Asistente

iF Chile; Santiago; Presencial; CLP 7 812 000 - 12 276 000; Tempo integral

Resumo da oferta

iF Chile busca un/a Asistente de Sede para asegurar el correcto funcionamiento de sus instalaciones y brindar una atención cercana y profesional a miembros de la comunidad. El rol implica gestión administrativa, coordinación de reservas y soporte operativo diario.

Se requiere experiencia mínima de 3 años en puestos similares, habilidades de organización y proactividad. Se valorará dominio de herramientas Office y plataformas de gestión utilizadas en la sede.

Qualificações

• Experiencia laboral mínima de 3 años en funciones similares (recepción, administración, atención al cliente).
• Manejo de herramientas Office y plataformas digitales de gestión.
• Capacidad de organización, seguimiento de tareas y servicio al cliente.

Responsabilidades

• Administrar y coordinar reservas de salas y orientar a clientes sobre plataformas de reserva.
• Verificar funcionamiento de servicios e instalaciones e comunicar incidencias.
• Gestionar cotizaciones con proveedores y coordinar mantención para la sede.
• Apoyar seguimiento de solicitudes e incidencias hasta su resolución.
• Recibir, registrar y gestionar correspondencia y entregas para clientes.

Conhecimentos

Atención al cliente

Organización

Comunicación interpersonal

Proactividad

Gestión administrativa

Office

Ferramentas

Office

Nexus

ERP

Descrição da oferta de emprego

¡En iF Chile buscamos un/a Asistente de Sede!

¿Te gusta la atención al cliente, eres una persona organizada y disfrutas que todo funcione correctamente? ¡Esta oportunidad puede ser para ti!

En iF Chile somos una empresa especializada en espacios de trabajo flexibles, oficinas, salas de reuniones, auditorios y producción de eventos, ofreciendo soluciones a empresas y equipos de distintos tamaños y etapas de desarrollo.

Buscamos incorporar a nuestro equipo un/a Asistente de Sede, que contribuya al correcto funcionamiento de nuestras instalaciones mediante una atención cercana y profesional, una gestión administrativa ordenada y una respuesta oportuna a los requerimientos operacionales de nuestros clientes.

Queremos sumar a una persona proactiva, responsable, resolutiva y con alta orientación al servicio, que disfrute trabajar en equipo y sea capaz de gestionar distintas tareas de manera simultánea.

¿Cuáles serán tus principales responsabilidades?

• Administrar y coordinar las reservas de salas de reuniones, entregando orientación a los clientes sobre el uso de las plataformas de reserva.
• Verificar el correcto funcionamiento de los servicios e instalaciones, identificando y comunicando oportunamente cualquier incidencia.
• Gestionar cotizaciones con proveedores y coordinar requerimientos de mantención, informando a la Jefa de Comunidad sobre problemas detectados o reportados.
• Apoyar el seguimiento de solicitudes e incidencias hasta su resolución, contribuyendo a mantener una sede operativa y en óptimas condiciones de servicio.
• Orientar a los clientes sobre el uso de impresoras, máquinas de café, estacionamientos y otros servicios disponibles.
• Recibir y atender cordialmente a los miembros de la comunidad, clientes, visitantes y proveedores que ingresen a la sede.
• Recibir, registrar y gestionar la entrega de correspondencia, encomiendas y productos destinados a los clientes.
• Entregar información y orientación sobre los servicios y el funcionamiento de la sede.
• Elaborar y gestionar documentos solicitados por la jefatura, tales como correos de citación, comunicaciones internas, contratos y otros documentos administrativos.
• Apoyar la gestión de facturación, solicitudes de facturas, comprobantes de garantía y documentación asociada a los servicios contratados.
• Realizar recordatorios de pago y gestiones de cobranza cuando sean solicitados por la jefatura directa.
• Mantener actualizada y ordenada la información y documentación correspondiente a la sede.
• Ingresar, consultar y actualizar información en las plataformas y sistemas internos de la empresa, tales como Office, Nexus, ERP y otras herramientas de gestión.
• Colaborar en la organización y ejecución de actividades de la sede, como cumpleaños, desayunos y otros eventos solicitados por la jefatura.

¿Qué buscamos en ti?

Experiencia laboral comprobable mínima de 3 años en funciones similares, idealmente en recepción, administración, atención al cliente, hotelería, servicios corporativos o coworking; Excelentes habilidades de atención al cliente y comunicación interpersonal; Capacidad de organización, planificación y seguimiento de tareas; Proactividad; Capacidad para resolver problemas y trabajar colaborativamente; Manejo de herramientas Office y disposición para aprender y utilizar plataformas digitales de gestión.