Office & Admin Manager - Finance, Data & Ops (60-80%)

ISP Electro Solutions AG; Kloten; Vor Ort; CHF 70.000 - 100.000; Vollzeit

Benefits dieser Stelle

faire und marktorientierte Vergütung

massgeschneiderte Aus- und Weiterbild­

eine fortschrittliche Infrastruktur

Zusammenfassung

ActVisual GmbH, Teil der BKW-Gruppe, sucht eine Office Managerin/ einen Office Manager für die Administration am Standort Kloten. Sie unterstützen Geschäftsleitung und Projektleiter:innen, koordinieren Termine, bearbeiten Korrespondenz, Rechnungen und das Dokumentenmanagement, sowie das Mahnwesen und das Controlling von Zeiten.

Sie verfügen über eine kaufmännische Grundausbildung, Erfahrung in Administration und idealerweise Buchhaltung, gute MS-Office-Kenntnisse und Abacus-Erfahrung.

Qualifikationen

• Kaufmännische Grundausbildung.
• Berufserfahrung in der Administration, idealerweise mit Buchhaltung.
• Erfahrung mit ERP-Systemen, vorzugsweise Abacus.
• Sehr gute MS-Office-Kenntnisse.
• Deutsch sicher in Wort und Schrift; Englisch- und Ösischkenntnisse von Vorteil.
• Selbstständige, strukturierte und exakte Arbeitsweise.
• Ausgeprägte Dienstleistungsorientierung sowie Organisationstalent.

Aufgaben

• Unterstützung der Geschäftsleitung und der Projektleiter:innen in administrativen Belangen.
• Planung und Koordination von Terminen sowie Bearbeitung der Korrespondenz und des Dokumentenmanagements.
• Bedienung der Telefonzentrale sowie Verwaltung von Telefon- und Mailboxen.
• Allgemeine Administrations- und Sekretariatsarbeiten.
• Erstellung und Nachverfolgung von Offerten sowie termingerechte Rechnungsstellung.
• Überwachung offener Pendenzen und Unterstützung bei deren Bearbeitung.
• Vorbereitung und Kontierung von Kreditorenrechnungen.
• Mitwirkung bei Monats- und Quartalsabschlüssen sowie Aufbereitung von Finanzdaten.
• Durchführung des Mahnwesens
• Verwaltung und Kontrolle der Zeiterfassungen
• Pflege von Kunden-, Projekt- und Stammdaten in Abacus sowie Sicherstellung einer hohen Datenqualität

Kenntnisse

MS Office

Organisationsfähigkeit

Kundenorientierung

Selbstständige Arbeitsweise

Ausbildung

Kaufmännische Grundausbildung

Tools

Abacus ERP

Jobbeschreibung

ActVisual GmbH, Teil der BKW-Gruppe, sucht eine Office Managerin/ einen Office Manager für die Administration am Standort Kloten. Sie unterstützen Geschäftsleitung und Projektleiter:innen, koordinieren Termine, bearbeiten Korrespondenz, Rechnungen und das Dokumentenmanagement, sowie das Mahnwesen und das Controlling von Zeiten.

Sie verfügen über eine kaufmännische Grundausbildung, Erfahrung in Administration und idealerweise Buchhaltung, gute MS-Office-Kenntnisse und Abacus-Erfahrung.