Senior Event- und Programmmanager

Gossau24; Sankt Gallen; Hybrid; CHF 90.000 - 130.000; Vollzeit

Zusammenfassung

Universität St.Gallen sucht eine engagierte Leitung Events Office, die Veranstaltungen von der Planung bis zur Nachbereitung steuert. Sie beraten interne und externe Veranstaltende, koordinieren Anfragen und Ressourcen, und arbeiten eng mit Partnern zusammen, um hochwertige Formate zu realisieren.

Sie verantworten Öffentliche Vorlesungen, Programmübersichten und die Digitalisierung der Eventprozesse, einschließlich Budgetverwaltung und Berichtswesen, in einem dynamischen Umfeld.

Qualifikationen

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder im Eventmanagement (EFZ, HF, Bachelor) oder gleichwertige Qualifikation.
• Weiterbildung im Event- oder Projektmanagement von Vorteil.
• Mindestens zwei Jahre Berufserfahrung im Event- oder Projektmanagement, idealerweise im Hochschul- oder Non-Profit-Umfeld.
• Fundierte Kenntnisse in Eventplanung, Kapazitäts- und Ressourcenkoordination.
• Erfahrung im Budget- und Finanzmanagement von Veranstaltungen.
• Kenntnisse in Evaluationsmethoden und Berichtswesen.
• Sicherer Umgang mit MS Office, insbesondere Excel, Outlook, Teams.
• Erfahrung mit Eventplanungs- und Raumbuchungstools.
• Kenntnisse in Typo3 oder vergleichbaren CMS von Vorteil.
• Ausgeprägtes Organisationstalent, proaktive, strukturierte und teamorientierte Arbeitsweise.
• Hohe Qualitäts-, Lösungs- und Serviceorientierung.
• Belastbarkeit und Flexibilität, besonders in Hochbetrieb.
• Stilsichere Kommunikationsfähigkeiten in Deutsch und gute Englischkenntnisse.

Aufgaben

• Sie planen und koordinieren Veranstaltungen und beraten interne und externe Veranstaltende bei der Umsetzung im Einklang mit Strategie und Kernauftrag der Universität.
• Sie fungieren als zentrale Anlaufstelle für interne und externe Eventanfragen, beurteilen Machbarkeit und koordinieren Angebot-, Anfrage- und Kapazitätenmanagement.
• Sie übernehmen eigenständige Koordination ausgewählter Eventprojekte und organisieren situative Anlässe – von der Idee bis zur Nachbereitung.
• Sie planen, koordinieren und realisieren öffentliche Vorlesungen und schaffen Begegnungen zwischen Universität und Öffentlichkeit.
• Sie konzipieren und koordinieren Programmübersichten des Öffentlichen Programms und sichern deren Umsetzung in Print und Online.
• Sie betreuen Event-Tools, entwickeln den zentralen Veranstaltungskalender weiter und wirken bei Digitalisierung der Prozesse mit.
• Sie bewirtschaften Ressourcen und Budgets und stellen administrative Abwicklung von Honoraren und Rechnungen sicher.
• Sie evaluieren Veranstaltungen systematisch und leiten Impulse für Weiterentwicklung ab.

Kenntnisse

Budget- und Finanzmanagement

Eventkoordination

MS Office

Raumbuchungstools

Content-Management (TYPO3)

Teamarbeit

Ausbildung

Kaufmännische Ausbildung oder Eventmanagement-Qualifikation

Tools

Typo3

Excel

Outlook/Teams

Jobbeschreibung

Universität St.Gallen sucht eine engagierte Leitung Events Office, die Veranstaltungen von der Planung bis zur Nachbereitung steuert. Sie beraten interne und externe Veranstaltende, koordinieren Anfragen und Ressourcen, und arbeiten eng mit Partnern zusammen, um hochwertige Formate zu realisieren.

Sie verantworten Öffentliche Vorlesungen, Programmübersichten und die Digitalisierung der Eventprozesse, einschließlich Budgetverwaltung und Berichtswesen, in einem dynamischen Umfeld.