Un·e secrétaire - Service communication et relations extérieures

HEAD – Genève, University of Art and Design; Genf; Vor Ort; CHF 42.000 - 62.000; Teilzeit

Zusammenfassung

HEAD – Genève recrute un-e secrétaire 2 à 60% pour le service Communication et Relations extérieures, en engagement à durée indéterminée, afin d’assurer le support administratif et le rayonnement institutionnel.

Le candidat idéal maîtrise le français (C1) et l’anglais (B2), avec une expérience en secrétariat et une aisance avec Word, Outlook, Teams, Excel et PowerPoint. Poste basé à Genève, horaires compatibles avec soirées/conférences.

Qualifikationen

• Titulaire d’un CFC ou équivalent.
• Au moins 3 ans d’expérience en secrétariat (idéalement dans un service communication).
• Maîtrise du français (C1) et de l’anglais (B2).
• Aisance avec les outils bureautiques (Word, Outlook, Teams, Excel, PowerPoint).
• Bon esprit d’équipe et sens de l’organisation.

Aufgaben

• Seconder le responsable dans l’organisation des activités du service (préparation des séances, dossiers, rendez‑vous, gestion de la messagerie et de l’agenda).
• Suivi administratif des activités (bons de commande, facturation, etc.).
• Actualisation des contenus de communication (écrans, site, présentations PowerPoint, mise en page).
• Coordonner la diffusion interne et externe des documents (flyers, affiches, etc.).
• Tenir la revue de presse et archiver les articles consacrés à l’école.
• Maintenir le fichier d’adresses et les listes de diffusion e‑mail.
• Gérer la logistique des envois et l’expédition de documents.
• Contribuer à l’organisation des manifestations (vernissages, colloques) et au suivi logistique.
• Gérer l’inventaire des goodies institutionnels et du papeterie.

Kenntnisse

Français C1

Anglais B2

Organisation

Autonomie

Ausbildung

CFC ou équivalent

Tools

Word

Outlook

Teams

Excel

PowerPoint

Jobbeschreibung

La HES-SO Genève recherche pour la Haute école d'art et de design un-e :

Un·e secrétaire 2 à 60% - Service communication et relations extérieures

Engagement à durée indéterminée

classe max. 11

La HES-SO Genève, membre de la Haute école spécialisée de Suisse occidentale, regroupe six hautes écoles professionnelles genevoises. Elle offre des formations de niveau universitaire axées sur la pratique, la recherche appliquée et l'innovation, dans des domaines aussi variés que la santé, l'ingénierie, les arts, la gestion, la musique et le travail social. Forte de plus de 6'000 étudiant·e·s et 1'600 collaborateur·trice·s, elle constitue un acteur majeur du tissu économique et socioculturel genevois, avec une gouvernance partagée entre ses écoles.

Dans ce cadre, la Haute école d'art et de design de Genève (HEAD – Genève) s'inscrit pleinement dans cette dynamique collective. Très engagée dans la vie culturelle de la cité, elle est l'une des plus grandes écoles suisses d'art et de design et rayonne internationalement. Elle propose au sein de ses cinq départements un large spectre d'enseignements de niveaux Bachelor et Master : Arts visuels, Cinéma, Design d'espace, Communication visuelle, Design mode, bijou et accessoires.

Le service Communication et relations extérieures définit et met en œuvre la stratégie de communication de la HEAD – Genève : visibilité de l'école et de ses projets culturels et scientifiques, relations avec les médias, les partenaires et les milieux culturels, en lien direct avec la Direction. Ce travail repose sur un socle administratif et logistique solide : gestion des contacts, diffusion des supports, organisation d’événements. Le poste mis au concours est donc essentiel au bon fonctionnement du service et au rayonnement de l'école en Suisse et à l'international.

Le/la titulaire de ce poste aura pour missions principales de :

• Seconder le responsable de la communication et des relations extérieures dans l'organisation des activités du service : préparation des séances, constitution de dossiers, prises de rendez‑vous, gestion de la messagerie Outlook et de l’agenda du service ;
• Assurer le suivi administratif des activités du service : établissement de bons de commande, suivi de facturation, etc. ;
• Contribuer à l'actualisation des contenus de communication de l'école (écrans d'information, site internet, présentations PowerPoint, mise en page de documents, etc.) ;
• Coordonner la diffusion interne et externe des documents papier liés à la communication de l'école (flyers, affiches des conférences et manifestations, etc.) ;
• Tenir la revue de presse : répertorier et archiver les articles consacrés à l'école ;
• Maintenir à jour le fichier d'adresses postales et les listes de diffusion e‑mail ;
• Prendre en charge la logistique des envois en nombre : contrôler les fichiers d'adresses, garantir la disponibilité du matériel (impression des étiquettes, commande d'enveloppes), organiser l'expédition avec les ressources internes ou des prestataires externes ;
• Contribuer à l’organisation des manifestations, vernissages, colloques proposés par la HEAD – Genève : suivi logistique et administratif ;
• Gérer l'inventaire et le suivi des commandes de goodies institutionnels et de sets administratifs (papeterie, cartes de visite, cartes de vœux, etc.).

Profil/Compétences :

• Titulaire d’un CFC ou d’un titre jugé équivalent ;
• Au minimum 3 ans d’expérience professionnelle dans un secrétariat (dans un service communication serait un atout) ;
• Maîtrise du français (niveau C1 minimum) ;
• Bonnes connaissances de l’anglais (niveau B2 minimum) ;
• Aisance avec les outils bureautiques et informatiques (Word, Outlook, Teams, Excel, PowerPoint)
• Fort attrait pour l’environnement artistique ;
• Capacité à s’intégrer dans une équipe ;
• Flexibilité, autonomie et sens de l’organisation.

Particularité du poste :

Présence souhaitée lors des conférences et des manifestations en soirée (à partir de 18h) et/ou week-ends ;

Vacances à prendre selon le calendrier académique, en tenant compte des manifestations de l’école.

Un environnement dynamique, cosmopolite, inclusif et ouvert sur les milieux artistiques et professionnels locaux, nationaux et internationaux, avec des conditions de travail attractives.

Renseignements :

Les renseignements relatifs au cahier des charges peuvent être demandés auprès de Guillaume FAVRE, [e-mail]

Nous vous remercions sincèrement pour l'intérêt que vous portez à notre institution. Chaque candidature reçue est précieuse et fait l'objet d'une attention particulière. Afin de garantir une évaluation équitable et respectueuse du cadre commun, seuls les dossiers complets — comprenant le CV, les diplômes, certificats de travail et la lettre de motivation — peuvent être pris en compte par notre système.

Les conditions salariales se trouvent dans la grille des salaires de l'état de Genève : https://www.ge.ch/document/echelle-salariale-01012024-toujours-valable-2025

Liens utiles :

Grille des salaires de l'état de Genève : https://www.ge.ch/document/echelle-salariale-01012024-toujours-valable-2025