Verwaltungsassistent/in, zweisprachig – Studiensekretariat

HTA-FR; Freiburg; Vor Ort; CHF 70.000 - 110.000; Vollzeit

Zusammenfassung

HTA-FR sucht eine engagierte Person für das Studiensekretariat. Sie bearbeiten Zulassungsdossiers, organisieren Semesterstarts, geben Auskünfte und pflegen Studiendaten mit Verwaltungstools.

Sie arbeiten selbständig oder im Team, besitzen Organisationstalent, Flexibilität und Eigeninitiative, und beherrschen MS Office sowie IS-Academia, SharePoint oder Salesforce Education. Deutsch oder Französisch mit gutem Gegenüberwissen erforderlich.

Qualifikationen

• EFZ als Kaufmann/-frau oder gleichwertige Ausbildung.
• Mehrjährige Berufserfahrung im Bereich der administrativen Verwaltung von Ausbildungsprogrammen ist von Vorteil.
• Fähigkeit, selbstständig oder im Team an mehreren Projekten und Aufgaben parallel zu arbeiten.
• Gewissenhafte und sorgfältige Arbeitsweise.
• Organisationstalent, Flexibilität und Eigeninitiative gepaart mit einer vorausschauenden Arbeitsweise und der Fähigkeit, Prioritäten zu setzen.
• Sicherer Umgang mit MS Office sowie grosses Interesse an der Arbeit mit verschiedenen Programmen (z. B. IS-Academia, SharePoint, Salesforce Education usw.).
• Gute Kommunikationsfähigkeit, redaktionelles Geschick sowie Serviceorientierung.
• Beherrschen der deutschen oder franzöischen Sprache mit sehr guten Kenntnissen der anderen Sprache.

Aufgaben

• Mitwirkung bei den Kernprozessen des Studiensekretariats (Bearbeitung der Zulassungsdossiers, Organisation des Semesterbeginns, Semesterabschluss usw.).
• Erteilen von Auskünften an Studieninteressierte, Studierende, Dozierende sowie Studiengangsleitungen (z. B. betreffend Zulassungsbedingungen, Studienfortschritt, Reglemente).
• Vorbereitung, Bearbeitung und Aktualisierung der Studiendaten mithilfe entsprechender Verwaltungstools.
• Korrespondenz mit Studienbewerberinnen und -bewerbern sowie mit Studierenden (Zulassung, Resultate usw.).
• Mitwirkung bei der Entwicklung des Dienstes in Zusammenarbeit mit beteiligten Diensten (z. B. Informatik- oder Kommunikationsdienst).
• Organisation und Durchführung diverser Events (Tag der offenen Tür, Infoveranstaltungen, Diplomfeier usw.).
• Anfertigung punktueller Übersetzungen für das Studiensekretariat.
• Mitwirken bei Aktivitäten im Bereich des digitalen Marketings.

Kenntnisse

MS Office

Organisationstalent

Kommunikation

Teamarbeit

Eigeninitiative

Redaktionelles Geschick

Ausbildung

Kaufmann/-frau EFZ

Tools

IS-Academia

SharePoint

Salesforce Education

Jobbeschreibung

Die Hochschule für Technik und Architektur Freiburg (HTA-FR) ist Mitglied der Fachhochschule West schweiz (HES-SO) und bietet zweisprachige Ausbildungen auf Bachelor- und Masterstufe an.

Aufgaben und Tätigkeitsgebiete

• Mitwirkung bei den Kernprozessen des Studiensekretariats (Bearbeitung der Zulassungsdossiers, Organisation des Semesterbeginns, Semesterabschluss usw.)
• Erteilen von Auskünften an Studieninteressierte, Studierende, Dozierende sowie Studiengangsleitungen (z. B. betreffend Zulassungsbedingungen, Studienfortschritt, Reglemente)
• Vorbereitung, Bearbeitung und Aktualisierung der Studiendaten mithilfe entsprechender Verwaltungstools
• Korrespondenz mit Studienbewerberinnen und -bewerbern sowie mit Studierenden (Zulassung, Resultate usw.)
• Mitwirkung bei der Entwicklung des Dienstes (Änderungen von Regelungen und Prozessen, technische und funktionale Entwicklungen, Anpassung von Dokumenten usw.) in Zusammenarbeit mit beteiligten Diensten (z. B. Informatik- oder Kommunikationsdienst)
• Mitarbeit bei der Organisation und Durchführung diverser Events (Tag der offenen Tür, Infoveranstaltungen, Diplomfeier usw.)
• Anfertigung punktueller Übersetzungen für das Studiensekretariat
• Mitwirken bei Aktivitäten im Bereich des digitalen Marketings

Ihr Profil

• EFZ als Kaufmann/-frau oder gleichwertige Ausbildung
• Mehrjährige Berufserfahrung im Bereich der administrativen Verwaltung von Ausbildungsprogrammen ist von Vorteil
• Fähigkeit, selbstständig oder im Team an mehreren Projekten und Aufgaben parallel zu arbeiten
• Gewissenhafte und sorgfältige Arbeitsweise
• Organisationstalent, Flexibilität und Eigeninitiative gepaart mit einer vorausschauenden Arbeitsweise und der Fähigkeit, Prioritäten zu setzen
• Sicherer Umgang mit MS Office sowie grosses Interesse an der Arbeit mit verschiedenen Programmen (z. B. IS-Academia, SharePoint, Salesforce Education usw.)
• Gute Kommunikationsfähigkeit, redaktionelles Geschick sowie Serviceorientierung
• Beherrschen der deutschen oder französischen Sprache mit sehr guten Kenntnissen der anderen Sprache

Zusatzinformationen

• Auf 3 Jahre befristeter Vertrag; verlängerbar
• Beschäftigungsgrad: 80–100 %
• Auskünfte:
  Sabrina Anania, Operative Leiterin des Studiensekretariats Tel. [phone]
  Florence Meyer, Leiterin des Studiensekretariats Tel. [phone]
• Stellenantritt: 1. Januar 2027 oder nach Vereinbarung
• Bewerbungsfrist: 23. Oktober 2026