Spécialiste administratif·ve - 50% CDD 8 mois, renouvelable

HETSL; Lausanne; Sur place; CHF 55 000 - 65 000; Plein temps

Résumé du poste

La Haute école de travail social Lausanne (HETSL) recherche un(e) gestionnaire administratif(ive) pour soutenir l’Unité de formation continue (UFC). Vous assurerez la planification des formations postgrades et le suivi des inscriptions, en collaboration avec l’équipe et les responsables des formations.

Vous travaillerez avec IS-Academia et Moodle, gérez les documents et participez à l’élaboration de statistiques, budgets et rapports.

Qualifications

• CFC de commerce complété par un diplôme ES ou équivalent.
• Expérience professionnelle minimale de 3 ans dans une fonction similaire.
• Maîtrise des outils informatiques sur Mac (Word et Excel).
• Connaissance d IS-Academia et Moodle souhaitée.
• Excellentes capacités d’organisation et de coordination.
• Autonomie et respect des délais.
• Bonnes compétences rédactionnelles et relationnelles.
• Connaissance du contexte académique est un atout.

Responsabilités

• Coordonner et assurer le suivi de la planification des formations postgrades.
• Gérer l’ouverture des inscriptions des formations postgrades de l’UFC.
• Collaborer avec des équipes pluridisciplinaires dans des projets transversaux.
• Mettre à jour les pages Web des formations.
• Participer au développement d’outils de planification et de suivi des formations.
• Soutenir les responsables de l’UFC dans les statistiques, budgets et rapports.
• Optimiser les procédures internes liées au poste.

Connaissances

Coordination

Organisation

Esprit analytique

Collaboration transversale

Formation

CFC de commerce

Diplôme ES

Outils

Word sur Mac

Excel sur Mac

IS-Academia

Moodle

Description du poste

La Haute école de travail social Lausanne (HETSL) réunit sur son site près de 800 étudiant·e·s en formation bachelor en travail social et plus de 2000 professionnel·le·s en formation continue. Ses 220 collaborateur·trice·s et un vaste réseau d’environ 1000 intervenant·e·s externes, lui permettent d’assumer sa mission de formation, de recherche et de prestations de service. Institution privée, attentive à promouvoir un équilibre entre les collaborations académiques et les réalités des terrains professionnels, la Haute école contribue à l’émulation de l’offre de formation assurée par les Hautes écoles vaudoises. Au sein du réseau HES-SO, elle participe à l’enseignement dans le cadre du Master en travail social et à la promotion des études de troisième cycle (doctorat).

Mission

Vous apportez un soutien administratif aux activités de l’Unité de formation continue (UFC) :

• Coordonner et assurer le suivi de la planification des formations postgrades ;

• Gérer le processus d’ouverture des inscriptions des formations postgrades de l’UFC en étroite collaboration avec le personnel administratif et les responsables des formations ;

• Collaborer avec des équipes pluridisciplinaires (techniques, métiers, internes et externes) dans le cadre de projets et d’activités transversales ;

• Mettre à jour les informations des pages Web des formations ;

• Participer au développement d’outils de planification et de suivi des formations ;

• Soutenir les responsables de l’UFC dans l’établissement des statistiques, les budgets, les rapports liés aux activités de l’unité et l’élaboration de projets transversaux ;

• Optimiser les procédures internes en lien avec le poste.

Profil

• Certificat fédéral de capacité (CFC) de commerce complété par un diplôme ES (ou titre jugé équivalent) ;

• Expérience professionnelle de 3 ans minimum dans une fonction similaire ;

• Excellente maîtrise des outils informatiques sur Mac notamment Word et Excel ;

• Connaissance de l'outil de gestion académique IS-Academia, Moodle souhaité ;

• Excellentes capacités d’organisation, d’anticipation, de planification et de coordination ;

• Esprit d’analyse et de synthèse, aisance avec les chiffres et bonnes compétences rédactionnelles ;

• Aptitude à travailler de manière autonome, avec rigueur et respect des délais ;

• Excellentes compétences relationnelles, capacité à instaurer des relations de confiance et à collaborer avec des interlocuteurs variés dans un environnement académique complexe ;

• Capacité à gérer plusieurs dossiers simultanément et à s’adapter à des périodes d’activité soutenue ;

• La connaissance du contexte académique ou des Hautes écoles est un atout.

Les conditions de travail sont régies par le Règlement du personnel de la Haute école de travail social et de la santé Lausanne. La Haute école offre un cadre de travail accueillant et stimulant.