Zentrale Organisationsassistenz – Institutsleitung (60%)

ZHAW; Winterthur; Hybrid; CHF 60,000 - 75,000; Part time

Benefits offered by this job

Homeoffice möglich

Job summary

Die ZHAW Zürcher Hochschule für Angewandte Wissenschaften sucht eine Administrative Assistenz der Institutsleitung (60%). Sie unterstützen das Institut im operativen Tagesgeschäft, planen Termine, koordinieren Sitzungen und organisieren interne Veranstaltungen.

Sie arbeiten eng mit Anspruchsgruppen, erstellen Protokolle auf Deutsch und dokumentieren sorgfältig. Erwartet wird eine kaufmännische Grundausbildung sowie mehrjährige Assistenz-Erfahrung; MS Office-Kenntnisse sind erforderlich.

Qualifications

• Sie verfügen über eine kaufmännische Grundausbildung und mehrjährige Berufserfahrung in einer Assistenz- oder Koordinationsfunktion.
• Sie organisieren und priorisieren souverän und behalten auch in hektischen Situationen den Überblick.
• Sie arbeiten gerne mit digitalen Prozessen und IT-Systemen.
• Mit MS Office arbeiten Sie sicher und routiniert.
• Sie kommunizieren stilsicher auf Deutsch und sehr gut auf Englisch.
• Sie überzeugen durch Sozialkompetenz und ein ausgeprägtes Dienstleistungsverständnis.
• Sie arbeiten selbstständig, strukturiert und zuverlässig, denken voraus und packen dort an, wo Unterstützung gefragt ist.

Responsibilities

• Sie unterstützen die Institutsleitung im operativen Tagesgeschäft.
• Sie planen und koordinieren Termine, Sitzungen und administrative Abläufe.
• Sie organisieren Projekttreffen, Kongresse und interne Veranstaltungen.
• Sie erstellen Protokolle in deutscher Sprache und sorgen für eine sorgfältige Dokumentation.
• Sie koordinieren Reisebuchungen für Mitarbeitende und Gäste.
• Als zentrale Drehscheibe stellen Sie den Informationsfluss zwischen internen und externen Anspruchsgruppen sicher.

Skills

Organisationstalent

Koordination

Eventkoordination

Protokollführung

Reisekoordination

Sprachkenntnisse DE/EN

Education

Kaufmännische Grundausbildung

Tools

MS Office

Digitale Prozesse

IT-Systeme

Job description

Die ZHAW Zürcher Hochschule für Angewandte Wissenschaften sucht eine Administrative Assistenz der Institutsleitung (60%). Sie unterstützen das Institut im operativen Tagesgeschäft, planen Termine, koordinieren Sitzungen und organisieren interne Veranstaltungen.

Sie arbeiten eng mit Anspruchsgruppen, erstellen Protokolle auf Deutsch und dokumentieren sorgfältig. Erwartet wird eine kaufmännische Grundausbildung sowie mehrjährige Assistenz-Erfahrung; MS Office-Kenntnisse sind erforderlich.