Administration (m/w/d) „Personal und Gesamtorganisation“ (V028)

Violence Prevention Network gGmbH; Berlin; Hybrid; EUR 42,000 - 52,000; Full time

Benefits offered by this job

Flexible Arbeitszeiten

Mobile Office möglich

30 Tage Urlaub

Arbeitsort Berlin + Home-Office

Job summary

Violence Prevention Network gGmbH sucht zur Verstärkung eine administrative Kraft für die Umsetzung nationaler und internationaler Personal- und Gesamtorganisationsabrechnungen in Berlin.

Es erwartet dich ein abwechslungsreiches Umfeld, flexible Arbeitszeiten, Mobile Office möglich, Vergütung analog TVÖD/TV-L EG 9a. Vollzeit in Elternzeitvertretung bis 28.02.2028, Arbeitsort: Berlin (Büro und Mobil).

Qualifications

• Gute Englischkenntnisse (mind. B2)
• Muttersprache Deutsch (C2)
• Kaufmännische Ausbildung oder abgeschlossenes Hochschulstudium mit kaufmännischer/ verwaltungswirtschaftlicher Ausrichtung

Responsibilities

• Kommunikation mit internationalen und nationalen Kolleg*innen
• Prüfung der Abrechnungen nach Zuwendungsrichtlinien und Tarifrahmen
• Durchführung der Personal- und Gesamtorganisationsabrechnungen in DATEV und internen Systemen
• Zeiterfassung und Abrechnung im DATEV-Zahlungsverkehr
• Koordination mit Sozialversicherungsträgern, Finanzbehörden und Leasinganbietern

Skills

Englisch B2

Deutsch C2

Education

Kaufmännische Ausbildung

Hochschulstudium kaufmännisch/verwaltungswirtschaftlich

Tools

DATEV

Excel

Word

Job description

Für die administrative Umsetzung von (inter-)nationalen Personal- und Gesamtorganisationsabrechnungen bieten wir ab sofort eine freie Stelle in Berlin.

Abwechslungsreich, kollegiales Umfeld, flexible Arbeitszeiten, Mobile Office möglich, Vergütung analog TVÖD/TV-L EG 9a, Vollzeit in Elternzeitvertretung bis 28.02.2028, Arbeitsort: Berlin (Büro und mobil)

Aufgaben:

• Du kommunizierst mit internationalen sowie nationalen Kolleg*innen.
• Du stellst sicher, dass die diversen internationalen und nationalen Zuwendungsrichtlinien eingehalten werden, insbesondere mit Blick auf Kostenaufteilungen und tarifliche Rahmenbedingungen.
• Du prüfst die Rechnungslegung in DATEV und die Belegbuchhaltung in internen Systemen.
• Du verbuchst alle personal- und gesamtorganisationsrelevanten Geschäftsvorfälle in DATEV.
• Du arbeitest mit dem DATEV-Zahlungsverkehr.
• Du ermittelst und rechnest das Bruttogehalt der nationalen und internationalen Kolleg*innen anhand verschiedener Tarife mithilfe eines internen Controlling-Tools auf Excel-Basis ab.
• Du führst die Personalabrechnung in DATEV und den entsprechenden internationalen Portalen durch.
• Du kommunizierst mit nationalen und internationalen Sozialversicherungsträgern sowie Finanzämtern bei gehaltsabrechnungsrelevanten Fragen.
• Du verwaltest und betreust den gesamten Fuhrpark, einschließlich der Bestellung von Neufahrzeugen, des Austauschs auslaufender Leasingfahrzeuge sowie der Betreuung von Leasingverträgen und Laufzeiten.
• Du bist Ansprechpartner*in für Mitarbeitende bei allen Fragen rund um Dienstfahrzeuge und koordinierst die Bearbeitung von Unfällen, Schäden, Reparaturen und Verkehrsverstößen.
• Du übernimmst die Kommunikation mit Leasinggesellschaften, Autohäusern und Versicherungen sowie die Verwaltung von Fahrzeugdokumenten, Versicherungen und Tankkarten. Du prüfst und genehmigst Rechnungen im Bereich Fuhrpark.
• Du betreust und administrierst das Zeiterfassungssystem Timebutler, pflegst Abwesenheiten, wie Urlaub und Krankheit, ein und bist Ansprechpartner*in für Mitarbeitende bei Fragen zur Zeiterfassung und zum System.

Anforderungen:

• Du verfügst über sehr gute Englischkenntnisse (mindestens fachkundige Sprachverwendung, enspricht B2-Niveau).
• Du verfügst über muttersprachliche Deutschkenntnisse (C2-Niveau).
• Du hast eine kaufmännische Ausbildung abgeschlossen, alternativ hast du ein erfolgreich abgeschlossenes Hochschulstudium (Bachelor, FH-Diplom) mit kaufmännischer oder verwaltungswirtschaftlicher Ausrichtung.
• Du hast Kenntnisse in DATEV.
• Wünschenswert wären Erfahrungen in der Lohn- und Gehaltsabrechnung.
• Du hast wünschenswerterweise Erfahrung in der Abrechnung und Durchführung öffentlich und/oder durch Stiftungen geförderter internationaler und nationaler Projekte.
• Du bringst sehr sichere Kenntnisse in Excel und gute Kenntnisse in Word mit.
• Du hast eine hohe Auffassungsgabe.
• Du bist freundlich und arbeitest gerne im Team.
• Du arbeitest strukturiert, sorgfältig und eigenverantwortlich.
• Du zeigst Engagement und bist belastbar.
• Du bist empathisch und selbstreflektiert.

Wir bieten:

• Du hast flexible und familienfreundliche Arbeitszeitregelungen.
• Du übs eine verantwortungsvolle und abwechslungsreiche Tätigkeit aus.
• Dich erwartet ein multiprofessionelles Team.
• Du wirkst in einem gesellschaftlich relevanten Themenfeld mit.
• Du kannst dich fortbilden.
• Du arbeitest in einem Büro in Berlin sowie im Mobile Office/ remote (mit Dienstlaptop).
• Du bist Teil eines internationalen Netzwerks.
• Du hast 30 Tage Jahresurlaub (bei einer 5-Tagewoche).

Veröffentlicht am 21. August 2026