auxiliar administrativo

GlOINT INTERNATIONAL PARTNERS SAS; Bogotá; Presencial; COP 20.000.000 - 28.000.000; Jornada completa

Descripción de la vacante

GLOINT INTERNATIONAL GROUP S.A.S. busca un/a profesional para brindar soporte administrativo y operativo a las áreas del grupo, asegurando la organización documental, el seguimiento de procesos y el control de información.

Se trabajará en conjunto con las gerencias y unidades de negocio, participando en la elaboración de informes, la coordinación de agendas y la atención de requerimientos internos, manteniendo confidencialidad y trazabilidad.

Responsabilidades

• Gestionar, organizar y mantener actualizados archivos físicos y digitales.
• Elaborar cartas, certificaciones, comunicaciones, actas y documentos administrativos.
• Recibir, clasificar y direccionar correspondencia y documentación.
• Mantener bases de datos y registros administrativos actualizados.
• Realizar seguimiento a solicitudes internas y tareas administrativas pendientes.
• Apoyar la elaboración de informes periódicos para las gerencias.
• Coordinar requerimientos de papelería, suministros y elementos administrativos.
• Llevar control documental de proveedores y servicios contratados.

Descripción del empleo

Objetivo del cargo

Brindar soporte administrativo y operativo a las diferentes áreas de GLOINT INTERNATIONAL GROUP S.A.S., garantizando organización documental, seguimiento de procesos, atención de requerimientos internos, control de información y apoyo a las gerencias y empresas que conforman el ecosistema GLOINT. El cargo deberá contribuir a que los procesos administrativos del grupo se ejecuten de manera ordenada, oportuna, confidencial y trazable.

Funciones principales

Gestión administrativa

• Gestionar, organizar y mantener actualizados archivos físicos y digitales.
• Elaborar cartas, certificaciones, comunicaciones, actas y documentos administrativos.
• Recibir, clasificar y direccionar correspondencia y documentación.
• Mantener bases de datos y registros administrativos actualizados.
• Realizar seguimiento a solicitudes internas y tareas administrativas pendientes.
• Apoyar la elaboración de informes periódicos para las gerencias.
• Coordinar requerimientos de papelería, suministros y elementos administrativos.
• Llevar control documental de proveedores y servicios contratados.

Apoyo a Dirección y Gerencias

• Apoyar administrativamente a Gerencia General y demás gerencias del grupo.
• Coordinar agendas, reuniones y compromisos administrativos cuando sea requerido.
• Preparar documentación y material necesario para reuniones.
• Elaborar actas y llevar seguimiento de compromisos.
• Consolidar información solicitada por Dirección General.
• Mantener control sobre fechas, vencimientos y compromisos administrativos.

Soporte al Grupo Empresarial

• Atender requerimientos administrativos de las diferentes compañías y unidades de negocio pertenecientes a GLOINT Group.
• Canalizar solicitudes hacia las áreas responsables: Financiera, Talento Humano, Comercial, Legal, Tecnología y Operaciones.
• Apoyar la implementación del Sistema Corporativo de Gestión GLOINT (SCG-GLOINT).
• Mantener organizada la documentación corporativa de las diferentes empresas y proyectos del grupo.

Control y confidencialidad

• Manejar responsablemente información administrativa, financiera y corporativa.
• Custodiar documentos confidenciales.
• Cumplir las políticas de tratamiento de datos y seguridad de la información.
• No compartir información interna sin autorización.
• Garantizar trazabilidad y correcta conservación de los documentos bajo su responsabilidad.