Office Manager/in 50 % (m/w/d)

Robert Half GmbH; Baden; On-site; CHF 40,000 - 60,000; Part time

Job summary

Robert Half GmbH am Standort Baden sucht eine zuverlässige Office-Management-Persönlichkeit, die den reibungslosen Büroalltag sicherstellt und Mitarbeitende bei administrativen Aufgaben unterstützt. Die Stelle ist zu 50 % besetzt und vor Ort, mit flexibler Arbeitszeitgestaltung.

Zu den Aufgaben gehören Empfang, Organisation des Büroablaufs, Post- und Telefonmanagement, Materialbestellungen, Raumvorbereitung sowie Unterstützung bei internen Veranstaltungen und IT-Anliegen.

Qualifications

• Berufserfahrung im Office Management oder in einer vergleichbaren Funktion.
• Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift.
• Gute Englischkenntnisse für internationale Zusammenarbeit.
• Sicherer Umgang mit Microsoft Office.
• Selbstständige, strukturierte Arbeitsweise.
• Bereitschaft zur Arbeit vor Ort.
• Freundliches, serviceorientiertes Auftreten.

Responsibilities

• Organisation und Koordination des täglichen Büroablaufs.
• Empfang und Betreuung von Besucherinnen und Besuchern.
• Bearbeitung der ein- und ausgehenden Post.
• Annahme und Weiterleitung von Telefonanrufen.
• Organisation und Abwicklung von Büro- und Verbrauchsmaterialbestellungen.
• Vorbereitung und Kontrolle der Meeting- und Besprechungsräume.
• Sicherstellung eines gepflegten Büroumfelds.
• Unterstützung bei der Organisation kleiner interner Veranstaltungen.
• Allgemeine administrative Unterstützung der Mitarbeitenden.
• Punk­tuelle Unterstützung bei der Kalenderkoordination.
• Zusammenarbeit mit weiteren internationalen Standorten.
• Entgegennahme, Vorbereitung und Versand von Laptops sowie weiterem IT-Equipment.
• Unterstützung bei einfachen technischen Anliegen, beispielsweise in Besprechungsräumen.

Skills

Office Management

Empfang

Administration

Organisation

Tools

Microsoft Office

Job description

Für ein international tätiges Unternehmen suchen wir per sofort eine zuverlässige und serviceorientierte Persönlichkeit, die das Office Management am Standort Baden übernimmt. In dieser vielseitigen Position sorgen Sie für einen reibungslosen Büroalltag und unterstützen die Mitarbeitenden bei administrativen und organisatorischen Anliegen.

Ihre Hauptaufgaben

• Organisation und Koordination des täglichen Büroablaufs
• Empfang und Betreuung von Besucherinnen und Besuchern
• Bearbeitung der ein- und ausgehenden Post
• Annahme und Weiterleitung von Telefonanrufen
• Organisation und Abwicklung von Büro- und Verbrauchsmaterialbestellungen
• Vorbereitung und Kontrolle der Meeting- und Besprechungsräume
• Sicherstellung eines gepflegten und funktionierenden Büroumfelds
• Unterstützung bei der Organisation kleiner interner Veranstaltungen
• Allgemeine administrative Unterstützung der Mitarbeitenden
• Punktuelle Unterstützung bei der Kalenderkoordination
• Zusammenarbeit mit weiteren internationalen Standorten
• Entgegennahme, Vorbereitung und Versand von Laptops sowie weiterem IT-Equipment
• Unterstützung bei einfachen technischen Anliegen, beispielsweise in Besprechungsräumen

Ihr Profil

• Berufserfahrung im Office Management, Empfang, in der Administration oder in einer vergleichbaren Funktion
• Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift
• Gute Englischkenntnisse für die internationale Zusammenarbeit
• Sicherer Umgang mit den gängigen Microsoft-Office-Anwendungen
• Gute organisatorische und administrative Fähigkeiten
• Technische Affinität und keine Berührungsängste bei einfachen IT-Themen
• Selbstständige, zuverlässige und strukturierte Arbeitsweise
• Freundliches, professionelles und serviceorientiertes Auftreten
• Bereitschaft zur Arbeit vor Ort

Arbeitszeiten

Das Pensum beträgt 50 % und wird vorzugsweise über alle Wochentage jeweils halbtags verteilt. Die Arbeitszeiten können dabei flexibel gewählt werden.

Die Tätigkeit wird grundsätzlich vor Ort ausgeübt. Homeoffice ist aufgrund der Aufgaben im Office Management nur in Ausnahmefällen möglich.

Das erwartet Sie

• Eine abwechslungsreiche und verantwortungsvolle Tätigkeit
• Ein internationales und kollegiales Arbeitsumfeld
• Zusammenarbeit mit einem Team von rund 30 bis 40 Mitarbeitenden am Standort
• Flexible Gestaltung des Teilzeitpensums nach Absprache