelle ist Sarah Mantler deine Ansprechpartnerin.Deine Daten werden für den Bewerbungsprozess elektronisch gespeichert, verarbeitet und genutzt. Nach Abschluss des Bewerbungsprozesses löschen wir deine Daten spätestens nach 6 Monaten, sofern du keiner weiteren Speicherung zustimmst. HGK Shipping GmbH Sarah Mantler / HR Business Partner