Office & Operations Manager – Prozessoptimierung & Empfang

iTrust AG; Cham; Vor Ort; Vertraulich; Vollzeit

Zusammenfassung

iTrust AG in der Deutschschweiz sucht eine erfahrene Office Manager:in, die interne Abläufe koordiniert, Kunden und Partner professionell betreut und das Office herzlich organisiert.

Sie analysieren Prozesse, automatisieren Schritte mit Microsoft 365 oder KI-Lösungen, unterstützen Sales im Tagesgeschäft und sorgen für reibungslose Rechnungsprozesse sowie Hospitality für Gäste und Mitarbeitende.

Qualifikationen

• Du bringst Erfahrung im Office Management, Verkaufsinnendienst, Administration oder einer vergleichbaren Drehscheibenfunktion mit und arbeitest selbstständig, strukturiert sowie zuverlässig.
• Du hast Lust darauf, Prozesse nicht einfach nur auszuführen, sondern sie besser zu machen, und probierst dafür gerne neue Tools aus.
• Du bist kommunikativ, dienstleistungsorientiert und behältst den Überblick bei mehreren Aufgaben.
• Du hast ein Flair für IT-Themen oder idealerweise Erfahrung in IT-, Technologie- oder Beratungsunternehmen.
• Du verfügst über eine kaufmännische Grundbildung und idealerweise eine Weiterbildung im Bereich Office Management, Verkaufsinnendienst, Eventmanagement, Prozessautomatisierung oder KI.
• Du kommunizierst stilsicher auf Deutsch und Englisch und verstehst Schweizerdeutsch im beruflichen Alltag.

Aufgaben

• Du bearbeitest Offerten-, Auftrags- und Bestellprozesse und unterstützt Sales im Verkaufsinnendienst.
• Du betreust unsere Info-Mailbox, koordinierst Anfragen und übernimmst selbständig weitere Tagesgeschäftsaufgaben.
• Du bist Ansprechperson für Lieferanten/Partner, koordinierst Termine und behältst Pendenzen im Blick.
• Du analysierst bestehende Abläufe im Backoffice, digitalisierst und automatisierst sie schrittweise.
• Du wirkst bei der Rechnungserstellung mit und unterstützt Kreditorenbuchhaltung.
• Du sorgst gemeinsam mit einem kleinen Team für einen professionellen Kundenempfang und Hospitality-Management sowie Gäste-/Mitarbeiterbetreuung.

Kenntnisse

Office Management

Verkaufsinnendienst

Administration

Kommunikationsfähigkeit

Dienstleistungsorientierung

Organisationstalent

IT-Themen

Deutsch

Englisch

Ausbildung

Kaufmännische Grundbildung

Weiterbildung Office Management/Prozessautomatisierung/KI

Tools

Microsoft 365

Künstliche Intelligenz

Jobbeschreibung

iTrust AG in der Deutschschweiz sucht eine erfahrene Office Manager:in, die interne Abläufe koordiniert, Kunden und Partner professionell betreut und das Office herzlich organisiert.

Sie analysieren Prozesse, automatisieren Schritte mit Microsoft 365 oder KI-Lösungen, unterstützen Sales im Tagesgeschäft und sorgen für reibungslose Rechnungsprozesse sowie Hospitality für Gäste und Mitarbeitende.