Direktionsassistenz (80 – 100%)

University of Bern; Bern; Vor Ort; CHF 70.000 - 95.000; Vollzeit

Zusammenfassung

University of Bern sucht eine/n verantwortungsbewusste/n Mitarbeiter/in für die zentrale Administration der Klinik. Sie übernehmen eigenständig Administrative Aufgaben, führen Korrespondenz in Deutsch und Englisch und arbeiten eng mit dem Klinikdirektor zusammen.

Sie sind Ansprechperson für Mitarbeitende bei administrativen und HR-bezogenen Fragen, organisieren Sitzungen und kümmern sich um Rechnungen sowie Fristen. Eine selbstständige, strukturierte Arbeitsweise ist erwünscht.

Qualifikationen

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung und mehrjährige Berufserfahrung in einer ähnlichen Funktion.

Aufgaben

• Selbstständige, professionelle Administration und Korrespondenz in Deutsch und Englisch.
• Enge Zusammenarbeit mit dem Klinikdirektor in den definierten Aufgabenbereichen.
• Wichtige Ansprechperson für Mitarbeitende bei administrativen und HR-bezogenen Fragen.
• Organisation von Sitzungen, Vor- und Nachbereitung sowie Protokollführung.
• Kontierung und Verbuchung von Rechnungen; Verwaltung der Drittmittelkonten.
• Koordination von Terminen, Fristen im Blick, reibungsloser Ablauf.
• Erste Anlaufstelle für allgemeine administrative Anliegen rund um die Klinik.

Kenntnisse

Deutsch (schriftlich/mündlich)

Englisch (schriftlich/mündlich)

Französischkenntnisse vorteilhaft

Ausbildung

Kaufmännische Ausbildung

Tools

MS Office

SAP (Vorteil)

Jobbeschreibung

Die UniBE ist vielseitig.

Bei uns erwartet Sie eine grosse Themenvielfalt und viel Gestaltungsfreiraum.

Das wartet auf Dich:

• Du führst die Administration selbstständig und professionell und übernimmst die Korrespondenz in Deutsch und Englisch.


• Du arbeitest eng mit dem Klinikdirektor in den definierten Aufgabenbereichen zusammen.


• Du bist eine wichtige Ansprechperson für Mitarbeitende bei administrativen und HR-bezogenen Fragen. Kenntnisse der universitären Verwaltung sind dabei von Vorteil.


• Du organisierst Sitzungen, übernimmst deren Vor- und Nachbereitung und führst die Protokolle.


• Du kümmerst Dich um die Kontierung und Verbuchung von Rechnungen und bewirtschaftest die Drittmittelkonten.


• Du koordinierst Termine vorausschauend, behältst Fristen im Blick und sorgst für einen reibungslosen Ablauf.


• Du bist erste Anlaufstelle für allgemeine administrative Anliegen rund um die Klinik.

So wirst du Teil unseres Teams:

• Eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung sowie mehrere Jahre Berufserfahrung in einer ver-gleichbare Funktion


• Sehr gute mündliche und schriftliche Deutsch- und Englischkenntnisse; Französischkenntnisse sind ein Plus


• Eine rasche Auffassungsgabe, vernetztes Denken und die Fähigkeit, auch in einem dynamischen Umfeld den Überblick zu behalten


• Flexibilität, Offenheit und Freude daran, auch bei Unvorhergesehenem pragmatische Lösungen zu finden


• Sehr gute MS-Office-Kenntnisse und ein gutes Zahlenverständnis; SAP-Kenntnisse von Vorteil


• Ausgeprägte Kommunikationsfähigkeiten und eine hohe Dienstleistungsorientierung


• Eine selbstständige, strukturierte und zuverlässige Arbeitsweise