Executive Assistant - Family Office

Single Family Office; Zürich; On-site; CHF 70,000 - 90,000; Part time

Job summary

Single Family Office in Zürich sucht eine integre Executive Assistant – Family Office (60 %) zur professionellen Büroorganisation und Unterstützung des Verwaltungsratspräsidenten sowie der Geschäftsleitung in administrativen, finanziellen und organisatorischen Belangen. Sie bringen eine kaufmännische oder betriebswirtschaftliche Ausbildung mit und haben mindestens 5 Jahre relevante Erfahrung.

Vertraulichkeit, Organisationstalent und sehr gute Deutschkenntnisse sind unabdingbar; gute

Qualifications

• Diskretion und Vertrauenswürdigkeit sind zwingend erforderlich.
• Langfristige Perspektive und Loyalität gegenüber der Familie und dem Office.
• Fliessendes Deutsch; gute Englischkenntnisse von Vorteil.
• Mindestens 5 Jahre einschlägige Berufserfahrung als Assistenz/Office-Management/Koordination.

Responsibilities

• Verantwortung für effiziente Büroverwaltung und reibungslose Administrative Abläufe im Family Office.
• Führung und Koordination der Personal- und Finanzbuchhaltung; Zusammenarbeit mit externen Fachstellen in Abschluss-, Steuer- und Lohnfragen.
• Leitung des Verwaltungsratssekretariats: Sitzungsorganisation, Unterlagen, Protokolle, Beschlüsse und Pendenzen.
• Administrative Unterstützung in Liegenschaften, Versicherungen, Kasse und Wertschriften; Personalwesen und allgemeine Verwaltung.
• Koordination mit Banken, Vermögensverwaltern, Treuhändern und externen Partnern.
• Aufbereitung von Finanz-, Liquiditäts- und Managementinformationen; Unterstützung bei Anlagekontrollen und Berichterstattung.
• Selbständige Terminplanung, Korrespondenz, Dokumentation und Pendenzen; Unterstützung bei Familienanliegen.

Skills

Diskretion

Integrität

Organisationstalent

Verlässlichkeit

Diskretion & Vertrauenswürdigkeit

Education

Kaufmännische Ausbildung oder betriebswirtschaftliche Ausbildung

Weiterbildung im Finanz-/Rechnungswesen-/Banking-/Treuhandbereich von Vorteil

Job description

Wir sind ein langjährig etabliertes, unabhängiges Single Family Office im Herzen der Stadt Zürich. Im Zentrum stehen die professionelle Führung des Family Office sowie die nachhaltige Bewirtschaftung des Anlagevermögens einer unternehmerisch geprägten Familie. Diskretion, Verlässlichkeit und eine langfristige Perspektive prägen unsere Arbeit.

Zur Verstärkung suchen wir eine integre, erfahrene und motivierte Persönlichkeit als Executive Assistant - Family Office (60 %). In dieser vielseitigen Vertrauensfunktion stellen Sie eine professionelle Büroorganisation sicher und unterstützen den Verwaltungsratspräsidenten, der zugleich Vorsitzender der Geschäftsleitung ist, sowie die Geschäftsleitung in administrativen, finanziellen und organisatorischen Belangen.

Ihre Aufgaben

• Verantwortung für eine effiziente Büroverwaltung und reibungslose administrative Abläufe im Family Office
• Führung und Koordination der Personal- und Finanzbuchhaltung sowie Zusammenarbeit mit externen Fachstellen in Abschluss-, Steuer- und Lohnfragen
• Führung des Verwaltungsratssekretariats: Sitzungsorganisation, Unterlagen, Protokolle, Beschlüsse und Pendenzen
• Administrative und koordinative Unterstützung in den Bereichen Liegenschaften, Versicherungen, Kasse und Wertschriften, Personalwesen und allgemeine Verwaltung
• Koordination mit Banken, Vermögensverwaltern, Versicherungen, Treuhändern und weiteren externen Partnern
• Aufbereitung von Finanz-, Liquiditäts- und Managementinformationen sowie Unterstützung bei Anlagekontrolle und Berichterstattung
• Selbständige Führung von Terminen, Korrespondenz, Dokumentation und Pendenzen sowie Unterstützung bei ausgewählten Familienangelegenheiten
• Kaufmännische oder betriebswirtschaftliche Ausbildung; Weiterbildung im Finanz-, Rechnungswesen-, Banking- oder Treuhandbereich von Vorteil
• Mindestens 5 Jahre Erfahrung in einer vergleichbaren Assistenz-, Office-Management- oder Koordinationsfunktion, idealerweise in einem Family Office, Treuhand-, Finanz- oder Vermögensverwaltungsumfeld
• Praxis in Finanz- und Personalbuchhaltung sowie gutes Verständnis für Finanzthemen, Wertschriften und administrative Prozesse
• Höchste Diskretion, Integrität und Vertrauenswürdigkeit
• Ausgeprägtes Organisationsvermögen, eine strukturierte und eigenverantwortliche Arbeitsweise sowie Freude an einer zentralen Koordinationsfunktion mit vielfältigen Aufgaben
• Fliessende Deutsch- und gute Englischkenntnisse

Was Sie erwartet

Eine vielseitige Vertrauensposition mit hoher Eigenverantwortung, kurzen Entscheidungswegen und Gestaltungsspielraum in einem langfristig ausgerichteten, persönlichen und professionellen Umfeld.