Verwaltungsassistent/in, zweisprachig – Studiensekretariat

Heia-Fr; Freiburg; On-site; CHF 70,000 - 90,000; Full time

Job summary

Hochschule für Technik und Architektur Freiburg (HTA-FR) sucht eine/n Mitarbeitende/n im Studiensekretariat zur Verwaltungsunterstützung. Sie bearbeiten Zulassungsdossiers, organisieren Semesterstarts und Abschlussfeiern, erteilen Auskünfte und pflegen Studiendaten. Zusammenarbeit mit Informatik-, Kommunikationsdienst und weiteren Abteilungen ist Teil des Aufgabenbereichs.

Der Einsatz erfolgt zu 80–100 % auf drei Jahre befristet; der Stellenantritt ist der 1. Januar 2027 oder nach Vereinbarung.

Qualifications

• EFZ als Kaufmann/-frau oder gleichwertige Ausbildung
• Mehrjährige Berufserfahrung im Bereich der administrativen Verwaltung von Ausbildungsprogrammen ist von Vorteil
• Fähigkeit, selbstständig oder im Team an mehreren Projekten und Aufgaben parallel zu arbeiten
• Gewissenhafte und sorgfältige Arbeitsweise
• Organisationstalent, Flexibilität und Eigeninitiative gepaart mit einer vorausschauenden Arbeitsweise und der Fähigkeit, Prioritäten zu setzen
• Sicherer Umgang mit MS Office sowie grosses Interesse an der Arbeit mit verschiedenen Programmen (z. B. IS-Academia, SharePoint, Salesforce Education)
• Gute Kommunikationsfähigkeit, redaktionelles Geschick sowie Serviceorientierung
• Beherrschen der deutschen oder französischen Sprache mit sehr guten Kenntnissen der anderen Sprache

Responsibilities

• Mitwirkung bei den Kernprozessen des Studiensekretariats (Bearbeitung der Zulassungsdossiers, Organisation des Semesterbeginns, Semesterabschluss usw.)
• Erteilen von Auskünften an Studieninteressierte, Studierende, Dozierende sowie Studiengangsleitungen (z. b. betreffend Zulassungsbedingungen, Studienfortschritt, Reglemente)
• Vorbereitung, Bearbeitung und Aktualisierung der Studiendaten mithilfe entsprechender Verwaltungstools
• Korrespondenz mit Studienbewerberinnen und -bewerbern sowie mit Studierenden (Zulassung, Resultate usw.)
• Mitwirkung bei der Entwicklung des Dienstes (Änderungen von Regelungen und Prozessen, technische und funktionale Entwicklungen, Anpassung von Dokumenten usw.) in Zusammenarbeit mit beteiligten Diensten (z. b. Informatik- oder Kommunikationsdienst)
• Mitarbeit bei der Organisation und Durchführung diverser Events (Tag der offenen Tür, Infoveranstaltungen, Diplomfeier usw.)
• Anfertigung punktueller Übersetzungen für das Studiensekretariat
• Mitwirken bei Aktivitäten im Bereich des digitalen Marketings

Skills

MS Office

SharePoint

IS-Academia

Salesforce Education

Teamfähigkeit

Organisationstalent

Serviceorientierung

Gute Kommunikationsfähigkeit

Education

EFZ als Kaufmann/-frau oder gleichwertige Ausbildung

Tools

IS-Academia

SharePoint

Salesforce Education

Job description

Die Hochschule für Technik und Architektur Freiburg (HTA-FR) ist Mitglied der Fachhochschule West schweiz (HES-SO) und bietet zweisprachige Ausbildungen auf Bachelor- und Masterstufe an.

Aufgaben und Tätigkeitsgebiete

• Mitwirkung bei den Kernprozessen des Studiensekretariats (Bearbeitung der Zulassungsdossiers, Organisation des Semesterbeginns, Semesterabschluss usw.)
• Erteilen von Auskünften an Studieninteressierte, Studierende, Dozierende sowie Studiengangsleitungen (z. b. betreffend Zulassungsbedingungen, Studienfortschritt, Reglemente)
• Vorbereitung, Bearbeitung und Aktualisierung der Studiendaten mithilfe entsprechender Verwaltungstools
• Korrespondenz mit Studienbewerberinnen und -bewerbern sowie mit Studierenden (Zulassung, Resultate usw.)
• Mitwirkung bei der Entwicklung des Dienstes (Änderungen von Regelungen und Prozessen, technische und funktionale Entwicklungen, Anpassung von Dokumenten usw.) in Zusammenarbeit mit beteiligten Diensten (z. b. Informatik- oder Kommunikationsdienst)
• Mitarbeit bei der Organisation und Durchführung diverser Events (Tag der offenen Tür, Infoveranstaltungen, Diplomfeier usw.)
• Anfertigung punktueller Übersetzungen für das Studiensekretariat
• Mitwirken bei Aktivitäten im Bereich des digitalen Marketings

Ihr Profil

• EFZ als Kaufmann/-frau oder gleichwertige Ausbildung
• Mehrjährige Berufserfahrung im Bereich der administrativen Verwaltung von Ausbildungsprogrammen ist von Vorteil
• Fähigkeit, selbstständig oder im Team an mehreren Projekten und Aufgaben parallel zu arbeiten
• Gewissenhafte und sorgfältige Arbeitsweise
• Organisationstalent, Flexibilität und Eigeninitiative gepaart mit einer vorausschauenden Arbeitsweise und der Fähigkeit, Prioritäten zu setzen
• Sicherer Umgang mit MS Office sowie grosses Interesse an der Arbeit mit verschiedenen Programmen (z. b. IS-Academia, SharePoint, Salesforce Education usw.)
• Gute Kommunikationsfähigkeit, redaktionelles Geschick sowie Serviceorientierung
• Beherrschen der deutschen oder französischen Sprache mit sehr guten Kenntnissen der anderen Sprache

Zusatzinformationen

• Auf 3 Jahre befristeter Vertrag; verlängerbar
• Beschäftigungsgrad: 80–100 %
• Auskünfte:
  Sabrina Anania, Operative Leiterin des Studiensekretariats Tel. [phone]
  Florence Meyer, Leiterin des Studiensekretariats Tel. [phone]
• Stellenantritt: 1. Januar 2027 oder nach Vereinbarung
• Bewerbungsfrist: 23. Oktober 2026