Sekretär:in

University of Bern; Bern; Vor Ort; CHF 70.000 - 95.000; Vollzeit

Zusammenfassung

University of Bern sucht eine engagierte Verwaltungsfachperson zur Unterstützung in Finanz-, Sekretariats- und Personal- sowie Studienadministration.

Sie bearbeiten Rechnungen, unterstützen das Sekretariat und die Studienkoordination, arbeiten selbständig und sorgfältig in einem teamorientierten Umfeld.

Qualifikationen

• Kaufmännische Ausbildung im E- oder M-Profil mit Berufserfahrung.
• Gute IT-Anwenderkenntnisse (MS Office; Adobe XD und InDesign wünschenswert).
• Bereitschaft sich in neue Software und Plattformen einzulernen.
• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift.
• Sorgfältiger Umgang mit vertraulichen Informationen, Diskretion.
• Selbständige, lösungsorientierte und zuverlässige Arbeitsweise, Teamfähigkeit.

Aufgaben

• Finanzadministration: Rechnungen bearbeiten, Betriebs- und Drittmittel prüfen, Kontierungen und Abrechnungen.
• Sekretariat: Allgemeine Sekretariatsarbeiten, Korrespondenz, Empfang, Datenbankpflege, Protokollführung, Webseitenpflege, Veranstaltungsorganisation.
• Sekretariat des Professors: Administrative Unterstützung, Terminorganisation, Reisebuchungen.
• Personaladministration: Ein- und Austritte, Personalmutationen, Abklärungen und Auskünfte.
• Studienadministration: Anfragen von Studierenden/Dozierenden bearbeiten, Lehrveranstaltungsplanung unterstützen, Studienkoordination unterstützen.

Kenntnisse

Teamfähigkeit

Selbständige Arbeitsweise

Lösungsorientierte Arbeitsweise

Zuverlässigkeit

Diskretion

Ausbildung

Kaufmännische Ausbildung (E- oder M-Profil)

Tools

MS Office

Adobe XD

InDesign

Jobbeschreibung

Die UniBE ist vielseitig.

Bei uns erwartet Sie eine grosse Themenvielfalt und viel Gestaltungsfreiraum.

Aufgaben

• Finanzadministration: Selbständige Bearbeitung von Rechnungen, Kontrolle von Betriebs- und Drittmittel, Kontierungen und Kreditkartenabrechnungen, Rechnungsstellungen, Spesenabrechnungen, Materialbestellungen
• Sekretariat: Allgemeine Sekretariatsarbeiten, Korrespondenz mit verschiedenen Anspruchsgruppen und Empfang, Ablage und Pflege von Datenbanken, Protokollführung, Instandhaltung der Webseite, Organisation von Anlässen
• Sekretariat des Professors: Administrative Unterstützung, Organisation von Terminen, Reisebuchungen
• Personaladministration: Selbständige Bearbeitung von Ein- und Austritten, Personalmutationen (Verlängerungen, Finanzierungsquellen- und Funktionenwechsel, Familienzulagen, EO), Abklärungen und Auskünfte
• Studienadministration: Bearbeitung von Anfragen von Studierenden und Dozierenden, Unterstützung bei der Planung und Organisation von Lehrveranstaltungen, Unterstützung der Studienkoordination

Profil

• Kaufmännische Ausbildung im E- oder M-Profil mit Berufserfahrung
• Gute IT-Anwenderkenntnisse (MS Office; Adobe XD und InDesign wünschenswert)
• Bereitschaft sich in neue Software und Plattformen einzulernen
• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift
• Sorgfältiger Umgang mit vertraulichen Informationen, Diskretion
• Selbständige, lösungsorientierte und zuverlässige Arbeitsweise, Teamfähigkeit