Abteilungsassistenz (w/m/d)

DLR - Deutsches Zentrum für Luft- und Raumfahrt; Göttingen; On-site; EUR 32,000 - 42,000; Full time

Job summary

DLR – Institut für Aerodynamik und Strömungstechnik in Göttingen sucht eine administrative Assistenz für die Abteilungsleitung. Sie bearbeiten Personal-Einsatz-Daten, planen Veranstaltungen und Dienstreisen, geben Veröffentlichungen frei und unterstützen bei Prozessen im Assistenzbereich.

Sie bringen eine kaufmännische Ausbildung, Organisationstalent, gute MS-Office Kenntnisse sowie Englischkenntnisse mit. Die Abteilung legt Wert auf Präzision und termingerechte Abläufe.

Qualifications

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder gleichwertige büropraktische Kenntnisse.
• Erfahrung in klassischen Büroprozessen (Termin-, Post-, Telefonmanagement).
• Erfahrung in der Organisation von Veranstaltungen (inkl. Reisekostenrecht).
• Kenntnisse über Beschaffung von Waren/Dienstleistungen im öffentlichen Dienst.
• Kenntnisse in Personaladministration und Dokumentenmanagementsystemen.
• MS-Office Kenntnisse (Word, Excel, Outlook, PowerPoint).
• Gute Englischkenntnisse.

Responsibilities

• Prüfung und Korrektur von Daten der Personal-Einsatz-Planung der Abteilung.
• Planung von Veranstaltungen und Organisation dieser in Abstimmung mit den Wissenschaftlern.
• Planung, Organisation und Prüfung von Dienstreisen.
• Freigabe von Veröffentlichungen in Abstimmung mit dem Abteilungsleiter und Protokollführung.
• Weiterentwicklung von bestehenden Prozessen im Assistenzbereich.
• Bearbeitung allgemeiner Sekretariatsaufgaben.

Skills

Kaufmännische Fähigkeiten

Büroprozesse

Veranstaltungsorganisation

Öffentliche Beschaffung

Personaladministration

MS Office

Englische Sprachkenntnisse

Education

Kaufmännische Ausbildung

Tools

MS Office

Job description

Vergütung: Die Vergütung erfolgt gemäß der jeweils geltenden Tarifverträge des öffentlichen Dienstes (Bund).

Steige ein in die faszinierende Welt des Deutschen Zentrums für Luft- und Raumfahrt e. V. (DLR), um mit Forschung und Innovation die Zukunft mitzugestalten! Mit dem Know-how und der Neugier unsererrund 12.000Mitarbeitenden aus 100 Nationen sowie unserer einzigartigen Infrastruktur bieten wir ein spannendes und inspirierendes Arbeitsumfeld. Gemeinsam entwickeln wir nachhaltige Technologien und tragen so zur Lösung globaler Herausforderungen bei. Möchtest du diese große Zukunftsaufgabe mit uns zusammen angehen? Dann ist dein Platz bei uns!

Das Institut für Aerodynamik und Strömungstechnik (AS) ist ein führendes Forschungsinstitut auf den Gebieten Flugzeug-Aerodynamik, Flugzeug-Aeroakustik und Raumfahrt-Aerothermodynamik. Es ist an zwei Standorten – Braunschweig und Göttingen – beheimatet und unterhält in Köln eine Abteilung. Mehr als 350 Beschäftigte, davon ca. 70% Wissenschaftlerinnen und Wissenschaftler, befassen sich mit theoretisch-numerischen und experimentellen Untersuchungen an Luft- und Raumfahrzeugen, wobei die Experimente sowohl in Windkanälen wie auch in Flugversuchen durchgeführt werden.

Das erwartet dich

Die Abteilung AS-EXV entwickelt bildgebende und akustische Messverfahren zur Anwendung in komplexen industrierelevanten Versuchseinrichtung im Bereich der Aerodynamik. Diesbezüglich arbeitet die Abteilung mit internen und externen nationalen und internationalen Partnern in einer Vielzahl von wissenschaftlichen und administrativen Projekten zusammen. Du bist in dieser Struktur an der Schnittstelle zwischen dem wissenschaftlich-technischen und dem administrativen Aufgabenbereich der Abteilung tätig. Dort bearbeitest du als Assistent/in des Abteilungsleiters administrative, organisatorische und logistische Aufgaben in Zusammenarbeit mit den Führungskräften und wissenschaftlich-technischen Mitarbeitern der Abteilung.

Deine Aufgaben

• Prüfung und Korrektur von Daten der Personal-Einsatz-Planung der Abteilung
• Planung von Veranstaltungen und Organisation dieser in Abstimmung mit den Wissenschaftlern
• Planung, Organisation und Prüfung von Dienstreisen
• Freigabe von Veröffentlichungen in Abstimmung mit dem Abteilungsleiter und Protokollführung
• Weiterentwicklung von bestehenden Prozessen im Assistenzbereich
• Bearbeitung allgemeiner Sekretariatsaufgaben

Das bringst du mit

• abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (z.B. Kauffrau/Kaufmann für Büromanagement) oder alternativ andere für die Tätigkeit relevante Ausbildungsgänge oder gleichwertige fachbezogene Kenntnisse und nachweisbare einschlägige Berufserfahrung
• Erfahrung in der Bearbeitung klassischer Büroprozesse (z.B. Termin-, Post, Telefonmanagement)
• Erfahrung in der Organisation von Veranstaltungen (inklusive der Anwendung des Bundesreisekostenrechts)
• Kenntnisse über die Beschaffung Waren und Dienstleistungen im öffentlichen Dienst (Kenntnisse über die öffentliche Vergabe von Aufträgen)
• Kenntnisse in der Personaladministration und im Umgang mit Dokumentenmanagementsystemen
• anwendungsbezogene MS-Office Kenntnisse (Word, Excel, Outlook, PowerPoint)
• gute Englischkenntnisse

Das bieten wir dir

Das DLR steht für Vielfalt, Wertschätzung und Gleichstellung aller Menschen. Wir fördern eigenverantwortliches Arbeiten und die individuelle Weiterentwicklung unserer Mitarbeitenden im persönlichen und beruflichen Umfeld. Dafür stehen dir unsere zahlreichen Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten zur Verfügung. Chancengerechtigkeit ist uns ein besonderes Anliegen, wir möchten daher insbesondere den Anteil von Frauen in der Wissenschaft und Führung erhöhen. Bewerbungen schwerbehinderter Menschen bevorzugen wir bei fachlicher Eignung.

Wir freuen uns darauf, dich kennenzulernen!

Fragen zu dieser Position (Kennziffer 6230) beantwortet dir gerne: