Líder Senior de Gestión Documental y Correspondencia

Ricoh Latin America Inc; Bogotá; On-site; COP 120,000,000 - 180,000,000; Full time

Benefits offered by this job

Bienestar corporativo

Desarrollo profesional

Ambiente colaborativo

Job summary

Ricoh Colombia busca un Líder CAD / CAC - Gestión Documental para dirigir los Centros de Administración Documental y de Correspondencia a nivel regional. Coordinará operaciones, facturación y mejoras continuas, asegurando calidad y cumplimiento de SLA.

La posición interactúa con clientes corporativos regionales, lidera equipos distribuidos y gestiona proyectos de TRD y PGD para alinear el modelo operativo con las necesidades del cliente.

Qualifications

• Experiencia mínima de 5 años en liderazgo de operaciones o servicios documentales.
• Gestión de contratos de servicio, facturación e indicadores de desempeño.
• Gestión de clientes corporativos con alcance regional.

Responsibilities

• Ser el punto de contacto entre cliente y operación a nivel regional.
• Liderar operación diaria de CAD y CAC, asegurando continuidad del servicio.
• Gestionar relación operativa, contractual y comercial con el cliente.
• Asegurar el cumplimiento de SLA y diseñar planes de mejora continua.
• Coordinar y desarrollar al equipo en Colombia, promoviendo buenas prácticas.

Skills

Gestión documental

Gestión de SLA

Facturación y costos

Relación con clientes corporativos

Liderazgo de equipos distribuidos

Análisis de indicadores

Manejo de TRD/PGD

Excel avanzado

Tools

Excel avanzado

Herramientas de gestión documental

Job description

En Ricoh Colombia, somos una compañía multinacional japonesa de tecnología especializada en servicios y soluciones digitales que ayudan a las organizaciones a optimizar sus procesos, potenciar la colaboración y acelerar la transformación digital.

Nuestra filosofía se basa en crear valor para nuestros clientes, colaboradores y comunidades bajo el principio de "Amar a nuestro vecino, a nuestro país y a nuestro trabajo".

¡Imagina el cambio y construyámoslo juntos!

Descripción del rol

Nos encontramos en búsqueda de un(a) Líder CAD / CAC - Gestión Documental, responsable de liderar estratégica y operativamente los Centros de Administración Documental (CAD) y los Centros de Administración de Correspondencia (CAC), garantizando la prestación eficiente de los servicios, el cumplimiento de los acuerdos de nivel de servicio (SLA), la satisfacción del cliente y la mejora continua de los procesos documentales.

Esta posición tendrá una alta interacción con clientes corporativos de alcance regional, actuando como enlace principal entre la operación y la gestión comercial del servicio.

Objetivo del cargo

Liderar la operación integral de los servicios de gestión documental y correspondencia a nivel regional, asegurando la correcta ejecución de los procesos, el cumplimiento de indicadores de desempeño, la gestión eficiente de recursos, el control de costos, la facturación oportuna y la implementación de iniciativas de mejora continua que fortalezcan la experiencia del cliente.

Nota:

Nota: La formación académica podrá homologarse con experiencia laboral relevante que demuestre los conocimientos requeridos para el cargo.

Experiencia

• Mínimo cinco (5) años de experiencia en cargos de liderazgo de operaciones o gestión de servicios documentales.
• Experiencia en administración de contratos de servicio, seguimiento a facturación y gestión de indicadores.
• Manejo directo de clientes corporativos con alcance regional.
• Deseable experiencia liderando equipos de trabajo distribuidos en múltiples sedes o países.

Funciones principales

• Ser el principal punto de contacto entre el cliente y la operación a nivel regional.
• Liderar la operación diaria de los CAD y CAC, garantizando la continuidad del servicio.
• Gestionar la relación operativa, contractual y comercial con el cliente.
• Asegurar el cumplimiento de los acuerdos de nivel de servicio (SLA) establecidos.
• Diseñar e implementar planes de acción para el mejoramiento continuo de la operación.
• Coordinar y desarrollar al equipo de trabajo en Colombia, promoviendo buenas prácticas y estandarización de procesos.
• Supervisar y validar los procesos de facturación para garantizar exactitud y oportunidad.
• Elaborar informes de gestión y participar en comités de seguimiento con el cliente.
• Identificar oportunidades de optimización en procesos documentales y de correspondencia.
• Garantizar el cumplimiento de las políticas de seguridad de la información y gestión documental.
• Liderar proyectos relacionados con la actualización y elaboración de Tablas de Retención Documental (TRD) y Programas de Gestión Documental (PGD).
• Promover la alineación del modelo operativo con las estrategias y necesidades regionales del cliente.

Conocimientos indispensables

• Gestión documental.
• Administración de Centros de Atención de Correspondencia (CAC).
• Elaboración y actualización de TRD y PGD.
• Gestión y seguimiento de SLA.
• Excel avanzado.
• Manejo de herramientas tecnológicas de gestión documental.
• Gestión de indicadores y seguimiento operativo.
• Servicio al cliente corporativo.
• Facturación y administración de contratos de servicios.
• Conocimiento en normas internacionales.
• Experiencia liderando operaciones documentales en Latinoamérica.

Conocimientos deseables

• Metodologías de gestión de proyectos PMI y/o Scrum.
• Especialización en Gerencia de Proyectos.
• Experiencia en operaciones regionales o multinacionales.
• Gestión de equipos multiculturales o distribuidos geográficamente.

Competencias clave

• Liderazgo y desarrollo de equipos.
• Orientación al cliente.
• Planeación y organización.
• Capacidad analítica.
• Toma de decisiones.
• Negociación e influencia.
• Gestión de múltiples stakeholders.
• Enfoque en resultados y mejora continua.

Beneficios

• Oportunidad de pertenecer a una compañía multinacional líder en soluciones digitales.
• Participación en proyectos estratégicos de impacto regional.
• Desarrollo profesional y aprendizaje continuo.
• Ambiente de trabajo colaborativo e innovador.
• Programas de bienestar corporativo.
• Día de cumpleaños libre, día libre de mudanza, póliza de vida, licencia de paternidad / maternidad extendida, acceso a ADP para asesorías nutricionales, psicológicas, financieras totalmente gratuitas, licencia de luto extendida, licencia de luto por fallecimiento de mascota, entre otra serie de beneficios emocionales.

Información adicional

Horario: Lunes a viernes de 8:00 a.m. a 5:00 p.m.