Office Manager:in 100 % (m/w/d)

iTrust AG; Cham; Vor Ort; Vertraulich; Vollzeit

Zusammenfassung

iTrust AG in der Deutschschweiz sucht eine erfahrene Office Manager:in, die interne Abläufe koordiniert, Kunden und Partner professionell betreut und das Office herzlich organisiert.

Sie analysieren Prozesse, automatisieren Schritte mit Microsoft 365 oder KI-Lösungen, unterstützen Sales im Tagesgeschäft und sorgen für reibungslose Rechnungsprozesse sowie Hospitality für Gäste und Mitarbeitende.

Qualifikationen

• Du bringst Erfahrung im Office Management, Verkaufsinnendienst, Administration oder einer vergleichbaren Drehscheibenfunktion mit und arbeitest selbstständig, strukturiert sowie zuverlässig.
• Du hast Lust darauf, Prozesse nicht einfach nur auszuführen, sondern sie besser zu machen, und probierst dafür gerne neue Tools aus.
• Du bist kommunikativ, dienstleistungsorientiert und behältst den Überblick bei mehreren Aufgaben.
• Du hast ein Flair für IT-Themen oder idealerweise Erfahrung in IT-, Technologie- oder Beratungsunternehmen.
• Du verfügst über eine kaufmännische Grundbildung und idealerweise eine Weiterbildung im Bereich Office Management, Verkaufsinnendienst, Eventmanagement, Prozessautomatisierung oder KI.
• Du kommunizierst stilsicher auf Deutsch und Englisch und verstehst Schweizerdeutsch im beruflichen Alltag.

Aufgaben

• Du bearbeitest Offerten-, Auftrags- und Bestellprozesse und unterstützt Sales im Verkaufsinnendienst.
• Du betreust unsere Info-Mailbox, koordinierst Anfragen und übernimmst selbständig weitere Tagesgeschäftsaufgaben.
• Du bist Ansprechperson für Lieferanten/Partner, koordinierst Termine und behältst Pendenzen im Blick.
• Du analysierst bestehende Abläufe im Backoffice, digitalisierst und automatisierst sie schrittweise.
• Du wirkst bei der Rechnungserstellung mit und unterstützt Kreditorenbuchhaltung.
• Du sorgst gemeinsam mit einem kleinen Team für einen professionellen Kundenempfang und Hospitality-Management sowie Gäste-/Mitarbeiterbetreuung.

Kenntnisse

Office Management

Verkaufsinnendienst

Administration

Kommunikationsfähigkeit

Dienstleistungsorientierung

Organisationstalent

IT-Themen

Deutsch

Englisch

Ausbildung

Kaufmännische Grundbildung

Weiterbildung Office Management/Prozessautomatisierung/KI

Tools

Microsoft 365

Künstliche Intelligenz

Jobbeschreibung

Warum iTrust?

Wir sind nicht einfach ein IT-Dienstleister. Wir sind ein Team, das KMU in der Deutschschweiz digital erfolgreicher macht. Wir setzen auf die Unterstützung und aktive Begleitung von KMU’s und stehen für moderne Microsoft-Technologien, wiederkehrende Services sowie KI & IT-Sicherheit.

Bei uns zählt das beste Argument und nicht der Jobtitel. Du kannst Verantwortung übernehmen, Ideen werden gehört und Mitgestaltung ist kein Buzzword, sondern Alltag. Wir stehen für ehrliches Feedback und eine gesunde Fehlerkultur. Unser Altersdurchschnitt? 30 Jahre.

Gut zu wissen: Das Team trifft sich jeden Montag im iTrust-Office für persönlichen Austausch, Fokus, Lernen und gemeinsames Vorwärtskommen.

Aufgaben

Deine Rolle bei uns

Als Office Manager:in übernimmst du eine zentrale Drehscheibenfunktion. Du sorgst dafür, dass interne Abläufe reibungslos funktionieren, Kunden und Partner professionell betreut werden und unser Office-Alltag effizient, strukturiert und herzlich organisiert ist.

• Du bearbeitest den Offerten-, Auftrags- und Bestellprozess und unterstützt unsere Projektleidenden sowie das Sales Team im Verkaufsinnendienst.
• Du betreust unsere Info-Mailbox, koordinierst eingehende Anfragen und übernimmst selbständig weitere Aufgaben im Tagesgeschäft.
• Du bist Ansprechperson für Lieferanten und Partner, koordinierst Termine und behältst offene Pendenzen zuverlässig im Blick.
• Du analysierst unsere bestehenden Abläufe im Backoffice und vereinfachst, digitalisierst und automatisierst sie Schritt für Schritt.
• Du wirkst bei der Rechnungserstellung mit und unterstützt die Kreditorenbuchhaltung.
• Du stellst gemeinsam mit einem kleinen Team einen professionellen Kundenempfang sicher, verantwortest das Hospitality Management und sorgst dafür, dass sich Gäste, Kunden und Mitarbeitende willkommen fühlen.
• Du koordinierst und organisierst grosse und kleine Team-Events, Meetings und kleinere Anlässe.

Qualifikation

Was du mitbringst

• Du bringst Erfahrung im Office Management, Verkaufsinnendienst, in der Administration oder in einer vergleichbaren Drehscheibenfunktion mit und arbeitest selbstständig, strukturiert sowie zuverlässig.
• Du hast Lust darauf, Prozesse nicht einfach nur auszuführen, sondern sie besser zu machen, und probierst dafür gerne neue Tools aus, beispielsweise Automatisierungen in Microsoft 365 oder den Einsatz von KI im Arbeitsalltag.
• Du bist eine kommunikative, dienstleistungsorientierte Persönlichkeit mit Organisationstalent und behältst auch dann den Überblick, wenn mehrere Aufgaben gleichzeitig anstehen.
• Du hast ein Flair für IT-Themen oder hast idealerweise bereits in einem IT-, Technologie- oder Beratungsunternehmen gearbeitet.
• Du verfügst über eine kaufmännische Grundbildung und idealerweise über eine Weiterbildung im Bereich Office Management, Verkaufsinnendienst, Eventmanagement, Prozessautomatisierung oder KI.
• Du kommunizierst stilsicher auf Deutsch und Englisch und verstehst Schweizerdeutsch im beruflichen Alltag.
• Du überzeugst durch ein professionelles, herzliches Auftreten gegenüber Kunden, Partnern und Mitarbeitenden.