Abteilungsassistenz (w/m/d)

German Aerospace Center (DLR); Göttingen; Vor Ort; EUR 28.000 - 36.000; Vollzeit

Zusammenfassung

Das Institut für Aerodynamik und Strömungstechnik am DLR in Göttingen sucht eine Assistenz der Abteilungsleitung (AS-EXV). Du arbeitest an der Schnittstelle zwischen wissenschaftlich-technischem und administrativem Aufgabenbereich, bearbeitest Daten aus der Personal-Einsatz-Planung und unterstützt bei organisatorischen Prozessen.

Zu deinen Aufgaben gehören Termin- und Postbearbeitung, Organisation von Veranstaltungen, Dienstreisen, Freigabe von Veröffentlichungen, Protokollführung und

Qualifikationen

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Kenntnisse.
• Erfahrung in klassischen Büroprozessen (Termin-, Post-, Telefonmanagement).
• Erfahrung in der Organisation von Veranstaltungen (inkl. Reisekostenrecht).
• Kenntnisse Beschaffung von Waren/Dienstleistungen im öffentlichen Dienst.
• Kenntnisse Personaladministration und Dokumentenmanagementsysteme.
• MS-Office Kenntnisse (Word, Excel, Outlook, PowerPoint).
• Gute Englischkenntnisse.

Aufgaben

• Prüfung und Korrektur von Personal-Einsatz-planungsdaten der Abteilung.
• Planung von Veranstaltungen und Organisation dieser in Abstimmung mit Wissenschaftlern.
• Planung, Organisation und Prüfung von Dienstreisen; Freigabe von Veröffentlichungen; Protokollführung.
• Weiterentwicklung von Prozessen im Assistenzbereich.
• Bearbeitung allgemeiner Sekretariatsaufgaben.

Kenntnisse

Englischkenntnisse

Organisationstalent

Termin- und Postbearbeitung

Ausbildung

Kaufmännische Ausbildung

Tools

MS Office

Jobbeschreibung

Das Institut für Aerodynamik und Strömungstechnik (AS) ist ein führendes Forschungsinstitut auf den Gebieten Flugzeug-Aerodynamik, Flugzeug-Aeroakustik und Raumfahrt-Aerothermodynamik. Es ist an zwei Standorten – Braunschweig und Göttingen – beheimatet und unterhält in Köln eine Abteilung. Mehr als 350 Beschäftigte, davon ca. 70% Wissenschaftlerinnen und Wissenschaftler, befassen sich mit theoretisch-numerischen und experimentellen Untersuchungen an Luft- und Raumfahrzeugen, wobei die Experimente sowohl in Windkanälen wie auch in Flugversuchen durchgeführt werden.

Das erwartet dich

Die Abteilung AS-EXV entwickelt bildgebende und akustische Messverfahren zur Anwendung in komplexen industrierelevanten Versuchseinrichtung im Bereich der Aerodynamik. Diesbezüglich arbeitet die Abteilung mit internen und externen nationalen und internationalen Partnern in einer Vielzahl von wissenschaftlichen und administrativen Projekten zusammen. Du bist in dieser Struktur an der Schnittstelle zwischen dem wissenschaftlich-technischen und dem administrativen Aufgabenbereich der Abteilung tätig. Dort bearbeitest du als Assistent/in des Abteilungsleiters administrative, organisatorische und logistische Aufgaben in Zusammenarbeit mit den Führungskräften und wissenschaftlich-technischen Mitarbeitern der Abteilung.

Deine Aufgaben

• Prüfung und Korrektur von Daten der Personal-Einsatz-Planung der Abteilung
• Planung von Veranstaltungen und Organisation dieser in Abstimmung mit den Wissenschaftlern
• Planung, Organisation und Prüfung von DienstreisenFreigabe von Veröffentlichungen in Abstimmung mit dem Abteilungsleiter und Protokollführung
• Weiterentwicklung von bestehenden Prozessen im Assistenzbereich
• Bearbeitung allgemeiner Sekretariatsaufgaben

Das bringst du mit

• abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (z.b. Kauffrau/Kaufmann für Büromanagement) oder alternativ andere für die Tätigkeit relevante Ausbildungsgänge oder gleichwertige fachbezogene Kenntnisse und nachweisbare einschlägige Berufserfahrung
• Erfahrung in der Bearbeitung klassischer Büroprozesse (z.b. Termin-, Post, Telefonmanagement)
• Erfahrung in der Organisation von Veranstaltungen (inklusive der Anwendung des Bundesreisekostenrechts)
• Kenntnisse über die Beschaffung Waren und Dienstleistungen im öffentlichen Dienst (Kenntnisse über die öffentliche Vergabe von Aufträgen)
• Kenntnisse in der Personaladministration und im Umgang mit Dokumentenmanagementsystemen
• anwendungsbezogene MS-Office Kenntnisse (Word, Excel, Outlook, PowerPoint)
• gute Englischkenntnisse

Wir freuen uns darauf, dich kennenzulernen!

Fragen Zu Dieser Position (Kennziffer 6230) Beantwortet Dir Gerne

Dr. Lars Koop

Tel.: [phone]