Analista administrativo

Café Quindío S.A.S; Capital; On-site; COP 40,000,000 - 70,000,000; Full time

Job summary

Café Quindío S.A.S busca un Coordinador Administrativo con experiencia en gestión de recursos, control de presupuestos y administración de contratos para garantizar la continuidad de servicios y la eficiencia operativa.

Será responsable de gestionar pólizas, seguros, proveedores y activos fijos, asegurando el cumplimiento de políticas internas y requisitos legales en una operación nacional.

Qualifications

• Experiencia mínima de 3 años en coordinación o gestión de procesos administrativos.
• Experiencia en control presupuestal, gastos y gestión de activos.
• Gestión y seguimiento de contratos, pólizas y seguros.
• Conocimiento de contratación, requisitos legales y gestión documental.
• Capacidad de liderar equipos y gestionar proveedores.
• Gestión de riesgos y continuidad del negocio.

Responsibilities

• Controlar gastos administrativos frente al presupuesto aprobado.
• Consolidar y mantener actualizada la información de gastos de mantenimiento y tecnología.
• Gestionar servicios administrativos asociados al área de tecnología.
• Coordinar pólizas y seguros, incluyendo cotización, requisitos, aprobación y vigencias.
• Administrar relación con corredores de seguros y aliados estratégicos.
• Controlar y seguir contratos y seguros.
• Gestionar asuntos legales y regulatorios junto a la Gerencia Administrativa.
• Velar por la política de gastos de viaje y aprobar cotizaciones de tiquetes y alojamiento.
• Mantener inventario de activos fijos de oficinas.
• Garantizar seguimiento a requerimientos administrativos.

Skills

Liderazgo

Negociación

Planeación

Análisis

Seguimiento

Comunicación asertiva

Gestión del tiempo

Proactividad

Toma de decisiones

Orientación a resultados

Resolución de problemas

Adaptabilidad

Orientación al servicio

Pensamiento estratégico

Education

Profesional en Administración de Empresas, Ingeniería Industrial, Finanzas, Contaduría Pública, Derecho o carreras afines

Deseable formación complementaria en gestión administrativa, contratación, gestión de riesgos, seguros, control presupuestal o gestión de proyectos

Tools

Excel

SAGRILAFT

Job description

omos una empresa comprometida con la calidad, la eficiencia operativa y el crecimiento de nuestra marca a nivel nacional. Actualmente buscamos un(a) Coordinador(a) Administrativo(a) que cuente con experiencia en gestión administrativa, control presupuestal, administración de contratos, pólizas y seguros, gestión de proveedores y seguimiento a procesos de soporte corporativo, con capacidad para garantizar el adecuado control de los recursos y la continuidad de los servicios de la compañía.

Buscamos una persona estratégica, organizada, analítica y orientada a resultados, con habilidades de negociación, planeación y seguimiento, capaz de liderar procesos administrativos, gestionar relaciones con aliados estratégicos y asegurar el cumplimiento de las políticas, procedimientos y disposiciones legales y regulatorias aplicables a la operación, articulando su gestión con las diferentes áreas de la organización.

Formación académica

• Profesional en Administración de Empresas, Ingeniería Industrial, Finanzas, Contaduría Pública, Derecho o carreras afines.
• Deseable formación complementaria en gestión administrativa, contratación, gestión de riesgos, seguros, control presupuestal o gestión de proyectos.

Experiencia

• Mínimo tres (3) años de experiencia en cargos de coordinación, supervisión o gestión de procesos administrativos.
• Experiencia en control presupuestal, seguimiento y optimización de gastos administrativos y gestión de activos fijos.
• Experiencia en administración y seguimiento de contratos, pólizas, seguros y relaciones con proveedores y aliados estratégicos.
• Deseable experiencia en gestión de riesgos, continuidad del negocio, asuntos legales y regulatorios, y administración de servicios generales.
• Experiencia liderando equipos de trabajo o supervisando personal administrativo.

Objetivo del cargo

Coordinar y controlar los procesos administrativos de la compañía, garantizando la adecuada gestión presupuestal, contractual, de pólizas y seguros, proveedores, activos fijos y servicios generales, así como el cumplimiento de las políticas internas y requerimientos legales y regulatorios. Asegurar el seguimiento oportuno a los compromisos administrativos, la mitigación de riesgos y la continuidad de los servicios, promoviendo la optimización de los recursos y la eficiencia de los procesos en las diferentes áreas de la organización.

Tu reto

• Controlar y hacer seguimiento a los gastos administrativos de la compañía frente al presupuesto aprobado.
• Consolidar y mantener actualizada la información de gastos de mantenimiento y tecnología, garantizando la trazabilidad y disponibilidad de la información para el análisis y la toma de decisiones.
• Gestionar los servicios administrativos asociados al área de tecnología.
• Coordinar la gestión de pólizas y seguros de la compañía, incluyendo cotización, revisión de requisitos, aprobación, actualización, archivo y seguimiento a vigencias, vencimientos y reclamaciones por siniestros.
• Administrar la relación con el corredor de seguros y demás aliados estratégicos, coordinando reuniones de seguimiento, planes de mejoramiento, asesorías externas y consultorías.
• Controlar y realizar seguimiento a los contratos y seguros.
• Anticipar y gestionar las renovaciones, actualizaciones y vencimientos contractuales, garantizando el cumplimiento de los tiempos establecidos y evitando interrupciones en la prestación de los servicios.
• Gestionar, en articulación con la Gerencia Administrativa, los asuntos legales y regulatorios que requieran atención prioritaria, incluyendo denuncias, demandas, derechos de petición y requerimientos de entidades externas.
• Velar por el cumplimiento de la política de gastos de viaje de la compañía, revisando y aprobando las cotizaciones de tiquetes, alojamiento y demás gastos gestionados por el Auxiliar Administrativo.
• Controlar y mantener actualizado el inventario de activos fijos de las oficinas de San Pedro y Bogotá, garantizando su adecuada administración y trazabilidad.
• Garantizar el seguimiento oportuno a los requerimientos administrativos de las diferentes áreas, promoviendo la articulación interna y la calidad en la prestación de los servicios.

Conocimientos técnicos

• Gestión administrativa y coordinación de servicios corporativos.
• Elaboración, seguimiento y control de presupuestos y gastos administrativos.
• Administración y control de contratos, proveedores y aliados estratégicos.
• Gestión de pólizas, seguros, renovaciones y reclamaciones por siniestros.
• Conocimientos en contratación, requisitos legales y gestión documental.
• Gestión de riesgos asociados a terceros y procesos contractuales.
• Conocimientos en continuidad del negocio y manejo de crisis.
• Control de activos fijos e inventarios administrativos.
• Administración de servicios generales, seguridad física y suministros.
• Manejo de plataformas administrativas y herramientas de gestión documental.
• Conocimientos en SAGRILAFT y requerimientos de entidades regulatorias.
• Manejo de herramientas ofimáticas, especialmente Excel.

Competencias

• Planeación y organización.
• Capacidad analítica y orientación al detalle.
• Liderazgo y supervisión de equipos.
• Negociación y relacionamiento estratégico.
• Orientación a resultados.
• Toma de decisiones.
• Seguimiento y control.
• Comunicación asertiva.
• Proactividad e iniciativa.
• Gestión del tiempo y priorización.
• Resolución de problemas.
• Adaptabilidad y flexibilidad.
• Orientación al servicio.
• Pensamiento estratégico y mejora continua.