Event- und Programm-Manager:in (m/w/d)

Gossau24; Sankt Gallen; Hybrid; CHF 90.000 - 130.000; Vollzeit

Zusammenfassung

Universität St.Gallen sucht eine engagierte Leitung Events Office, die Veranstaltungen von der Planung bis zur Nachbereitung steuert. Sie beraten interne und externe Veranstaltende, koordinieren Anfragen und Ressourcen, und arbeiten eng mit Partnern zusammen, um hochwertige Formate zu realisieren.

Sie verantworten Öffentliche Vorlesungen, Programmübersichten und die Digitalisierung der Eventprozesse, einschließlich Budgetverwaltung und Berichtswesen, in einem dynamischen Umfeld.

Qualifikationen

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder im Eventmanagement (EFZ, HF, Bachelor) oder gleichwertige Qualifikation.
• Weiterbildung im Event- oder Projektmanagement von Vorteil.
• Mindestens zwei Jahre Berufserfahrung im Event- oder Projektmanagement, idealerweise im Hochschul- oder Non-Profit-Umfeld.
• Fundierte Kenntnisse in Eventplanung, Kapazitäts- und Ressourcenkoordination.
• Erfahrung im Budget- und Finanzmanagement von Veranstaltungen.
• Kenntnisse in Evaluationsmethoden und Berichtswesen.
• Sicherer Umgang mit MS Office, insbesondere Excel, Outlook, Teams.
• Erfahrung mit Eventplanungs- und Raumbuchungstools.
• Kenntnisse in Typo3 oder vergleichbaren CMS von Vorteil.
• Ausgeprägtes Organisationstalent, proaktive, strukturierte und teamorientierte Arbeitsweise.
• Hohe Qualitäts-, Lösungs- und Serviceorientierung.
• Belastbarkeit und Flexibilität, besonders in Hochbetrieb.
• Stilsichere Kommunikationsfähigkeiten in Deutsch und gute Englischkenntnisse.

Aufgaben

• Sie planen und koordinieren Veranstaltungen und beraten interne und externe Veranstaltende bei der Umsetzung im Einklang mit Strategie und Kernauftrag der Universität.
• Sie fungieren als zentrale Anlaufstelle für interne und externe Eventanfragen, beurteilen Machbarkeit und koordinieren Angebot-, Anfrage- und Kapazitätenmanagement.
• Sie übernehmen eigenständige Koordination ausgewählter Eventprojekte und organisieren situative Anlässe – von der Idee bis zur Nachbereitung.
• Sie planen, koordinieren und realisieren öffentliche Vorlesungen und schaffen Begegnungen zwischen Universität und Öffentlichkeit.
• Sie konzipieren und koordinieren Programmübersichten des Öffentlichen Programms und sichern deren Umsetzung in Print und Online.
• Sie betreuen Event-Tools, entwickeln den zentralen Veranstaltungskalender weiter und wirken bei Digitalisierung der Prozesse mit.
• Sie bewirtschaften Ressourcen und Budgets und stellen administrative Abwicklung von Honoraren und Rechnungen sicher.
• Sie evaluieren Veranstaltungen systematisch und leiten Impulse für Weiterentwicklung ab.

Kenntnisse

Budget- und Finanzmanagement

Eventkoordination

MS Office

Raumbuchungstools

Content-Management (TYPO3)

Teamarbeit

Ausbildung

Kaufmännische Ausbildung oder Eventmanagement-Qualifikation

Tools

Typo3

Excel

Outlook/Teams

Jobbeschreibung

Die Universität St.Gallen

ist ein Ort der Begegnung. Veranstaltungen auf dem Campus schaffen Räume für Austausch und gemeinsames Lernen, weit über den Studienalltag hinaus. Das Events Office schafft die Bedingungen für dieses Miteinander: Es verantwortet die grossen Universitätsanlässe, von den Graduation Days über den Dies academicus bis hin zum Öffentlichen Programm, und ist zugleich die zentrale Anlaufstelle für die Planung, Koordination und Bewilligung von Veranstaltungen an der Universität. Das Team entwickelt das Eventmanagement an der HSG laufend weiter und arbeitet eng mit Partnern innerhalb und ausserhalb der Universität zusammen – damit Veranstaltungen zusammenbringen, was die Universität ausmacht: Studierende, Forschende, Mitarbeitende, Alumni und Gäste, eine Community, die über den Campus hinausreicht.

In dieser vielseitigen Rolle gestalten Sie das Veranstaltungsgeschehen der HSG aktiv mit:

• Sie planen und koordinieren Veranstaltungen und beraten interne und externe Veranstaltende bei der Umsetzung im Einklang mit Strategie und Kernauftrag der Universität.
• Sie fungieren als zentrale Anlaufstelle für interne und externe Eventanfragen, beurteilen deren Machbarkeit und koordinieren das Anfragen-, Angebots- und Kapazitätenmanagement effizient und serviceorientiert.
• Sie übernehmen die eigenständige Koordination ausgewählter Eventprojekte und organisieren situative Anlässe – von der Idee bis zur Nachbereitung.
• Sie planen, koordinieren und realisieren die Öffentlichen Vorlesungen und schaffen so Begegnungen zwischen Universität und Öffentlichkeit.
• Sie konzipieren und koordinieren die Programmübersichten des Öffentlichen Programms und stellen deren Umsetzung in Print und Online sicher.
• Sie betreuen die Event-Tools, entwickeln den zentralen Veranstaltungskalender weiter und wirken bei der Weiterentwicklung und Digitalisierung der Eventprozesse mit.
• Sie bewirtschaften die zugewiesenen Ressourcen und Budgets und stellen die administrative Abwicklung von Honoraren und Rechnungen sicher.
• Sie evaluieren Veranstaltungen systematisch, bereiten die Erkenntnisse auf und leiten daraus Empfehlungen und Impulse für die Weiterentwicklung unserer Formate und Prozesse ab.

Ihr Profil

• Abgeschlossene Ausbildung im kaufmännischen Bereich oder im Eventmanagement (EFZ, HF, Bachelor) oder gleichwertige Qualifikation
• Weiterbildung im Event- oder Projektmanagement (z. B. Eventmanager:in mit eidg. Fachausweis, CAS, Projektmanagement-Zertifizierung) von Vorteil
• Mindestens zwei Jahre Berufserfahrung im Event- oder Projektmanagement, idealerweise im Hochschul- oder Non-Profit-Umfeld
• Fundierte Kenntnisse in Eventplanung, Kapazitäts- und Ressourcenkoordination
• Erfahrung im Budget- und Finanzmanagement von Veranstaltungen
• Kenntnisse in Evaluationsmethoden und Berichtswesen
• Sicherer Umgang mit MS Office (insbesondere Excel, Outlook, Teams)
• Erfahrung mit Eventplanungs- und Raumbuchungstools
• Kenntnisse in Typo3 oder vergleichbaren Content-Management-Systemen von Vorteil
• Ausgeprägtes Organisationstalent mit proaktiver, strukturierter und teamorientierter Arbeitsweise
• Hohe Qualitäts-, Lösungs- und Serviceorientierung
• Belastbarkeit und Flexibilität, insbesondere in Phasen mit hoher Eventdichte
• Stilsichere Kommunikationsfähigkeiten in Deutsch und sehr gute Englischkenntnisse
• Freude am Umgang mit unterschiedlichen Anspruchsgruppen und an der Mitgestaltung der HSG-Community

Für Fragen zur Stelle
Leiterin Events Office, Dr. Gulnaz Partschefeld