Analista Jr Administrativa

Chilitaco

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COP 20,088,000 - 31,248,000

Full time

2 days ago

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Benefits offered by this job

Prestaciones de Ley

Auxilio de transporte

Job summary

Chilitaco busca un Analista Jr Administrativa para apoyar la gestión documental, control de contratos y trámites ante entidades. Reportarás a la Gerencia Administrativa y colaborarás estrechamente con equipos internos para garantizar cumplimiento y confidencialidad.

Se valorará experiencia en ministerios/alianzas, manejo de actas y minutas, y dominio de herramientas de Microsoft 365. Puesto presencial en Cali/Palmira con horario de oficina.

Qualifications

Profesional en Administración de Empresas, Ingeniería Industrial, Negocios Internacionales, Economía o afines.
2 a 3 años en cargos administrativos, ideal brindando soporte a gerencias.
Experiencia en gestión documental, seguimiento de contratos y trámites ante entidades públicas.

Responsibilities

Gestión del sistema documental y archivo corporativo.
Mantenimiento de la matriz de contratos, poderes y autorizaciones, y alertas de vencimientos.
Gestión de trámites ante Cámara de Comercio, DIAN y otras entidades.
Elaboración de actas, minutas y reportes para gerencia y socios.
Apoyo en reuniones de negociación y seguimiento de compromisos contractuales.

Skills

Planeación y organización

Atención al detalle

Seguimiento y control

Proactividad

Multitarea

Comunicación asertiva

Servicio al cliente interno

Manejo de información confidencial

Trabajo en equipo

Education

Título universitario en Administración de Empresas, Ingeniería Industrial, Negocios Internacionales, Economía

Tools

SharePoint

Microsoft Office

Excel

Job description

¡Hola! Somos Chilitaco, una reconocida cadena de restaurantes Tex-Mex en las ciudades de Cali y Palmira, donde ofrecemos productos con MUCHO SABOR, FRESCURA y CALIDAD.

Estamos en búsqueda de un(a) Analista Jr Administrativa, una persona con con habilidades de planeación y organización, atención al detalle, seguimiento y control, proactividad, capacidad para gestionar múltiples actividades simultáneamente, comunicación asertiva, servicio al cliente interno, manejo de información confidencial, trabajo en equipo.

Propósito Del Cargo

Responsable de administrar, controlar y mantener al día los procesos documentales, contractuales, corporativos y de trámites de la compañía, garantizando que los contratos, poderes, seguros, permisos y documentos societarios estén vigentes, completos y disponibles, y que ningún vencimiento u obligación se pase sin alerta previa. Reporta a la Gerencia Administrativa.

Sistema documental y archivo corporativo
Es responsable del diseño, la administración y la actualización del sistema documental de la compañía: estructura de carpetas, nomenclatura, control de versiones, y depuración de duplicados y documentos obsoletos.
Administra la documentación societaria (actas, libros, certificados, poderes) y mantiene el archivo corporativo completo y auditable.
Define y mantiene los accesos y la confidencialidad de la información documental, según los lineamientos de la Gerencia Administrativa.
Elabora y entrega mensualmente un informe del estado documental y de cumplimiento.
Gestión contractual y de cumplimiento
Es responsable de la matriz de contratos, poderes y autorizaciones: la mantiene actualizada y gestiona de forma proactiva vencimientos, renovaciones, modificaciones y obligaciones, alertando con anticipación a los responsables.
Es el enlace con la firma de abogados externa: prepara y consolida la información de cada caso, hace seguimiento a los tiempos de respuesta y responde por que cada contrato quede revisado, firmado y archivado.
Controla la vigencia de permisos, licencias, certificados sanitarios y demás documentos obligatorios de todos los puntos de venta, la planta y la oficina.
Administra las pólizas de seguros: vigencias, renovaciones, endosos y trámite de siniestros con el corredor.
Trámites ante entidades
Es responsable de gestionar de principio a fin los trámites ante Cámara de Comercio, DIAN, alcaldías, secretarías, curadurías, bancos y demás entidades, asegurando que se radiquen y se cierren en los tiempos previstos.
Lleva un tablero de seguimiento de trámites con estado, responsable y fecha límite, y escala oportunamente los que estén en riesgo.
Soporte a la negociación y a la gerencia
Acompaña las reuniones de negociación o revisión contractual lideradas por la Gerencia Administrativa. Es responsable de dejar la minuta o el correo de seguimiento con los compromisos, y de hacerles seguimiento hasta su cierre.
Elabora presentaciones, informes y reportes para la gerencia y los socios.
Mejora de procesos
Identifica vacíos en los procesos documentales y contractuales, y propone controles, plantillas y procedimientos para estandarizarlos.

Requisitos

Profesional en Administración de Empresas, Ingeniería Industrial, Negocios Internacionales, Economía o carreras afines.
2 a 3 años en cargos administrativos, preferiblemente brindando soporte a gerencias o direcciones administrativas. Se valorará experiencia en gestión documental, seguimiento de contratos, trámites ante entidades públicas, manejo de matrices de control, seguros corporativos, elaboración de actas y minutas, y plataformas documentales (SharePoint o similares).

Conocimientos Específicos

Microsoft Office (Excel, Word, PowerPoint) y Microsoft 365 / SharePoint
Gestión documental y control de versiones
Elaboración de actas, minutas y comunicaciones ejecutivas
Organización de archivos físicos y digitales
Conocimientos básicos de contratación comercial y trámites administrativos (no se requiere formación jurídica)
Excelente redacción y ortografía

Habilidades y Competencias