Office Manager -100% du 6-24 novembre -URGENT

Academic Work Switzerland SA; Genf; On-site; CHF 55,000 - 77,000; Full time

Job summary

Academic Work Switzerland SA recherche un-e Office Manager pour assurer le remplacement du 6 au 24 novembre 2026 inclus, au centre de Genève. Vous serez en contact avec les visiteurs et les équipes, garantissant un accueil professionnel et une organisation fluide des espaces et services.

Vous assurerez une passation et prendrez en charge l’accueil, la gestion des salles, le tri du courrier et les livraisons DHL, avec une excellente maîtrise du français et de l’anglais et une présentation adaptée

Qualifications

• Maîtrise parfaite du français et de l’anglais à l’oral et à l’écrit.
• Excellentes compétences organisationnelles et sens du service.
• Bonne présentation et tenue professionnelle adaptée à un environnement d’affaires.
• Bon relationnel et facilité d’intégration dans une équipe.

Responsibilities

• Accueillir les visiteurs et les accompagner en salle de réunion, proposer des boissons.
• Maintenir la réception et les salles de réunion en ordre selon le planning.
• Répondre aux appels téléphoniques et transmettre aux interlocuteurs.
• Gérer les courriers et les envois (DHL) et traiter les e-mails liés à l’accueil.

Job description

Pour notre client, une société de trading en croissance située au centre de Genève, nous recherchons un-e Office Manager pour assurer un remplacement du 6 au 24 novembre 2026 inclus.

Vous aimez le contact, êtes organisé-e et appréciez les environnements professionnels dynamiques ? Vous contribuerez au bon fonctionnement quotidien du bureau et à la qualité de l'accueil des visiteurs.

Office Manager (H/F)-100% du 6-24 novembre -URGENT

A propos du rôle

Pendant l'absence de la personne en charge de l'accueil et de l'office management, vous assurerez la continuité des activités quotidiennes du bureau. En contact avec les visiteurs et les équipes internes, vous veillerez à un accueil professionnel et à une organisation fluide des espaces et des services. Une passation est prévue au démarrage pour vous familiariser avec les habitudes et les procédures de l'entreprise.

Tâches

• Accueillir les visiteurs, les accompagner en salle de réunion et leur proposer des boissons. .
• Maintenir la réception et les salles de réunion en ordre et prêtes à l'utilisation, en tenant compte du planning de réservation
• Répondre aux appels téléphoniques et les transmettre aux interlocuteurs concernés.
• Traiter les e-mails liés à l'accueil, réceptionner les livraisons et gérer le courrier ainsi que les envois DHL.

Nous cherchons

• Excellente maîtrise du français et de l'anglais à l'oral comme à l'écrit
• Une disponibilité du 6 au 24 novembre inclus
• De bonnes connaissances pratiques d'Outlook, notamment pour la gestion des e-mails et des calendriers, et utilise aisément les outils bureautiques courants.
• Une présentation soignée et une tenue professionnelle adaptée à un environnement d'affaires
• De bonnes compétences organisationnelles et flexibilité face aux imprévus

Un atout si vous possédez

• Une première expérience en accueil, en assistance administrative ou en office management

Pour réussir dans cette fonction, vos compétences personnelles sont les suivantes :

• Organisé
• Sens du service
• Très bon relationnel