Verwaltungsassistent/in, zweisprachig – Studiensekretariat

Hefr; Freiburg; Vor Ort; CHF 70.000 - 95.000; Vollzeit

Zusammenfassung

Die Hochschule für Technik und Architektur Freiburg (HTA-FR) sucht eine zweisprachige Verwaltungsassistenz für das Studiensekretariat. Sie unterstützen die Kernprozesse des Sekretariats, bearbeiten Zulassungsdossiers, organisieren Semesterbeginn und -abschluss und erteilen Auskünfte an Studieninteressierte, Studierende, Dozierende und Studiengangsleitungen.

Sie arbeiten in einem mehrsprachigen Umfeld, nutzen MS Office, IS-Academia, SharePoint oder Salesforce Education, und tragen zur

Qualifikationen

• EFZ als Kaufmann/-frau oder gleichwertige Ausbildung.
• Mehrjährige Berufserfahrung im Bereich der administrativen Verwaltung von Ausbildungsprogrammen ist von Vorteil.
• Gute Kommunikationsfähigkeit in Deutsch und Französisch, teamorientiert und sorgfältig.

Aufgaben

• Mitwirkung bei den Kernprozessen des Studiensekretariats (Bearbeitung der Zulassungsdossiers, Organisation des Semesterbeginns, Semesterabschluss usw.)
• Erteilen von Auskünften an Studieninteressierte, Studierende, Dozierende sowie Studiengangsleitungen (Zulassungsbedingungen, Studienfortschritt, Reglemente)
• Vorbereitung, Bearbeitung und Aktualisierung der Studiendaten mithilfe entsprechender Verwaltungstools
• Korrespondenz mit Studienbewerberinnen und -bewertern sowie mit Studierenden (Zulassung, Resultate usw.)
• Mitwirkung bei der Entwicklung des Dienstes in Zusammenarbeit mit beteiligten Diensten (Informatik- oder Kommunikationsdienst)
• Mitarbeit bei der Organisation und Durchführung diverser Events (Tag der offenen Tür, Infoveranstaltungen, Diplomfeier usw.)
• Anfertigung punktueller Übersetzungen für das Studiensekretariat
• Mitwirken bei Aktivitäten im Bereich des digitalen Marketings

Kenntnisse

Zweisprachigkeit Deutsch/Französisch

Organisationstalent

Kommunikationsfähigkeit

Ausbildung

EFZ als Kaufmann/-frau oder gleichwertige Ausbildung

Tools

MS Office

IS-Academia

SharePoint

Salesforce Education

Jobbeschreibung

Verwaltungsassistent/in, zweisprachig – Studiensekretariat

Arbeitsort:

Arbeitsort: Schweiz , Freiburg , Fribourg

Branche: Staatsverwaltung

Funktion:

Funktion: Administration / Lohnbuchhaltung

Niederlassung:

Datum der letzten Aktualisierung:

Datum der letzten Aktualisierung: 30/09/2026 Verfallsdatum: 23/10/2026

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Stellenbeschreibung

Die Hochschule für Technik und Architektur Freiburg (HTA-FR) ist Mitglied der Fachhochschule West schweiz (HES-SO) und bietet zweisprachige Ausbildungen auf Bachelor- und Masterstufe an.

Aufgaben und Tätigkeitsgebiete

• Mitwirkung bei den Kernprozessen des Studiensekretariats (Bearbeitung der Zulassungsdossiers, Organisation des Semesterbeginns, Semesterabschluss usw.)
• Erteilen von Auskünften an Studieninteressierte, Studierende, Dozierende sowie Studiengangsleitungen (z. B. betreffend Zulassungsbedingungen, Studienfortschritt, Reglemente)
• Vorbereitung, Bearbeitung und Aktualisierung der Studiendaten mithilfe entsprechender Verwaltungstools
• Korrespondenz mit Studienbewerberinnen und -bewerbern sowie mit Studierenden (Zulassung, Resultate usw.)
• Mitwirkung bei der Entwicklung des Dienstes (Änderungen von Regelungen und Prozessen, technische und funktionale Entwicklungen, Anpassung von Dokumenten usw.) in Zusammenarbeit mit beteiligten Diensten (z. B. Informatik- oder Kommunikationsdienst)
• Mitarbeit bei der Organisation und Durchführung diverser Events (Tag der offenen Tür, Infoveranstaltungen, Diplomfeier usw.)
• Anfertigung punktueller Übersetzungen für das Studiensekretariat
• Mitwirken bei Aktivitäten im Bereich des digitalen Marketings
• EFZ als Kaufmann/-frau oder gleichwertige Ausbildung
• Mehrjährige Berufserfahrung im Bereich der administrativen Verwaltung von Ausbildungsprogrammen ist von Vorteil
• Fähigkeit, selbstständig oder im Team an mehreren Projekten und Aufgaben parallel zu arbeiten
• Gewissenhafte und sorgfältige Arbeitsweise
• Organisationstalent, Flexibilität und Eigeninitiative gepaart mit einer vorausschauenden Arbeitsweise und der Fähigkeit, Prioritäten zu setzen
• Sicherer Umgang mit MS Office sowie grosses Interesse an der Arbeit mit verschiedenen Programmen (z. B. IS-Academia, SharePoint, Salesforce Education usw.)
• Gute Kommunikationsfähigkeit, redaktionelles Geschick sowie Serviceorientierung
• Beherrschen der deutschen oder französischen Sprache mit sehr guten Kenntnissen der anderen Sprache

Zusatzinformationen

• Auf 3 Jahre befristeter Vertrag; verlängerbar
• Beschäftigungsgrad: 80–100 %
• Auskünfte:
  Sabrina Anania, Operative Leiterin des Studiensekretariats Tel. [phone]
  Florence Meyer, Leiterin des Studiensekretariats Tel. [phone]
• Stellenantritt: 1. Januar 2027 oder nach Vereinbarung
• Bewerbungsfrist: 23. Oktober 2026

Die Hochschule für Wirtschaft (HSW-FR) Freiburg ist Mitglied der Fachhochschule Westschweiz (HES-SO) und bietet zwei- und dreisprachige Ausbildungen auf Bachelor- und Master-Niveau an. Sie schreibt folgende Stelle zur Bewerbung aus: Aufgaben und Tätigkeitsgebiete Sicherstellung der Aufrechterhaltung