Backoffice SachbearbeiterIn (70–100%) (a)

Sogema Software; Steinhausen; Vor Ort; CHF 80.000 - 110.000; Teilzeit

Benefits dieser Stelle

Flexible Arbeitszeiten

5 Wochen Ferien

Moderne Arbeitsmittel inkl. KI

Zusammenfassung

Sogema Software sucht eine engagierte Backoffice-SachbearbeiterIn (70–100%) für die Schweiz. Sie managen HR-Administration, Finanzprozesse, Office Management, Sales Support und Projektmanagement im dynamischen KMU-Umfeld.

Sie bringen EFZ, HF/FH, sehr gute MS-Office- und ERP-/KI-Kenntnisse mit. Deutsch C2, Französisch C1 und Englisch C1 beherrschen Sie sicher in der täglichen Arbeit.

Qualifikationen

• Kaufmännische Grundausbildung EFZ und betriebswirtschaftliche Weiterbildung auf HF/FH
• Mehrjährige Berufserfahrung in einer ähnlichen Funktion, KMU, IT oder Beratungsumfeld
• Sehr gute MS-Office Kenntnisse, ERP und KI-Apps
• Stilsicheres Deutsch C2, Französisch C1 und Englisch C1
• Selbständige, strukturierte Arbeitsweise

Aufgaben

• Unterstützung in HR-Administration, Rekrutierung und Personalunterlagen
• Kontierung von Lieferantenrechnungen und Kreditoren- sowie Debitorenrechnungen
• Bearbeitung von Finanzen, Budgetierung und Monatsabschlüssen
• Verwaltung von Büro-Organisation, Mailbox, Empfang und Terminplanung
• Unterstützung im Sales- und Marketing-Bereich, CRM-Pflege
• Projektmanagement-Unterstützung und Dokumentation

Kenntnisse

Kaufmännische Grundausbildung EFZ

Betriebswirtschaftliche Weiterbildung

MS-Office–Kenntnisse

ERP Kenntnisse

KI-Apps Kenntnisse

Sprachkenntnisse Deutsch C2

Französisch C1

Englisch C1

Selbständige Arbeitsweise

Ausbildung

EFZ Kaufmann/-frau

HF/FH Weiterbildung

Tools

ERP-Systeme

MS Office

Jobbeschreibung

Du möchtest nicht nur dein Wissen und Erfahrung im HR und Finanz- sowie Adminbereich einsetzen, sondern auch dein Organisationstalent und Vorliebe fürs Schreiben in verschiedenen Sprachen?

Ist deine Passion der Business Operationsbereich, du liebst ein vielseitiger Job, in einem dynamischen Team, wo du deine Kenntnisse fortlaufend erweitern und vertiefen kannst? Dann ist diese Rolle wie für dich gemacht.

Sogema Software ist ein führender Schweizer Anbieter für smarte Softwarelösungen im Enteprise Asset, Facility-, und Immobilien Management. Wir verbinden Technik, Wirtschaft und IT zu ganzheitlichen, praxisnahen Lösungen für unsere Kunden in Industrie, öffentlichen Institutionen und Dienstleistungsunternehmen.

Zur Verstärkung unseres Teams suchen wir per sofort oder nach Vereinbarung eine engagierte, selbständige und organisationsstarke Persönlichkeit.

Backoffice SachbearbeiterIn (70–100%) (a)

Deine Aufgaben

In dieser vielseitigen Drehscheibenfunktion sorgst du für einen reibungslosen Ablauf unserer administrativen, finanziellen und organisatorischen Prozesse.

Sales & Marketing Support

• Unterstützung des Vertriebsteams bei Offerten und Ausschreibungen
• Pflege von CRM- und Kundendaten
• Unterstützung bei Marketingkampagnen und Events
• Mitarbeit bei der Erstellung von Social-Media-Beiträgen und Content
• Pflege und Aktualisierung der Unternehmenswebsite
• Unterstützung im Produkt- und Employer Branding

Projektmanagement Office

• Administrative und organisatorische Entlastung der Projektleiter
• Bearbeitung von Sonderaufgaben und internen Projekten
• Unterstützung bei internen Optimierungs- und Digitalisierungsinitiativen

HR-Administration

• HR-Administration entlang des gesamten Employee Life Cycles
• Unterstützung bei Rekrutierungen und Bewerbermanagement
• Erstellung von Arbeitsverträgen, Bestätigungen und Zeugnissen
• Verwaltung von Ferien-, Abwesenheits- und Personaldaten
• Unterstützung beim Onboarding neuer Mitarbeitender
• Koordination von Weiterbildungen und Personalunterlagen

Finanz- und Rechnungswesen

• Kontierung, Erfassung und Prüfung von Kreditoren- und Debitorenrechnungen nach dem KMU-Kontenplan und Zahlungen erfassen (ca. ½ Tag im Monat)
• Monatliche Fakturierung von Projekten, Lizenzen und Dienstleistungen (ca. 2 Tage im Monat)

Office Management & Administration

• Verantwortung für die Telefonzentrale und allgemeine Korrespondenz (sehr wenige Telefone)
• Betreuung der zentralen Geschäftsmailbox
• Empfang und Betreuung von Kunden, Partnern und Gästen (sehr selten)
• Termin- und Kalenderkoordinationen
• Organisation von Sitzungen, Workshops, Kundenbesuchen und Firmenevents
• Verwaltung von Büromaterial, Marketingmaterial und Infrastruktur
• Pflege und Organisation von Projekt- und Geschäftsdokumentationen

Das bringst du mit

• Kaufmännische Grundausbildung EFZ und betriebswirtschaftliche Weiterbildung auf Stufe HF/FH
• Mehrjährige Berufserfahrung in einer ähnlichen Funktion, in einem KMU, im IT-Bereich, Ingenieurbüro oder Beratungsunternehmen, welche im Projektbusiness tätig ist
• Versiert in der Kontierung von Lieferantenrechnungen und der HR-Administration sowie Rekrutierung im kaufmännischen/technischen Bereich
• Sehr gute Kenntnisse der MS-Office-Anwendungen, ERP und KI-Apps
• Stilsicheres Deutsch C2, Französisch C1 und Englisch C1 Kenntnisse werden täglich angewendet
• Selbständige, strukturierte und exakte Arbeitsweise
• Hohe Dienstleistungsorientierung und Organisationsgeschick
• Affinität für digitale Systeme und moderne Arbeitsprozesse

Das bieten wir

• Eine abwechslungsreiche und verantwortungsvolle Funktion
• Breites Aufgabenspektrum mit viel Eigenverantwortung
• Kurze Entscheidungswege und direkte Zusammenarbeit mit der Geschäftsleitung
• Moderne Arbeitsmittel inkl. KI die täglich im Einsatz ist und uns unterstützt
• Flexible Arbeitszeiten und 5 Wochen Ferien (bei schlauem Zeitmanagement bis zu 8 Wochen)
• Überdurchschnittliche Sozialleistungen (im BVG werden mehr % einbezahlt, UVG, NBU und KTG werden geschenkt)
• Entwicklungsmöglichkeiten in einem wachsenden Unternehmen
• Ein motiviertes und kollegiales Team, das motiviert und überregional sehr gut zusammenarbeitet, einander hilft und sich freut neue Teammitglieder willkommen zu heissen
• Zentral gelegener Arbeitsplatz mit einem modernen Büro und S-Bahnhaltestelle hinter dem Gebäude

Du willst dich im Business Operationsbereich in einem dynamischen KMU tagtäglich in den obengenannten Bereichen in drei Sprachen einbringen und etwas bewirken?

(a) Wir wenden uns an alle. Wir leben Diversität, lieben international und sind gegen jegliche Diskriminierung.