Office Manager*in

SMRI / ISDH / ISDU; Freiburg; On-site; CHF 42,000 - 62,000; Part time

Benefits offered by this job

Grosser Gestaltungsspielraum

Flexible Arbeitsbedingungen

Dynamisches Team

Homeoffice teilweise möglich

Job summary

Die Schweizerische Menschenrechtsinstitution SMRI sucht eine*n Office Manager*in zur Unterstützung der Co-Direktion. Die Teilzeitstelle (50 %) in Freiburg wird die administrativen Abläufe, das Rechnungswesen und HR-relevante Inhalte betreuen und die Vorstandsarbeit unterstützen.

Sie bringen kaufmännische Grundausbildung, Erfahrung in administrativer Funktion sowie gute MS-Office-Kenntnisse mit. Deutsch oder Französisch ist Muttersprache, die jeweils andere Sprache wird bevorzugt; Englisch- oder

Qualifications

• Kaufmännische Ausbildung (EFZ) oder gleichwertige Qualifikation.
• Berufserfahrung in einer administrativen Funktion.
• Gute Kenntnisse der MS-Office-Anwendungen (Word, Excel, Outlook, Teams).
• Flair für Zahlen; Erfahrung im Rechnungswesen (Kenntnisse in Bexio von Vorteil).
• Erstsprache Deutsch oder Französisch sowie gute Kenntnisse der jeweils anderen Sprache; Englisch- oder Italienischkenntnisse sind von Vorteil.

Responsibilities

• Führung der Finanz- und Lohnbuchhaltung mit externer Treuhandunterstützung.
• Koordination und allgemeine organisatorische Aufgaben der Geschäftsstelle.
• Mitarbeit in der Mitgliederadministration (Pflege der Daten, Korrespondenz, Bearbeitung von Beitrittsgesuchen).
• Einpflegen von administrativen und HR-relevanten Inhalten auf der Website.
• Organisation, Vorbereitung sowie Protokollführung von Vorstandssitzungen.
• Organisation des Unterhaltes der Büro-Infrastruktur.
• Administrative Pflege der Bibliothek und des Archives.

Skills

Administrative Erfahrung

MS Office-Kompetenz

Rechnungswesen

Sprachkenntnisse DE/FR

Education

Kaufmännische Ausbildung EFZ oder gleichwertige Qualifikation

Tools

Bexio-Kenntnisse

Job description

Die Schweizerische Menschenrechtsinstitution SMRI ist die nationale Menschenrechtsinstitution der Schweiz. Sie beruht auf den sog. Pariser Prinzipien und auf einer Rechtsgrundlage des Bundes. Finanziert wird sie vom Bund und den Kantonen. Ihre Arbeit führt sie aber unabhängig aus. Die Aufgabe der Schweizerischen Menschenrechtsinstitution ist der Schutz und die Förderung der Menschenrechte in der Schweiz. Sie erfüllt diese Aufgabe durch Dokumentation, Forschung, Beratung und Vermittlung.

Zur Verstärkung der Geschäftsstelle sucht die SMRI eine*n Office Manager*in. Die unbefristete Stelle im Umfang von 50 % ist auf den frühesten möglichen Zeitpunkt zu besetzen. Arbeitsort ist Freiburg.

Stellenbeschreibung

Die*Der Office Manager*in unterstützt die Co-Direktion in administrativen und organisatorischen Belangen. Die Person ist die erste Anlaufstelle für die Mitglieder der SMRI, trägt grosse Mitverantwortung für das Rechnungswesen, übernimmt Aufgaben in der Personaladministration und unterstützt die Vorstandsarbeit. Zudem koordiniert sie administrative Abläufe und wirkt bei der Organisation von Prozessen und Aktivitäten der Geschäftsstelle mit. Die Stelle ist der Co-Direktion Organisation und Management unterstellt.

Ihre Aufgaben

• Führung der Finanz- und Lohnbuchhaltung mit externer Treuhandunterstützung
• Koordination und allgemeine organisatorische Aufgaben der Geschäftsstelle
• Mitarbeit in der Mitgliederadministration (Pflege der Daten, Korrespondenz, Bearbeitung von Beitrittsgesuchen)
• Einpflegen von administrativen und HR-relevanten Inhalten auf der Website
• Organisation, Vorbereitung sowie Protokollführung von Vorstandssitzungen
• Organisation des Unterhaltes der Büro-Infrastruktur
• Administrative Pflege der Bibliothek und des Archives

Ihr Profil

• Kaufmännische Ausbildung (EFZ) oder vergleichbare Qualifikation
• Berufserfahrung in einer administrativen Funktion
• Gute Kenntnisse der MS-Office-Anwendungen (Word, Excel, Outlook, Teams)
• Flair für Zahlen; Erfahrung im Rechnungswesen (Kenntnisse in Bexio von Vorteil)
• Erstsprache Deutsch oder Französisch sowie gute Kenntnisse der jeweils anderen Sprache; Englisch- oder Italienischkenntnisse sind ein Vorteil.

Persönliche Kompetenzen

• Selbstständige, strukturierte und zuverlässige Arbeitsweise
• Organisationstalent und Hands-on-Mentalität
• Diskretion und Verantwortungsbewusstsein
• Dienstleistungsorientierte und kommunikative Persönlichkeit
• Interesse an menschenrechtlichen Fragestellungen

Bei der Auswahl von neuen Mitarbeitenden möchte die SMRI die Vielfalt der in der Schweiz lebenden Bevölkerung berücksichtigen und angemessen repräsentieren. Dazu sollen verstärkt die Perspektiven von Menschen einbezogen werden, die aufgrund ihres persönlichen Hintergrunds oder der Lebensumstände Verletzungen von Menschenrechten oder Diskriminierungserfahrungen besonders ausgesetzt sind. Entsprechende Kandidaturen werden ausdrücklich begrüsst.

Wir bieten

• Die Möglichkeit, am Aufbau einer noch jungen Institution mitzuwirken
• Grossen Gestaltungsspielraum und vielfältige Möglichkeiten zur Umsetzung eigener Ideen
• Arbeit in einem dynamischen und unterstützenden Team
• Ein progressives Umfeld mit flexiblen Arbeitsbedingungen

Arbeitsort: Geschäftsstelle der SMRI, direkt beim Bahnhof Freiburg; teilweises Arbeiten im Homeoffice ist möglich.