Abteilungsassistenz (m/w/x)

Groupe Sii; Gaimersheim; Presencial; EUR 29.000 - 44.000; Jornada completa

Ventajas ofrecidas por este puesto de trabajo

30 Urlaubstage

Mobiles Arbeiten

Microsoft 365

Offene Kommunikation & Verantwortung

Altersvorsorge & Kinderbetreuung

JobRad-Leasing & Hansefit

Descripción de la vacante

Groupe Sii in Gaimersheim sucht eine Abteilungsassistenz (m/w/x) in einer internen und unbefristeten Festanstellung. Sie unterstützen die Abteilungsleiter organisatorisch, administrativ und koordinativ und tragen so zur effizienten Gestaltung der Abläufe bei.

Zu Ihren Aufgaben gehören Office Management, Besucherkoordination, On-/Offboarding, Reiseplanung, Korrespondenz, Berichte und Protokolle, sowie die Rechnungskoordination mit dem Backoffice.

Formación

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation.
• Mehrjährige Berufserfahrung in einer Assistenzfunktion.
• Sehr gute Deutschkenntnisse, gute Englischkenntnisse.
• Ausgeprägtes Organisationsgeschick, strukturierte, selbstständige Arbeitsweise.
• Diskretion, Zuverlässigkeit und vertrauliche Informationen

Responsabilidades

• Eigenverantwortliche Unterstützung unserer Abteilungsleiter in organisatorischen, administrativen und koordinativen Themen
• Steuerung administrativer Prozesse innerhalb der Abteilungen und Koordination interner Abläufe
• Organisation eines professionellen Office Managements inklusive Besucherkoordination, Bestellwesen, Raummanagement und Verpflegungsorganisation
• Verantwortung für das On- und Offboarding neuer Mitarbeitender sowie die Planung und Organisation von Dienstreisen
• Selbstständige Erstellung von Korrespondenz, Berichten, Protokollen, Präsentationen und weiteren Managementunterlagen
• Vorbereitung von Angebotsvorlagen, Nachverfolgung von Beauftragungszeiträumen sowie Prüfung projektbezogener Unterlagen und Abnahmeprotokolle
• Koordination und Nachverfolgung der Rechnungsstellung in enger Abstimmung mit unserem Backoffice
• Unterstützung der Abteilungsleiter bei organisatorischen Sonderthemen sowie der Planung, Vorbereitung und Nachverfolgung von Entscheidungen

Conocimientos

Organisationsgeschick

Eigeninitiative

Kommunikationsfähigkeit

Diskretion

Koordinationsfähigkeiten

Educación

Kaufmännische Ausbildung

Herramientas

Microsoft 365

Descripción del empleo

Im heutigen, dynamischen Umfeld technologischen Wandels sind intelligente IT-, Software- und Systemlösungen von zentraler Bedeutung – in komplexen, sicherheitskritischen und regulierten Technologiefeldern wie Automotive, Defence und der Luft- und Raumfahrt.

Wir vereinen Expertise in Embedded Software, moderner Softwareentwicklung, Cloud-Architekturen, Data & AI Engineering sowie ganzheitlichem Systems Engineering. So entstehen vernetzte Plattformen, smarte Datenanalysen und hochverfügbare Architekturen für komplexe, sicherheitskritische Anwendungen.

Unterstütze komplexe Projekte mit Struktur, Überblick und Organisationstalent

Mit deiner strukturierten Arbeitsweise, deinem Organisationsgeschick und deinem Verständnis für effiziente Prozesse übernimmst du Verantwortung für das operative Management administrativer Abläufe und leistest einen wichtigen Beitrag zum Erfolg unserer Abteilungen.

Werde jetzt Teil unseres Teams – in einer internen und unbefristeten Festanstellung als Abteilungsassistenz (m/w/x) mit folgenden Aufgaben am Standort Gaimersheim:

• Eigenverantwortliche Unterstützung unserer Abteilungsleiter in organisatorischen, administrativen und koordinativen Themen
• Steuerung administrativer Prozesse innerhalb der Abteilungen und Koordination interner Abläufe
• Organisation eines professionellen Office Managements inklusive Besucherkoordination, Bestellwesen, Raummanagement und Verpflegungsorganisation
• Verantwortung für das On- und Offboarding neuer Mitarbeitender sowie die Planung und Organisation von Dienstreisen
• Selbstständige Erstellung von Korrespondenz, Berichten, Protokollen, Präsentationen und weiteren Managementunterlagen
• Vorbereitung von Angebotsvorlagen, Nachverfolgung von Beauftragungszeiträumen sowie Prüfung projektbezogener Unterlagen und Abnahmeprotokolle
• Koordination und Nachverfolgung der Rechnungsstellung in enger Abstimmung mit unserem Backoffice
• Unterstützung der Abteilungsleiter bei organisatorischen Sonderthemen sowie der Planung, Vorbereitung und Nachverfolgung von Entscheidungen
• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation
• Mehrjährige Berufserfahrung in einer Assistenzfunktion, idealerweise als Abteilungsassistenz oder Management Assistenz
• Ausgeprägtes Organisationsgeschick sowie eine strukturierte, selbstständige und lösungsorientierte Arbeitsweise
• Hohe Eigeninitiative, Verantwortungsbewusstsein und die Fähigkeit, Prioritäten sicher zu setzen
• Sicheres und professionelles Auftreten sowie ausgeprägte Kommunikations- und Koordinationsfähigkeiten
• Diskretion, Zuverlässigkeit und ein souveräner Umgang mit vertraulichen Informationen
• Sehr gute Kenntnisse in den gängigen Microsoft-365-Anwendungen
• Freude an der Zusammenarbeit mit unterschiedlichen Fachbereichen sowie daran, Prozesse aktiv mitzugestalten und kontinuierlich zu verbessern
• Verhandlungssichere Deutsch- und gute Englischkenntnisse

Deine Benefits – ein echter Great Place To Work

• Flexibles Arbeiten: 30 Urlaubstage, mobile Work & flexible Zeiten – für echte Vereinbarkeit
• Modernes Setup: Cloudbasiertes Arbeiten mit Microsoft 365 für effizientes, kollaboratives Arbeiten
• Kultur, die trägt: Offene Kommunikation, klare Verantwortung und Vertrauen auf allen Ebenen
• Individuelle Entwicklung: Förderung deiner Stärken – persönlich und fachlich
• Finanzielle Extras: Zuschüsse zur Altersvorsorge, Kinderbetreuung & Mobilität (Deutschland-Ticket)
• Gesundheit & Balance: Hansefit-Sportkooperation & JobRad-Leasing

Für deine Fragen steht dir Niclas Kießling gerne zur Verfügung.

(Alle personenbezogenen Formulierungen in dieser Stellenanzeige sind geschlechtsneutral zu betrachten.)

Bei der SII Germany sind es nicht nur Ideen oder Technologien, die uns voranbringen – es sind vor allem die Menschen dahinter. Ihre Leidenschaft, ihr Know-how und ihr Mut, neue Wege zu gehen, machen den Unterschied.

Wir verbinden globale Kompetenz mit lokaler Nähe und arbeiten partnerschaftlich mit unseren Kunden zusammen, um wirkungsvolle technische Lösungen zu realisieren. Dabei erbringen wir anspruchsvolle IT- und Engineering-Dienstleistungen in technologiegetriebenen Märkten.

Wir suchen Persönlichkeiten, die nicht nur fachlich überzeugen, sondern mitdenken, mitgestalten und gemeinsam mit uns wachsen wollen. Let’s tech together!