Office Manager:in Administration

ISP Electro Solutions AG; Kloten; Vor Ort; CHF 70.000 - 100.000; Vollzeit

Benefits dieser Stelle

faire und marktorientierte Vergütung

massgeschneiderte Aus- und Weiterbild­

eine fortschrittliche Infrastruktur

Zusammenfassung

ActVisual GmbH, Teil der BKW-Gruppe, sucht eine Office Managerin/ einen Office Manager für die Administration am Standort Kloten. Sie unterstützen Geschäftsleitung und Projektleiter:innen, koordinieren Termine, bearbeiten Korrespondenz, Rechnungen und das Dokumentenmanagement, sowie das Mahnwesen und das Controlling von Zeiten.

Sie verfügen über eine kaufmännische Grundausbildung, Erfahrung in Administration und idealerweise Buchhaltung, gute MS-Office-Kenntnisse und Abacus-Erfahrung.

Qualifikationen

• Kaufmännische Grundausbildung.
• Berufserfahrung in der Administration, idealerweise mit Buchhaltung.
• Erfahrung mit ERP-Systemen, vorzugsweise Abacus.
• Sehr gute MS-Office-Kenntnisse.
• Deutsch sicher in Wort und Schrift; Englisch- und Ösischkenntnisse von Vorteil.
• Selbstständige, strukturierte und exakte Arbeitsweise.
• Ausgeprägte Dienstleistungsorientierung sowie Organisationstalent.

Aufgaben

• Unterstützung der Geschäftsleitung und der Projektleiter:innen in administrativen Belangen.
• Planung und Koordination von Terminen sowie Bearbeitung der Korrespondenz und des Dokumentenmanagements.
• Bedienung der Telefonzentrale sowie Verwaltung von Telefon- und Mailboxen.
• Allgemeine Administrations- und Sekretariatsarbeiten.
• Erstellung und Nachverfolgung von Offerten sowie termingerechte Rechnungsstellung.
• Überwachung offener Pendenzen und Unterstützung bei deren Bearbeitung.
• Vorbereitung und Kontierung von Kreditorenrechnungen.
• Mitwirkung bei Monats- und Quartalsabschlüssen sowie Aufbereitung von Finanzdaten.
• Durchführung des Mahnwesens
• Verwaltung und Kontrolle der Zeiterfassungen
• Pflege von Kunden-, Projekt- und Stammdaten in Abacus sowie Sicherstellung einer hohen Datenqualität

Kenntnisse

MS Office

Organisationsfähigkeit

Kundenorientierung

Selbstständige Arbeitsweise

Ausbildung

Kaufmännische Grundausbildung

Tools

Abacus ERP

Jobbeschreibung

Office Manager:in Administration

Office Manager:in Administration

ActVisual (Teil der BKW) entwickelt seit über 25 Jahren innovative Audio-/Video Integrations- und Videokonferenzlösungen für Spitäler, Justiz und internationale Unternehmen. Werde als Office Manager:inn Administration Teil unseres Teams!

Office Manager:in Administration

Deine Aufgaben

• Unterstützung der Geschäftsleitung und der Projektleiter:innen in administrativen und organisatorischen Belangen
• Planung und Koordination von Terminen sowie Bearbeitung der Korrespondenz und des Dokumentenmanagements
• Bedienung der Telefonzentrale sowie Verwaltung von Telefon- und Mailboxen
• Ausführung allgemeiner Administrations- und Sekretariatsarbeiten
• Erstellung und Nachverfolgung von Offerten sowie termingerechte Rechnungsstellung
• Überwachung offener Pendenzen und Unterstützung bei deren Bearbeitung
• Vorbereitung und Kontierung von Kreditorenrechnungen
• Mitwirkung bei Monats- und Quartalsabschlüssen sowie Aufbereitung von Finanzdaten und Auswertungen
• Durchführung des Mahnwesens
• Verwaltung und Kontrolle der Zeiterfassungen
• Pflege von Kunden-, Projekt- und Stammdaten in Abacus sowie Sicherstellung einer hohen Datenqualität

Das bringst du mit

• Kaufmännische Grundausbildung
• Berufserfahrung in der Administration, idealerweise mit Erfahrung in der Buchhaltung
• Erfahrung mit ERP-Systemen, vorzugsweise Abacus
• Sehr gute MS-Office-Kenntnisse
• Stilsicheres Deutsch in Wort und Schrift; Englisch- und ösischkenntnisse sind von Vorteil
• Selbstständige, strukturierte und exakte Arbeitsweise
• Ausgeprägte Dienstleistungsorientierung sowie Organisationstalent

Fragen zur Bewerbung

Ruggiero

Recruiting Coordinator

Fragen zur Stelle

Aron Majdura

Leiter Operations

Darauf kannst du dich freuen

• faire und marktorientierte Vergütung
• massgeschneiderte Aus- und Weiterbildungsmöglichkeiten
• eine fortschrittliche Infrastruktur

Über uns

Die ActVisual GmbH ist die führende Anbieterin in der ganzen Schweiz für innovative Gesamtlösungen in den Bereichen Unified Communication, AudioVideo-Integration und Kommunikationstechnik! Seit über 20 Jahren sind wir spezialisiert auf innovative Videokonferenz-Dienstleistungen und planen und installieren modernste Audio-/Video-Technologien für Board- und Konferenzräume sowie multifunktionale Auditorien. Zu unseren Kunden zählen internationale Grossunternehmen sowie Spitäler und Justizbehörden in der ganzen Schweiz. jpiddc7c9eajm jit0937jm jiy26jm

• Work location 8302 Kloten (ZH)
• Workload 60% - 80%
• Employment start By agreement
• Employment duration Permanent
• By online Online form