Business Operations Manager:in

intelliCard Solutions AG; Rapperswil; On-site; CHF 30,000 - 54,000; Part time

Job summary

Boldmoves sucht eine engagierte Person im Teilzeitpensum (40–60%) zur Unterstützung unseres kleinen Teams in Rapperswil. Die Rolle umfasst Office Management an zwei Standorten (Rapperswil und Konstanz), Ressourcencontrolling für Kundenprojekte, Buchhaltungszuarbeit, Vertriebsunterstützung und allgemeine Assistenz.

Sie arbeiten deutsch/englisch, bringen mindestens zwei Jahre Erfahrung in Administration mit und haben idealerweise Kenntnisse in HubSpot, Jira, Confluence oder n8n.

Qualifications

• Mindestens zwei Jahre Erfahrung in kaufmännischer Administration, Backoffice, Sachbearbeitung oder Assistenz
• Praktische Erfahrung mit Rechnungserfassung und Fakturierung in einer Buchhaltungssoftware
• Deutsch und Englisch auf hohem Niveau in Wort und Schrift
• Wohnsitz im Einzugsgebiet: Ein Präsenztag pro Woche in Rapperswil muss für Sie machbar sein
• Arbeitsbewilligung für die Schweiz oder Anspruch darauf
• Und das Wichtigste: Sie arbeiten gerne mit digitalen Werkzeugen und haben schon einmal von sich aus einen Arbeitsablauf vereinfacht oder verbessert

Responsibilities

• Office Management für zwei Standorte (Rapperswil & Konstanz) inkl. Organisation, Spesen, Korrespondenz Deutsch/Englisch, Telefondienst.
• Ressourcencontrolling für Kundenprojekte: Budgetkontrolle, Arbeitsrapporte, Auslastungssheets.
• Buchhaltung Zuarbeit: Kreditorenrechnungen erfassen, Debitorenrechnungen ausstellen, Mahnwesen, Zusammenarbeit mit Treuhändern.
• Vertriebsunterstützung: Angebote erstellen, nachfassen, Warenmanagement mit Einkauf und Versand.
• Assistenz: Reisebuchungen, Planung der Supportverantwortungen, Unterstützung des Managements im CRM.

Skills

Office Management

Ressourcencontrolling

Buchhaltung

Vertriebsunterstützung

Assistenz

Tools

HubSpot

Jira

Confluence

n8n

Job description

Rolle und Verantwortlichkeiten

Wir sind ein kleines Team und suchen die Person, die unseren Mitarbeitenden den Rücken freihält und sie bei ihrer Arbeit unterstützt. Dazu suchen wir in einer Teilzeitstelle für 40-60% Pensum jemanden, die/der folgende Aufgaben übernehmen kann:

Office Management Administration unserer beiden Standorte Rapperswil und Konstanz (Konstanz wird von Rapperswil aus betreut, ohne Reisetätigkeit), Organisation, Spesen, Korrespondenz auf Deutsch und Englisch, Telefondienst über unsere VoIP-Lösung, ortsunabhängig.

Ressourcencontrolling für Kundenprojekte Budgetkontrolle, Arbeitsrapporte einholen, Auslastungssheets führen.

Buchhaltung (Zuarbeit) Kreditorenrechnungen erfassen, Debitorenrechnungen ausstellen für die Schweiz und Deutschland, Mahnwesen, Zusammenarbeit mit unseren beiden Treuhandpartnern bei Quartals- und Jahresabschluss. Sie müssen keine ausgebildete Buchhalterin sein, die Abschlüsse machen die Treuhänder.

Vertriebsunterstützung Angebote erstellen, nachfassen, Warenmanagement mit Einkauf und Versand.

Assistenz Unterstützung des Teams in allen Belangen, von Reisebuchungen bis zur Planung der Supportverantwortungen, Unterstützung des Managements in der Kommunikation, Pflege unserer Kunden im CRM.

Benefits

• Flexible Arbeitszeiten und teilweise Homeoffice, ein Präsenztag pro Woche in Rapperswil
• Flache Hierarchien, offene Kultur, internationales Team, kurze Wege
• Eine Rolle mit echter Breite und direktem Draht zur Geschäftsleitung
• Ein Arbeitsplatz mit Blick auf den Zürichsee, zwei Gehminuten vom Bahnhof Rapperswil

Qualifikationen und Fähigkeiten

Mindestens zwei Jahre Erfahrung in kaufmännischer Administration, Backoffice, Sachbearbeitung oder Assistenz

• Praktische Erfahrung mit Rechnungserfassung und Fakturierung in einer Buchhaltungssoftware

• Deutsch und Englisch auf hohem Niveau in Wort und Schrift

• Keine Berührungsängste mit englischsprachiger Software

• Wohnsitz im Einzugsgebiet: Ein Präsenztag pro Woche in Rapperswil muss für Sie machbar sein

• Arbeitsbewilligung für die Schweiz oder Anspruch darauf

• Und das Wichtigste: Sie arbeiten gerne mit digitalen Werkzeugen und haben schon einmal von sich aus einen Arbeitsablauf vereinfacht oder verbessert

Von Vorteil, aber keine Bedingung: HubSpot, Jira, Confluence, n8n, Erfahrung mit deutscher Buchhaltung, Angebotserstellung, Projektcontrolling oder Versand. Eine kaufmännische Grundbildung ist ausdrücklich keine Voraussetzung. Uns interessiert, was Sie können, nicht welches Diplom Sie haben.