Auxiliar administrativo

GEOTECHNICS S.A.; Bogotá; Presencial; COP 20.088.000 - 29.016.000; Jornada completa

Descripción de la vacante

GEOTECHNICS S.A. busca personal administrativo para brindar apoyo integral en las oficinas, gestionar comunicaciones y entregar una adecuada atención a clientes, proveedores y visitantes.

La posición implica recibir y clasificar documentos, generar informes y mantener archivos y bases de datos actualizados, así como coordinar reuniones y apoyos logísticos. También se espera apoyar el área de HSEQ y proyectos con la gestión documental.

Responsabilidades

• Brindar apoyo integral en actividades administrativas y operativas.
• Recibir, atender y orientar a visitantes, clientes y proveedores.
• Gestionar llamadas, correos y otros canales de comunicación de la empresa.
• Control y distribución de documentos, facturas y correspondencia.
• Apoyar la elaboración, digitación y organización de informes y bases de datos.
• Mantener archivo y trazabilidad de la información.
• Apoyar la gestión documental de proyectos y de áreas relacionadas.
• Apoyar áreas como HSEQ con la organización de evidencias y documentos.

Descripción del empleo

Administrativas

Brindar apoyo integral en las actividades administrativas y operativas de la empresa, contribuyendo al adecuado funcionamiento de la oficina y al cumplimiento oportuno de los procesos internos. Recibir, atender y orientar a visitantes, clientes, proveedores y demás terceros, suministrando la información correspondiente y direccionándolos con el área responsable. Gestionar y atender llamadas telefónicas, correos electrónicos y demás canales de comunicación de la empresa, realizando el seguimiento correspondiente y garantizando la adecuada recepción, clasificación y distribución de la información. Recibir, revisar, organizar y distribuir documentos, correspondencia, facturas, recibos, informes, memorandos, cotizaciones, órdenes de compra, cuentas de cobro y demás documentación administrativa. Apoyar la elaboración, digitación, actualización y organización de documentos, informes, bases de datos, cuadros de control, formatos, actas y hojas de cálculo requeridos por la empresa. Realizar el archivo, clasificación y custodia de documentos físicos y digitales, manteniendo actualizados los sistemas de archivo y garantizando la disponibilidad y trazabilidad de la información. Realizar el escaneo, digitalización y respaldo de documentos físicos, manteniendo una adecuada organización de las carpetas digitales y aplicando los criterios de confidencialidad y manejo de la información establecidos por la empresa. Apoyar el control y seguimiento de facturas, cuentas de cobro, órdenes de servicio, órdenes de compra, pagos, documentos de proveedores y demás soportes administrativos, informando oportunamente al responsable sobre documentos pendientes, inconsistencias o vencimientos. Apoyar la elaboración y seguimiento de solicitudes de cotización, compras, servicios, suministros y requerimientos internos, realizando el contacto y seguimiento con proveedores cuando sea necesario y de acuerdo con las instrucciones de la administración. Apoyar la programación y coordinación de reuniones, visitas, capacitaciones, comités y demás actividades administrativas, incluyendo la preparación de documentos, agendas, espacios y soportes requeridos. Mantener actualizadas las bases de datos de clientes, proveedores, trabajadores, contratistas y demás terceros relacionados con la empresa, de acuerdo con la información disponible y las instrucciones de la administración. Brindar apoyo en la preparación de información requerida para procesos contables, financieros, laborales, contractuales, administrativos y de gestión documental, sin asumir funciones profesionales o responsabilidades que correspondan a otras áreas especializadas. Apoyar la gestión documental de los proyectos de la empresa, realizando la organización, radicación, control, seguimiento y archivo de comunicaciones, informes, actas, solicitudes, entregables y demás documentos relacionados con los proyectos.

Apoyo a HSEQ

Apoyar el área HSEQ: Brindar apoyo administrativo al área HSEQ en la organización, actualización, control y archivo de la documentación del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo y demás documentos del sistema de gestión de la empresa. Apoyar la programación y logística de inducciones, reinducciones, capacitaciones, reuniones y actividades HSEQ. Realizar seguimiento documental a los registros requeridos para el ingreso y permanencia de trabajadores, contratistas y proveedores, de acuerdo con los procedimientos establecidos por la empresa. Apoyar la organización de evidencias, formatos, registros, inspecciones, capacitaciones y demás documentación requerida por el responsable HSEQ. Apoyar el seguimiento a la documentación de contratistas y personal de los proyectos, informando oportunamente sobre documentos pendientes, vencidos o que requieran actualización. Mantener organizada y disponible la documentación HSEQ para auditorías, revisiones internas, requerimientos de clientes y demás procesos de control.

Apoyo general a la empresa

Apoyo general a la empresa: Atender y gestionar oportunamente los requerimientos administrativos asignados por la gerencia, dirección o responsables de las diferentes áreas. Mantener comunicación permanente con las áreas de la empresa para facilitar el flujo de información y la coordinación de actividades. Realizar seguimiento a tareas administrativas pendientes y reportar oportunamente avances, novedades, dificultades o requerimientos que puedan afectar el desarrollo normal de las actividades. Mantener su puesto y área de trabajo limpia, organizada y en condiciones adecuadas para el desarrollo de sus funciones. Dar adecuado uso y conservación a los equipos, herramientas, documentos y recursos asignados. Cumplir las políticas, procedimientos, reglamentos internos, normas de confidencialidad, seguridad de la información y demás disposiciones establecidas por la empresa. Realizar las demás funciones administrativas y de apoyo que le sean asignadas por su jefe inmediato, siempre que correspondan a la naturaleza y propósito del cargo.