Administrative Coordinator – Qualitätssicherung (m/w/d) | Audit & Inspektion | Pharma | 530814

HOX Life Science GmbH; Frankfurt; Hybrid; EUR 50,000 - 60,000; Full time

Benefits offered by this job

Homeoffice 2 Tage/Woche nach Einarbeit

Feste Ansprechperson bei HOX Life Sci.

Vollzeitarbeit

Job summary

HOX Life Science sucht eine/n engagierte/n Auditoren-/Inspektionskoordinator/in in Frankfurt am Main. Sie organisieren den Rahmen für Audits, koordinieren externe Dienstleister und pflegen Listen und KPIs, um einen reibungslosen Ablauf sicherzustellen.

Sie bringen eine kaufmännische/administrative Ausbildung, GMP-Kenntnisse und exzellente MS-Office-Kenntnisse mit. Hybrid-Arbeit, Homeoffice nach der Einarbeitung, und eine feste Ansprechperson gehören zum Angebot.

Qualifications

• Abgeschlossene kaufmännische/administrative Ausbildung

Responsibilities

• Audits und Inspektionen vorbereiten, begleiten und nachbereiten
• Auditoren/Inspektoren anmelden und Besuche organisieren
• Catering für Audits/Inspektionen organisieren
• Backroom mitorganisieren und mitkoordinieren
• Austausch mit externen Firmen/Dienstleistern koordinieren
• Zoom-Räume während Audits/Inspektionen betreuen
• KPIs erheben und berichten
• Listen, Übersichten und Dokumentationen pflegen

Skills

Organisationsfähigkeit

Teamfähigkeit

Zeitmanagement

Kommunikationsfähigkeit

Education

Kaufmännische oder administrative Ausbildung (z. B. Industriekaufmann, Büromanagement, PKA, Veranstaltungskaufmann)

Tools

Microsoft Office

Excel

Word

PowerPoint

Outlook

Job description

Wenn Auditoren und Inspektoren kommen, muss alles sitzen: Anmeldung, Catering, Backroom, Zoom-Räume. Dafür sorgst Du. Im Qualitätsbereich eines Pharmaunternehmens in Frankfurt am Main organisierst Du den Rahmen für Audits und Inspektionen, koordinierst externe Dienstleister und hältst Listen und KPIs im Griff.

Deine Aufgaben

• Audits und Inspektionen vorbereiten, begleiten und nachbereiten
• Auditoren und Inspektoren anmelden und ihre Besuche organisieren
• Catering für Audits und Inspektionen organisieren
• Den Backroom mitbesetzen und mitorganisieren
• Dich mit externen Firmen und Dienstleistern austauschen und sie koordinieren
• Zoom-Räume während Audits und Inspektionen betreuen
• KPIs fristgerecht erheben und berichten
• Listen, Übersichten und Dokumentationen pflegen

Was Du für diese Rolle mitbringst

• Eine abgeschlossene kaufmännische oder administrative Ausbildung, zum Beispiel als Industriekaufmann/-frau, Kaufmann/-frau für Büromanagement, PKA (pharmazeutisch-kaufmännische/r Angestellte/r) oder Veranstaltungskaufmann/-frau
• GMP-Kenntnisse bzw. erste Erfahrungen im GMP-regulierten Umfeld. Diese können zum Beispiel aus QA-Assistenz, Dokumentenmanagement, Regulatory- oder Clinical-Assistenz, Produktion, Supply Chain oder dem Labor stammen. Auch GDP-Erfahrung aus dem Pharmagroßhandel oder Pharmavertrieb ist ein guter Einstieg.
• Sicheren Umgang mit Microsoft Office, insbesondere Excel, Word, PowerPoint und Outlook
• Verhandlungssichere Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift
• Ausgeprägtes Organisationstalent und eine strukturierte, zuverlässige Arbeitsweise
• Sorgfalt und Genauigkeit bei administrativen Tätigkeiten
• Sicheres, professionelles Auftreten gegenüber internen und externen Ansprechpartnern
• Teamgeist und Flexibilität, auch in zeitkritischen Situationen

Das bieten wir Dir

• Eine vielseitige organisatorische und administrative Tätigkeit im Qualitätsumfeld eines international agierenden Pharmaunternehmens
• Einblick in Audit- und Inspektionsabläufe im Pharmaumfeld
• Homeoffice an 2 Tagen pro Woche nach der Einarbeitung (nicht in Auditphasen)
• Persönliche Betreuung durch eine feste Ansprechperson bei HOX Life Science über die gesamte Einsatzdauer

Die Rahmenbedingungen

• Arbeitsort: Frankfurt Höchst
• Arbeitszeit: Vollzeit
• Vergütung: 50.000 € bis 60.000 € Jahresbrutto (je nach Berufserfahrung und Qualifikation)
• Remote: Homeoffice 2 Tage/Woche nach Einarbeitung und nach Absprache möglich
• Einstieg: Ab sofort

Vertragsart: Befristete Arbeitnehmerüberlassung bis Mai 2027 (Option auf Verlängerung, Krankheitsvertretung)

Warum HOX?

Bei HOX kannst Du sicher sein, dass Dein Lebenslauf verstanden wird. Wir bringen eigene Berufserfahrung im Life-Science-Bereich und umfassendes HR-Wissen mit. Deshalb sprechen wir offen darüber, was diese Stelle bietet, auch über die Befristung, und darüber, ob sie zu Deinen nächsten Schritten passt.