Office Manager (m/w/d) 100%

Michael Page International (Switzerland) SA; Zürich; Vor Ort; CHF 90.000 - 130.000; Vollzeit

Zusammenfassung

Michael Page International (Switzerland) SA sucht am Standort Zürich eine motivierte Fachkraft im Office Management & Administration. Sie steuern das Tagesgeschäft, betreuen externe Dienstleister und koordinieren Rechnungen, Spesen sowie Reisen. Zudem unterstützen Sie Management und Mitarbeitende in Organisationsthemen und organisieren Meetings und Büroaktivitäten.

In der HR-Administration begleiten Sie Onboarding, Offboarding und Rekrutierung sowie Payroll- bzw. Mitarbeiterdatenprozesse.

Qualifikationen

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation.
• Erste Erfahrungen im Office Management, Administration, HR Administration o. ä.
• Hohe Serviceorientierung und Freude am Unterstützen.
• Kommunikationsstärke und Beziehungsaufbau in Contacts zu Stakeholdern.
• Interesse an HR-, Compliance- oder Health & Safety-Themen.
• Eigeninitiative und Verantwortungsbewusstsein.
• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse.
• Sichere MS-Office-Kenntnisse.

Aufgaben

• Sicherung des reibungslosen Tagesgeschäfts am Standort Zürich.
• Betreuung externer Dienstleister, Vermieter und Geschäftspartner.
• Koordination von Rechnungen, Spesen, Reisen und administrativen Prozessen.
• Unterstützung von Management und Mitarbeitenden in organisatorischen Belangen.
• Organisation von Meetings, Events und Büroaktivitäten.
• Unterstützung bei Onboarding/Offboarding und Rekrutierung.
• Pflege von Personaldaten und HR-Prozessen.
• Mitarbeit bei Compliance-, Governance- und Health & Safety-Themen.
• Erstellung von Reports und Kennzahlen für Stakeholder.

Kenntnisse

Organisationsfähigkeit

Serviceorientierung

Kommunikationsstärke

Deutsch & Englisch

MS Office Kenntnisse

Ausbildung

Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung

Tools

MS Office

Jobbeschreibung

• Vielseitige Drehscheibenfunktion mit grossem Gestaltungsspielraum
• Office, HR & Compliance in einer zentralen Schlüsselrolle vereint

Firmenprofil

Unser Kunde ist ein international tätiges Technologieunternehmen mit mehreren tausend Mitarbeitenden weltweit und einer starken Präsenz in Europa. Am Standort in Zürich arbeitet ein eingespieltes Team von rund 15 bis 20 Mitarbeitenden in einem dynamischen und innovationsgetriebenen Umfeld. Das Unternehmen entwickelt zukunftsweisende Lösungen für die Energiebranche und trägt aktiv zur Digitalisierung und Weiterentwicklung moderner Energieinfrastrukturen bei.

Stellenbeschreibung

Office Management & Administration

• Sicherstellung eines reibungslosen Tagesgeschäfts am Schweizer Standort
• Betreuung externer Dienstleister, Vermieter und Geschäftspartner
• Koordination von Rechnungen, Spesen, Geschäftsreisen und administrativen Prozessen
• Unterstützung von Management und Mitarbeitenden in organisatorischen Belangen
• Organisation von Meetings, Events und Büroaktivitäten

HR Administration

• Unterstützung von Onboarding-, Offboarding- und Rekrutierungsprozessen
• Administrative Begleitung des Employee Life Cycles
• Koordination von Arbeitsbewilligungen, Visa und Payroll-Mutationen
• Pflege von Personaldaten sowie Unterstützung lokaler HR-Prozesse
• Mitarbeit bei Benefits- und allgemeinen Personaladministrationsthemen

Compliance, Health & Safety

• Unterstützung bei Compliance-, Governance- und regulatorischen Anforderungen
• Koordination von Health & Safety-, Schulungs- und Notfallprozessen
• Pflege von Risiko-, Audit- und Dokumentationssystemen
• Mitarbeit bei Nachhaltigkeits- und Continuous-Improvement-Initiativen
• Erstellung von Reports und Kennzahlen für lokale und internationale Stakeholder

Anforderungsprofil

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation
• Erste Erfahrung im Office Management, in der Administration, HR Administration oder einer vergleichbaren Funktion
• Ausgeprägte Organisationsfähigkeit und strukturierte Arbeitsweise
• Hohe Serviceorientierung und Freude daran, andere zu unterstützen
• Kommunikationsstärke sowie die Fähigkeit, Beziehungen aufzubauen und zu pflegen
• Interesse an HR-, Compliance- oder Health & Safety-Themen
• Ein hohes Mass an Eigeninitiative und Verantwortungsbewusstsein
• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift
• Sicherer Umgang mit den gängigen MS-Office-Anwendungen

Sonstige Informationen

Sind Sie eine organisierte Persönlichkeit mit Herz, die gerne Verantwortung übernimmt, Menschen unterstützt und dafür sorgt, dass im Hintergrund alles reibungslos funktioniert? Dann freuen wir uns auf Ihre Bewerbung.