Secrétaire - 80%

HUG - Hopitaux Universitaires de Genève; Chêne-Bourg; On-site; CHF 52,000 - 70,000; Full time

Job summary

HUG - Hopitaux Universitaires de Genève recherche un(e) Secrétaire pour l’équipe Organisation et Qualité du Centre de formation et de développement. Vous assurerez le soutien administratif, l’organisation et le suivi des activités de formation, tout en assurant l’accueil et le service aux apprenant-e-s, intervenant-e-s et visiteurs.

Vous serez en contact permanent avec l’équipe de coordination, gérerez les inscriptions et la logistique, et participerez à la production de tableaux de bord,

Qualifications

• Expérience confirmée d’au moins trois ans dans une fonction d’assistanat de formation, d’assistanat administratif ou de secrétariat.
• Maîtrise parfaite du français écrit et oral.
• Maîtrise des outils bureautiques et collaboratifs (Word, Excel, PowerPoint, Teams, SharePoint) et des technologies liées à l’IA.
• Une expérience avec un LMS et une certification ECDL/TOSA ou équivalente est un atout.

Responsibilities

• Assurer un soutien administratif, organisationnel et opérationnel au Centre de formation et de développement.
• Gérer les inscriptions, convocations, listes d’attente et la logistique des sessions de formation.
• Assurer l’accueil physique et téléphonique des usagers et contribuer à une expérience de qualité.
• Gérer le traitement des demandes d’achat, le suivi des prestations et la facturation, ainsi que la production de tableaux de bord et rapports.

Skills

Assistanat formation

Secrétariat

Gestion documentaire

Accueil et service client

Education

CFC d’employé-e de commerce

Tools

LMS

Office 365 (Word/Excel/PowerPoint/Teams/SharePoint)

Job description

Description De L'entreprise

Avec plus de 13'000 collaborateurs et collaboratrices représentant 160 métiers, les Hôpitaux Universitaires de Genève (HUG) sont un établissement de référence au niveau national et international. Pour en savoir plus sur notre institution, prenez quelques minutes pour consulter notre rétrospective 2025 en cliquant ici.

Description De L'entreprise

Avec plus de 13'000 collaborateurs et collaboratrices représentant 160 métiers, les Hôpitaux Universitaires de Genève (HUG) sont un établissement de référence au niveau national et international. Pour en savoir plus sur notre institution, prenez quelques minutes pour consulter notre rétrospective 2025 en cliquant ici.

La Direction des Ressources Humaines a pour principale mission d’assurer le développement du capital humain de l’institution en perspective de l’évolution organisationnelle. Elle recherche constamment à innover, challenger et améliorer ses pratiques tout en basant sa stratégie sur l’expérience positive des collaborateurs et collaboratrices. La politique RH des HUG se fonde sur le développement des compétences et des parcours professionnels en adéquation avec les besoins institutionnels et se concentre sur la prise en compte de la personne, de l’équilibre vie professionnelle/vie privée et de la santé et sécurité au travail.

Le Centre deformation et de développementdes HUG(CFD) développe et déploie un ensemble de programmes et de mesures pour assurer que les HUG disposent des compétences nécessaires à l’exercice de leur mission et pour que chaque membre du personnel puisse réaliser tout son potentiel et rester à la pointe de son métier. Les activités duCentre comprennent notamment lesformationsspécialisées en soinainsi que la formation continue.

Description Du Poste

Vous rejoignez l’équipe Organisation et Qualité du Centre de formation et de développement des HUG en tant que Secrétaire.

Vous assurez un rôle central de soutien administratif, organisationnel et opérationnel au sein du Centre.

En contact permanent avec l'équipe de coordination des formations, et conformément aux priorités définies, aux règles et aux bonnes pratiques en vigueur, vous participez à la planification, à l’organisation et au suivi des activités de formation; plus particulièrement vous assurez, la gestion des inscriptions, des convocations et des listes d’attente, la coordination logistique des sessions, la réservation des salles et équipements, ainsi que la gestion des données et des activités dans le système de gestion de la formation (Learning Management System LMS). Pour mener à bien cette mission, vous entretenez une étroite collaboration non seulement en amont avec l'équipe de coordination, mais aussi avec de nombreux partenaires internes et externes.

Garant-e d’un accueil professionnel et orienté service, vous assurez l’accueil physique et téléphonique des usagers, informez et accompagnez les apprenant-e-s, intervenant-e-s et visiteur-ses, et contribuez à offrir une expérience de qualité à l’ensemble des parties prenantes.

Le poste comprend également la participation aux processus administratifs et financiers du Centre, notamment le traitement des demandes d’achat, le suivi des prestations fournisseurs, la préparation de la facturation à des tiers et les vérifications administratives associées.

Vous assurez en outre du support administratif courant, incluant la gestion documentaire, l’archivage, la gestion des courriels, des fournitures et du matériel, la rédaction de procès-verbaux et de correspondances, ainsi que la production et le suivi de tableaux de bord, statistiques et rapports.

Votre esprit de collaboration, votre polyvalence et votre capacité à proposer des solutions pragmatiques, vous permettent de contribuer activement à l’amélioration continue des prestations, à l’optimisation des processus, au traitement de dossiers spécifiques et à la réalisation des projets et initiatives stratégiques du Centre.

Qualifications

Titulaire d’un CFC d’employé-e de commerce ou d’une formation jugée équivalente, vous bénéficiez d’une expérience confirmée d’au moins trois ans dans une fonction d’assistanat de formation, d’assistanat administratif ou de secrétariat.

Vous maîtrisez parfaitement le français, tant à l’oral qu’à l’écrit, ainsi que les outils bureautiques et collaboratifs de la suite Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint, Teams, SharePoint) et les technologies modernes liées à l’intelligence artificielle.

Une expérience dans l’utilisation d’un ou plusieurs systèmes de gestion de l’apprentissage (LMS) constitue un atout important, tout comme une certification ECDL, TOSA de niveau avancé ou équivalente.

Vous êtes à l’aise avec le traitement des chiffres et des données et disposez de solides compétences en gestion documentaire, notamment en matière de GED, d’indexation, de classement et d’archivage.

On vous reconnait un sens des responsabilités, une rigueur et un souci du détail, vous appliquez les procédures avec fiabilité tout en faisant preuve d’autonomie dans l’organisation de votre travail.

Capable de gérer plusieurs activités simultanément, vous vous adaptez aux priorités changeantes et faites face aux imprévus avec réactivité, calme et professionnalisme.

Vous démontrez un excellent sens de l’accueil et du service, de très bonnes qualités relationnelles, un fort esprit collaboratif et une réelle aptitude au travail en équipe.

Enfin, vous faites preuve d’une discrétion irréprochable et accordez une importance particulière au respect de la confidentialité.

Informations supplémentaires

• Entrée en fonction : dès que possible
• Nombre de postes : 2
• Taux d'activité : 80%
• Classe de fonction : 11
• Type de contrat : CDM durée de 36 mois
• Délai de candidature : 22.10.2026
• Demande de renseignements : MmeS.Pagnetti-Takorian, cheffe de secteur Organisation et Qualité au sein duCentre deFormation et de Développement des HUG, [e-mail]

Votre dossier de candidature doit comporter une lettre démontrant votre motivation, votre curriculum vitae, les copies des diplômes et attestations requis pour le poste et les 2 derniers certificats de travail.

Cette annonce s'adresse indistinctement aux femmes et aux hommes.

Souhaitant s’engager dans la lutte contre le chômage, les HUG encouragent les candidatures qui proviennent de l’Office cantonal de l’emploi.

Seules les candidatures soumises via la plateforme de recrutement sont prises en compte. Les candidatures papier et mail ne seront pas traitées.