Event- und Programm-Manager:in (m/w/d)

Jansen AG; Sankt Gallen; Hybrid; CHF 90.000 - 120.000; Vollzeit

Zusammenfassung

Die Universität St.Gallen sucht eine engagierte Fachkraft für das Eventmanagement im Events Office. Sie planen und koordinieren interne sowie externe Veranstaltungen, beraten Veranstaltende im Einklang mit Strategie und Auftrag der Universität und übernehmen die eigenständige Koordination von ausgewählten Projekten.

Sie betreuen zentrale Event-Tools, entwickeln den Veranstaltungskalender weiter, verwalten Budgets und die Abwicklung von Honoraren und Rechnungen.

Qualifikationen

• Abgeschlossene Ausbildung im kaufmännischen Bereich oder im Eventmanagement (EFZ, HF, Bachelor) oder gleichwertige Qualifikation.
• Weiterbildung im Event- oder Projektmanagement (CAS, eidg. Fachausweis) von Vorteil
• Mindestens zwei Jahre Berufserfahrung im Event- oder Projektmanagement, idealerweise im Hochschul- oder Non-Profit-Umfeld
• Fundierte Kenntnisse in Eventplanung, Kapazitäts- und Ressourcenkoordination
• Erfahrung im Budget- und Finanzmanagement von Veranstaltungen
• Kenntnisse in Evaluationsmethoden und Berichtswesen
• Sicherer Umgang mit MS Office (insbesondere Excel, Outlook, Teams)
• Erfahrung mit Eventplanungs- und Raumbuchungstools
• Kenntnisse in Typo3 oder vergleichbaren Content-Management-Systemen von Vorteil
• Ausgeprägtes Organisationstalent mit proaktiver, strukturierter und teamorientierter Arbeitsweise
• Hohe Qualitäts-, Lösungs- und Serviceorientierung
• Belastbarkeit und Flexibilität, insbesondere in Phasen mit hoher Eventdichte
• Stilsichere Kommunikationsfähigkeiten in Deutsch und sehr gute Englischkenntnisse
• Freude am Umgang mit unterschiedlichen Anspruchsgruppen und an der Mitgestaltung der HSG-Community

Aufgaben

• Veranstaltungen planen, koordinieren und interne/externe Veranstaltende beraten.
• Zentrale Anlaufstelle für Eventanfragen, Machbarkeit prüfen, Kapazitätenmanagement
• Eigenständige Koordination ausgewählter Eventprojekte und situative Anlässe organisieren
• Öffentliche Vorlesungen planen, koordinieren und das Programm gestalten
• Programmübersichten konzipieren und Print/Online umsetzen
• Event-Tools betreuen, Veranstaltungskalender weiterentwickeln, Prozesse digitalisieren
• Ressourcen und Budgets bewirtschaften; Abwicklung von Honoraren und Rechnungen
• Veranstaltungen evaluieren, Erkenntnisse aufbereiten und Impulse ableiten

Kenntnisse

Organisationsfähigkeit

Teamarbeit

Kommunikationsfähigkeit

Flexibilität

Belastbarkeit

Serviceorientierung

Deutschkenntnisse

Englischkenntnisse

Ausbildung

Kaufmännische Ausbildung oder Eventmanagement

Weiterbildung im Event-/Projektmanagement

Tools

MS Office

Excel

Outlook

Teams

Typo3 CMS

Raumbuchungstools

Jobbeschreibung

Die Universität St.Gallen

ist ein Ort der Begegnung. Veranstaltungen auf dem Campus schaffen Räume für Austausch und gemeinsames Lernen, weit über den Studienalltag hinaus. Das Events Office schafft die Bedingungen für dieses Miteinander: Es verantwortet die grossen Universitätsanlässe, von den Graduation Days über den Dies academicus bis hin zum Öffentlichen Programm, und ist zugleich die zentrale Anlaufstelle für die Planung, Koordination und Bewilligung von Veranstaltungen an der Universität. Das Team entwickelt das Eventmanagement an der HSG laufend weiter und arbeitet eng mit Partnern innerhalb und ausserhalb der Universität zusammen – damit Veranstaltungen zusammenbringen, was die Universität ausmacht: Studierende, Forschende, Mitarbeitende, Alumni und Gäste, eine Community, die über den Campus hinausreicht.

In dieser vielseitigen Rolle gestalten Sie das Veranstaltungsgeschehen der HSG aktiv mit:

• Sie planen und koordinieren Veranstaltungen und beraten interne und externe Veranstaltende bei der Umsetzung im Einklang mit Strategie und Kernauftrag der Universität.
• Sie fungieren als zentrale Anlaufstelle für interne und externe Eventanfragen, beurteilen deren Machbarkeit und koordinieren das Anfragen-, Angebots- und Kapazitätenmanagement effizient und serviceorientiert.
• Sie übernehmen die eigenständige Koordination ausgewählter Eventprojekte und organisieren situative Anlässe – von der Idee bis zur Nachbereitung.
• Sie planen, koordinieren und realisieren die Öffentlichen Vorlesungen und schaffen so Begegnungen zwischen Universität und Öffentlichkeit.
• Sie konzipieren und koordinieren die Programmübersichten des Öffentlichen Programms und stellen deren Umsetzung in Print und Online sicher.
• Sie betreuen die Event-Tools, entwickeln den zentralen Veranstaltungskalender weiter und wirken bei der Weiterentwicklung und Digitalisierung der Eventprozesse mit.
• Sie bewirtschaften die zugewiesenen Ressourcen und Budgets und stellen die administrative Abwicklung von Honoraren und Rechnungen sicher.
• Sie evaluieren Veranstaltungen systematisch, bereiten die Erkenntnisse auf und leiten daraus Empfehlungen und Impulse für die Weiterentwicklung unserer Formate und Prozesse ab.

Ihr Profil

• Abgeschlossene Ausbildung im kaufmännischen Bereich oder im Eventmanagement (EFZ, HF, Bachelor) oder gleichwertige Qualifikation
• Weiterbildung im Event- oder Projektmanagement (z. B. Eventmanager:in mit eidg. Fachausweis, CAS, Projektmanagement-Zertifizierung) von Vorteil
• Mindestens zwei Jahre Berufserfahrung im Event- oder Projektmanagement, idealerweise im Hochschul- oder Non-Profit-Umfeld
• Fundierte Kenntnisse in Eventplanung, Kapazitäts- und Ressourcenkoordination
• Erfahrung im Budget- und Finanzmanagement von Veranstaltungen
• Kenntnisse in Evaluationsmethoden und Berichtswesen
• Sicherer Umgang mit MS Office (insbesondere Excel, Outlook, Teams)
• Erfahrung mit Eventplanungs- und Raumbuchungstools
• Kenntnisse in Typo3 oder vergleichbaren Content-Management-Systemen von Vorteil
• Ausgeprägtes Organisationstalent mit proaktiver, strukturierter und teamorientierter Arbeitsweise
• Hohe Qualitäts-, Lösungs- und Serviceorientierung
• Belastbarkeit und Flexibilität, insbesondere in Phasen mit hoher Eventdichte
• Stilsichere Kommunikationsfähigkeiten in Deutsch und sehr gute Englischkenntnisse
• Freude am Umgang mit unterschiedlichen Anspruchsgruppen und an der Mitgestaltung der HSG-Community

Für Fragen zur Stelle
Leiterin Events Office, Dr. Gulnaz Partschefeld