Auxiliar administrativa y contable

PREASESORIAS EMPRESARIALES SAS; Guayabal; Presencial; COP 20.311.000 - 24.329.000; Jornada completa

Descripción de la vacante

PREASESORIAS EMPRESARIALES SAS en Colombia busca un profesional administrativo para apoyar la gestión documental, contable y de servicio al cliente. Las tareas incluyen archivo, base de datos, facturación y cobros, con atención a proveedores y control de inventarios.

El horario es de lunes a viernes 8:00–17:00 y sábados 8:30–12:00, con contrato fijo. El sueldo básico es de 2.000.000 COP al mes, y se valorará la proactividad y organización en la sede de Guayabal, Antioquia.

Formación

• Conocimientos de administración y gestión documental.
• Experiencia en atención a clientes y soporte interno.
• Manejo de inventarios y compras de suministros.
• Conocimientos de registro contable y conciliaciones básicas.

Responsabilidades

• Recibir, clasificar y archivar documentos físicos y digitales.
• Mantener actualizado archivo general y facilitar acceso a documentos.
• Preparar bases de datos, listados y reportes administrativos.
• Atender llamadas, correos y solicitudes internas; redactar documentos.
• Apoyar en compras, cotizaciones y en la gestión de proveedores.
• Registrar ingresos/salidas de inventario y gestionar pagos a proveedores.
• Preparar reportes de gestión administrativa y reportes contables básicos.
• Apoyar en trámites ante entidades públicas o privadas.

Conocimientos

Administración

Gestión documental

Atención al cliente

Inventarios básicos

Pagos a proveedores

Herramientas

Sistemas contables

Descripción del empleo

Tipo de contrato: Fijo Horario de trabajo: Lunes – viernes 8:00am 5:00pm sábados: 8:30am 12:00pm Sueldo Basico 2.000.000

Funciones Administrativas

Gestión Documental

• Recibir, clasificar, archivar y custodiar documentos físicos y digitales.
• Mantener actualizado el archivo general y facilitar el acceso a la documentación.
• Preparar y actualizar bases de datos, listados y reportes administrativos.

Atención y Soporte Interno

• Atender llamadas telefónicas, correos electrónicos y solicitudes internas.
• Redactar y elaborar cartas o documentos necesarios.
• Apoyar en actividades de servicio al cliente y recepción, cuando se requiera.

Compras y Suministros

• Solicitar cotizaciones y apoyar en la compra de materiales y suministros.
• Administrar inventarios básicos de papelería y materiales de oficina.
• Registrar ingresos y salidas de inventario administrativo.

Apoyo Administrativo General

• Realizar trámites ante entidades públicas o privadas.
• Mantener organizada la oficina: insumos, documentos, equipos, correspondencia.
• Preparar reportes periódicos de gestión administrativa.
• Despachar pedido a clientes.
• Manejar los clientes distribuidores.
• Elaborar la relación de las comisiones mensualmente.
• Hacer seguimiento de ventas semanalmente.
• Realizar pagos a proveedores, manejos de los bancos.
• Mantener registros del pago de los domiciliarios.
• Confirmar que no queden pagos de clientes pendientes por identificar.

Funciones Contables Registro Contable

• Registrar facturas de compra, venta y gastos en el sistema contable.
• Realizar causaciones, provisiones y conciliaciones básicas.
• Controlar y actualizar libros auxiliares y reportes contables.

Cuentas por Cobrar y Pagar

• Registrar pagos a proveedores y gestionar vencimientos.
• Elaborar y enviar facturas a clientes.
• Hacer seguimiento a cartera vencida y apoyar en la gestión de cobro.

Conciliaciones

• Realizar conciliaciones bancarias mensuales.
• Realizar conciliaciones del efectivo.

Soporte a la Contabilidad General

• Apoyar en la preparación de reportes financieros internos.
• Organizar soportes para declaraciones tributarias.
• Preparar documentación para auditorías internas o externas.