Administrative Assistant 50%

TBWA Switzerland AG; Zürich; Vor Ort; CHF 32.000 - 48.000; Teilzeit

Zusammenfassung

TBWA Switzerland AG in Zürich sucht ab Oktober 2026 eine/n Administrative Assistant 50% zur Unterstützung des Empfangs und des Office Managements.

Sie begrüßen Gäste, koordinieren Termine, verwalten Rechnungen und unterstützen das Team bei Events sowie Reisen. Gute Deutsch- und Englischkenntnisse, sowie sichere Anwendung von Word und Excel sind erforderlich.

Sie arbeiten eigenständig, behalten den Überblick auch bei hohem Arbeitsaufkommen und tragen zu reibungslosen Abläufen bei.

Qualifikationen

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung und mehrjährige Berufserfahrung am Empfang.
• Fließende Deutsch- und Englischkenntnisse.
• Ausgeprägtes Dienstleistungsverständnis und Organisationsgeschick.

Aufgaben

• Empfangsbereich professionell gestalten, Gäste und Partner begrüßen.
• Eigenständige Betreuung des Office Managements, Telefon, Post und Termine.
• Unterstützung der Buchhaltung, Rechnungen und Belege.
• Organisation von Events, Reisen und Büromaterial.

Kenntnisse

Sprachkenntnisse Deutsch

Sprachkenntnisse Englisch

Organisationstalent

Ausbildung

Kaufmännische Ausbildung

Tools

Word

Excel

Jobbeschreibung

Administrative Assistant 50%

TBWA Switzerland AG Vacant since : 05.09.2026 8008 Zürich (ZH) 50% By agreement Permanent

TBWA\Zürich ist eine der führenden Kreativagenturen in der Schweiz. Wir machen keine halben Sachen - «The Disruption Company» ist unsere Ansage an den Markt und unser Skull-Zeichen für unseren Anspruch: unkonventionell, gemeinschaftlich und immer hart am Wind.

Du willst Verantwortung übernehmen, Abläufe im Griff haben und dafür sorgen, dass im Hintergrund alles rund läuft? Dann bist du bei uns richtig. Wir suchen per Oktober 2026 oder nach Vereinbarung eine:n Administrative Assistant 50%.

Deine Mission

Kommunikationsstarke und teamfähige Persönlichkeit: Der Empfang ist dein Revier, du begrüsst Gäste, Kunden und Partner mit deiner positiven Energie.

Hands-on & eigenständig: Eigenverantwortliche Betreuung des Office Managements – du sorgst dafür, dass alles reibungslos läuft – Telefon, Post, Termine mit Lieferanten, Catering bei KundenbesuchenMit Blick auf das Ganze: Du bist ein Organisationstalent und behältst auch bei Zeitdruck den Überblick. Getränke, Büromaterial sind stets aufgefüllt, du planst und koordinierst Events und organisierst Reisen für das Team (Flüge, Transfers & Hotels).

Zuverlässig & detailorientiert: Du unterstützt die Buchhaltung – Rechnungen, Belege, Budgtet-Übersicht

Strukturiert & sorgfältig: Gewährleistung effizienter Arbeitsabläufe, sowie Sicherstellung der Einhaltung von Qualitätsstandards

Mitbetreuung unserer Lernenden: du bist Ansprechpartner:in unserer jungen Generation im Office Management und motivierst sie in ihrer Selbstständigkeit

Deine Skills

Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung und mehrjährige Berufserfahrungen am Empfang

Fliessende Sprachkenntnisse auf Deutsch und Englisch

Ausgeprägtes Dienstleistungsverständnis, Organisationsgeschick und Freude im Umgang mit Menschensehr strukturierte und selbstständige Arbeitsweise auch bei hoher Arbeitsauslastung

Sicherer Umgang mit den Office Programmen (Word, Excel etc.)

Flexibilität bei den Arbeitszeiten sowie Bereitschaft bei zusätzlichen Events mitzuwirken

Was dich bei uns erwartet.

Ein dynamisches und motiviertes Team, das rockt

Lage ist direkt am Zürichsee

Kein 0815-Job, 40 h Arbeitswoche

Spannende Kund:innen und Projekte

• Work location 8008 Zürich (ZH)
• Workload 50%
• Employment start By agreement
• Employment duration Permanent

• By online Online form