Senior Executive Assistant – Family Office (Zurich)

Single Family Office; Zürich; On-site; CHF 70,000 - 90,000; Part time

Job summary

Single Family Office in Zürich sucht eine integre Executive Assistant – Family Office (60 %) zur professionellen Büroorganisation und Unterstützung des Verwaltungsratspräsidenten sowie der Geschäftsleitung in administrativen, finanziellen und organisatorischen Belangen. Sie bringen eine kaufmännische oder betriebswirtschaftliche Ausbildung mit und haben mindestens 5 Jahre relevante Erfahrung.

Vertraulichkeit, Organisationstalent und sehr gute Deutschkenntnisse sind unabdingbar; gute

Qualifications

• Diskretion und Vertrauenswürdigkeit sind zwingend erforderlich.
• Langfristige Perspektive und Loyalität gegenüber der Familie und dem Office.
• Fliessendes Deutsch; gute Englischkenntnisse von Vorteil.
• Mindestens 5 Jahre einschlägige Berufserfahrung als Assistenz/Office-Management/Koordination.

Responsibilities

• Verantwortung für effiziente Büroverwaltung und reibungslose Administrative Abläufe im Family Office.
• Führung und Koordination der Personal- und Finanzbuchhaltung; Zusammenarbeit mit externen Fachstellen in Abschluss-, Steuer- und Lohnfragen.
• Leitung des Verwaltungsratssekretariats: Sitzungsorganisation, Unterlagen, Protokolle, Beschlüsse und Pendenzen.
• Administrative Unterstützung in Liegenschaften, Versicherungen, Kasse und Wertschriften; Personalwesen und allgemeine Verwaltung.
• Koordination mit Banken, Vermögensverwaltern, Treuhändern und externen Partnern.
• Aufbereitung von Finanz-, Liquiditäts- und Managementinformationen; Unterstützung bei Anlagekontrollen und Berichterstattung.
• Selbständige Terminplanung, Korrespondenz, Dokumentation und Pendenzen; Unterstützung bei Familienanliegen.

Skills

Diskretion

Integrität

Organisationstalent

Verlässlichkeit

Diskretion & Vertrauenswürdigkeit

Education

Kaufmännische Ausbildung oder betriebswirtschaftliche Ausbildung

Weiterbildung im Finanz-/Rechnungswesen-/Banking-/Treuhandbereich von Vorteil

Job description

Single Family Office in Zürich sucht eine integre Executive Assistant – Family Office (60 %) zur professionellen Büroorganisation und Unterstützung des Verwaltungsratspräsidenten sowie der Geschäftsleitung in administrativen, finanziellen und organisatorischen Belangen. Sie bringen eine kaufmännische oder betriebswirtschaftliche Ausbildung mit und haben mindestens 5 Jahre relevante Erfahrung.

Vertraulichkeit, Organisationstalent und sehr gute Deutschkenntnisse sind unabdingbar; gute