Office Manager Operations/PA Private Banking / Fest

Evergreen Human Resources AG; Rämismühle; Vor Ort; CHF 90.000 - 120.000; Vollzeit

Zusammenfassung

Evergreen Human Resources AG im Herzen von Zürich-Seefeld sucht eine vielseitige Assistenz der Geschäftsleitung mit Aufgaben im Operations-Management und HR. Sie unterstützen den CEO, bereiten Verwaltungsrats- und Generalversammlungen vor, koordinieren Finanz- und Buchhaltungsbelange, Lohn- und HR-Aufgaben, Audits sowie Marketing- und Organisationsaufgaben.

Sie verfügen über eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, idealerweise Weiterbildung im Direktionsassistenzbereich oder BWL HF, und

Qualifikationen

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung.
• Ideal wäre eine Weiterbildung im Bereich Executive Assistant oder ähnliche Qualifikation.

Aufgaben

• Assistenz der Geschäftsleitung und Verwaltungsratsarbeit
• Planung, Organisation und Protokollierung von Verwaltungsrats- und Generalversammlungen
• Unterstützung des CEO bei strategischen und operativen Aufgaben
• Finanz- und Buchhaltungsmanagement
• Lohnadministration und Überwachung von Rechnungen
• Abwicklung von Rückvergütungen
• Unterstützung bei Audits
• Vorbereitung von Unterlagen für Audits
• Organisation von Auditterminen und Kommunikation mit Prüfern
• Führung einer Operations Mitarbeiterin
• Organisation von Fotoshootings und Pflege der Website
• Erstellung/Anpassung von Marketingmaterialien
• Bestellung und Verwaltung von Büromaterialien
• HR-Aufgaben: Einrichtung von Arbeitsmitteln, Anmeldung bei AHV
• Unterstützung bei HR-Aufgaben
• Verwaltung des Aktienbuchs und Kapitalerhöhungen
• Korrespondenz mit FINMA und Rechtsberatern
• Erstellung rechtskonformer Dokumente
• Compliance-Betreuung, Onboarding neuer Kunden
• Bearbeitung von Handelsregistereinträgen

Kenntnisse

Deutsch (stilsicher)

Englisch (Wort & Schrift)

MS Office

IT-Affinität

Betriebswirtschaftliches Denken

Ausbildung

Kaufmännische Ausbildung

Direktionsassistentin oder BWL HF

Jobbeschreibung

Einleitung

Im exklusiven Auftrag unserer Mandantin, einem renommierten, stark wachsenden Finanzdienstleistungsunternehmen (Asset Management, Private Banking) mit sympathischer Unternehmenskultur suchen wir für den Sitz im Herzen des Zürcher-Seefelds (zentrale und direkte Seelage, Parkplätze vorhanden), ab sofort oder nach Vereinbarung eine/n vielseitige/n

Art der Arbeit

• Assistenz der Geschäftsleitung und Verwaltungsratsarbeit

Planung, Organisation und Protokollierung von Verwaltungsrats- und Generalversammlungen.

Unterstützung des CEO bei strategischen und operativen Aufgaben.

• Finanz- und Buchhaltungsmanagement

(Schnittstelle externer Treuhänder)

Lohnadministration und Überwachung von Rechnungen, Kreditkarten- und Kreditorenzahlungen.

Abwicklung von Rückvergütungen

• Unterstützung bei Audits

Vorbereitung und Zusammenstellung aller relevanten Unterlagen für Audits.

Mitwirkung bei der Organisation und Durchführung von Auditterminen, Kommunikation mit externen Prüfern.

• Organisatorisches und Marketing

Führung einer Operations Mitarbeiterin

Organisation und Durchführung von Fotoshootings sowie Pflege der Unternehmenswebsite.

Erstellung und Anpassung von Marketingmaterialien (z. B. One-Pager).

Bestellung und Verwaltung von Büromaterialien

• Human Resources (HR)

Einrichtung von Arbeitsmitteln für neue Mitarbeitende (z. B. Schlüssel, E-Mail).

Anmeldung bei SwissLife, AHV und Beantragung von Kinderzulagen.

Unterstützung bei administrativen und organisatorischen HR-Aufgaben.

• Juristische Aufgaben

Verwaltung des Aktienbuchs, Vorbereitung aktienrechtlicher Dokumente und Kapitalerhöhungen.

Korrespondenz mit der FINMA z.b. bei Satzungsänderungen und anderen regulatorischen Vorgaben.

Erstellung und Verwaltung rechtskonformer Dokumente.

Korrespondenz mit Kanzlei und internem Rechtsberater

• Compliance-Management

Betreuung der internen Kontrollsysteme (IKS) und Compliance-Toolbox

Erstellung und Verwaltung von Compliance-Berichten sowie Onboarding neuer Kunden.

Bearbeitung und Eintragungen im Handelsregister.

Unsere Mandantin bietet Ihnen die Chance, ein erfolgreiches Unternehmen im Wachstum zu begleiten und auch in diversen spannenden Projekten mitzuarbeiten. Zudem dürfen Sie sich auf eine sympathische Unternehmenskultur und attraktive Anstellungsbedingungen freuen.

Anforderungsprofil

Um diese spannende Herausforderung optimal zu meistern, bringen Sie eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung sowie von Vorteil eine relevante Weiterbildung (z. B. Direktionsassistentin oder BWL HF) mit. Sie können bereits auf langjährige Berufserfahrung im Operations Umfeld in einer ähnlichen Funktion (z. B. Backoffice Leitung, Executive Assistant, Operations Manager mit vergleichbaren Aufgaben) zurückblicken, welche Sie idealerweise im Finanzumfeld (z. B. Asset Management oder Private Banking) gesammelt haben. Sie kommunizieren stilsicher in Deutsch und sehr gut in Englisch (Wort und Schrift). Im Umgang mit den MS Office Anwendungen sind Sie versiert und bringen ein generelles Flair für IT-Anwendungen mit. Sie denken betriebswirtschaftlich und haben auch Freude am Umgang mit Zahlen. Wenn Sie zudem eine offene, unkomplizierte Persönlichkeit mit Organisationstalent sind, die auf unterschiedlichen Hierarchieebenen erfolgreich kommunizieren kann und Wert auf ein gepflegtes Erscheinungsbild legt, sollten Sie sich baldmöglichst bei uns bewerben.