Jefe Administrativo Bogotá

Wal Agencia Digital S.A.S.; Bogotá; On-site; COP 60,000,000 - 90,000,000; Full time

Job summary

WAL AGENCIA DIGITAL S.A.S. busca un Administrativo(a) Jefe con experiencia en servicios para liderar los procesos administrativos, contables y financieros de la organización.

Supervisará facturación, presupuestos, pagos a proveedores y la gestión de cartera, garantizando el cumplimiento de políticas y normativas internas. El/la candidato/a ideal maneja inventarios, activos fijos y SG-SST, coordina con áreas contables y de tesorería y gestiona documentación, contratos y licitaciones con enfoque

Qualifications

• Facturación electrónica y gestión de cartera y tesorería.
• Elaboración y control de presupuestos.
• Programación de pagos y conciliaciones.
• Gestión documental y control de activos.
• Conocimientos en SG-SST y legislación laboral básica.
• Manejo de plataformas bancarias y Excel avanzado.

Responsibilities

• Liderar elaboración y seguimiento de facturación, cotizaciones, presupuestos y órdenes de compra.
• Programar pagos a proveedores en plataformas bancarias con supervisión.
• Coordinar con áreas contables y tesorería la cartera de la empresa.
• Administrar caja menor y compras online.
• Organizar documentación administrativa y mantener inventarios.
• Elaborar manuales de procesos y políticas administrativas.
• Analizar indicadores del proceso administrativo, especialmente gastos.
• Gestionar compras y proveedores de mantenimiento y dotaciones.
• Apoyar en licitaciones y registro de proveedores/clientes.

Skills

Facturación electrónica

Cartera y tesorería

Presupuestos

Pagos y conciliaciones

Control documental

Indicadores de gestión

Inventarios y activos fijos

SG-SST

Legislación laboral básica

Manejo de plataformas bancarias

Excel

Google Sheets

Tools

SG-SST

Excel

Google Sheets

Job description

Nos encontramos en la búsqueda de un(a) Administrativo(a) Jefe con experiencia en empresas de servicios, que cuente con sólidos conocimientos administrativos, contables y financieros. Será responsable de liderar y supervisar los procesos administrativos de la organización, garantizando el adecuado control de los recursos, la correcta ejecución de los procedimientos internos y el cumplimiento de las obligaciones legales, contables y operativas de la compañía.

¿Qué harás?

• Liderar la elaboración y seguimiento de la facturación, cotizaciones, presupuestos, remisiones y órdenes de compra en coordinación con la alta dirección.
• Programar, estructurar y ejecutar pagos a proveedores en plataformas bancarias, bajo supervisión de la Dirección y el área contable.
• Coordinar con áreas contables y de tesorería de los clientes para brindar seguimiento y supervisión de la cartera de la empresa.
• Administrar la caja menor (gastos y reembolsos) y ejecutar compras online (tiquetes, servidores, plataformas, pagos con tarjeta de crédito, etc.).
• Organizar y archivar la documentación administrativa, creando y manteniendo el inventario físico y digital de la empresa, y llevando control del uso adecuado de activos fijos.
• Elaborar manuales de procesos administrativos y contables, implementando políticas que beneficien a la organización.
• Consolidar y analizar los indicadores del proceso administrativo, con especial foco en los gastos.
• Coordinar compras administrativas, papelería, envíos y recursos tecnológicos (hardware/software), además de gestionar proveedores de mantenimiento y dotaciones.
• Efectuar cambios logísticos que fomenten la eficiencia en el trabajo y velar por el mantenimiento de las instalaciones físicas.
• Apoyar en licitaciones particulares y estatales, así como registrar proveedores y clientes con la documentación legal correspondiente.
• Elaborar y dar seguimiento a contratos de clientes, sus renovaciones y otrosíes.
• Implementar, supervisar y cumplir los programas definidos en el SG-SST, manteniendo un ambiente con adecuadas condiciones de higiene y seguridad.
• Participar en capacitaciones, simulacros e inspecciones, conociendo el plan de emergencias y las medidas ante contingencias o siniestros.
• Reportar actos, condiciones inseguras y accidentes; mantenerse informado de las reuniones del COPASST y contribuir al mejoramiento continuo.
• Conocer los riesgos de exposición y dar estricto cumplimiento al Reglamento Interno de Trabajo y de -Higiene y Seguridad Industrial.
• Gestionar directamente con clientes y atender requerimientos de la agencia cuando sea indicado.
• Coordinar la atención de visitas de clientes o prospectos en las dependencias de la empresa.
• Solicitar y enviar certificados o documentación requerida a clientes.

Conocimientos Indispensables

• Facturación electrónica, cartera y tesorería.
• Elaboración y control de presupuestos.
• Programación de pagos y conciliaciones.
• Control documental y gestión administrativa.
• Indicadores de gestión y análisis financiero.
• Administración de inventarios y activos fijos
• Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo (SG-SST).
• Legislación laboral básica y procesos de contratación.
• Manejo de plataformas bancarias.
• Excel intermedio o avanzado.
• Google Sheets.